Dicas de gerenciamento de orçamento para novos gerentes

Quando um funcionário é promovido a sua primeira função de gestão, é provável que seja a primeira vez que ele administra um orçamento de departamento.

A maioria dos novos gerentes recebe pouco ou nenhum treinamento formal em como desenvolver uma previsão de orçamento, acompanhar suas despesas ou como fazer ajustes no meio do ano. Eles costumam receber uma planilha ou relatório de seu gerente, ou do departamento de finanças, e espera -se saber como fazê -lo, ou aprender por tentativa e erro.

Embora “tentativa e erro” possa ser uma maneira eficaz de aprender uma nova habilidade, seria melhor se um novo gerente não tivesse que cometer muitos erros dolorosos. Aqui estão algumas dicas se você acabou de ser promovido como gerente com uma responsabilidade orçamentária.

Invista tempo para aprender desde o início

Não há melhor momento para fazer perguntas "estúpidas" do que quando você é novo em algo e nunca o fez. Melhor perguntar e gastar o tempo adiantado no aprendizado, do que esperar até que alguém tenha que apontar seus erros. Solicite o tempo do seu gerente (ou antecessor, se puder) para revisar a filosofia subjacente, os objetivos gerais, o formato e cada item de linha. Se sua organização tiver uma pessoa financeira, peça a essa pessoa para passar um tempo com você também. A maioria ficará lisonjeada e disposta a compartilhar seus conhecimentos. Afinal, se eles podem treiná -lo como fazer as coisas de acordo com suas especificações antecipadamente, você estará menos com dor de cabeça para eles mais tarde.

Faça um curso de “Finanças e Orçamento para Gerentes Não Financeiros”

Verifique com as escolas de negócios da Universidade Locais, em “Educação Executiva.”A maioria das escolas de negócios oferece cursos de um a três dias, sem crédito. Durante ou após o curso, reserve um tempo para revisar o relatório anual da sua empresa e entender os vários índices financeiros e relatórios.

Gerencie o orçamento do seu departamento como se fosse o seu próprio negócio

Quando trabalhamos para grandes organizações, tendemos a tratar o dinheiro da “empresa” como se crescesse em árvores. Não é, e agora é seu trabalho como gerente tomar a propriedade pessoal dos recursos do seu departamento.

Ser um jogador de equipe

Se possível, revise o orçamento do seu gerente. Embora seja importante se apropriar do seu orçamento, sua unidade faz parte de uma entidade maior. Peça ao seu gerente para mostrar onde seu orçamento se encaixa e apoia o quadro geral, bem como as interdependências com seus colegas. Pode haver momentos em que outro departamento precisa de dinheiro para metas que são uma prioridade mais alta do que a sua. Não espere para ser perguntado ou tenha levado para ser proativo e ofereça-se para ajudar seu gerente de pares. Você será visto como estratégico e colaborativo.

Não jogue jogos estúpidos

Só porque "todo mundo faz isso" não significa que não é estúpido e ruim para a empresa. Um exemplo de um jogo de orçamento estúpido típico que os gerentes jogam é “gastos de uso ou perda-.”É quando você está chegando perto do final do ano, e seu orçamento está funcionando sob sua previsão. Nos anos anteriores, quando você ressalta, seu orçamento do próximo ano foi definido com base no real daquele ano. Portanto, para não ter seu orçamento cortado novamente, você faz coisas que compra as compras que você não precisa ou estocando apenas para o caso de você precisar.

Rastreie suas despesas mensalmente e faça correções proativas

Não assuma que "alguém" lhe dirá quando você estiver acima do orçamento. Na verdade, você pode até pedir relatórios mensais ou acompanhar você mesmo. Não espere até o final do ano, quando se tornar uma surpresa para você e seu chefe. Até então, é tarde demais para investigar e fazer correções. Seja responsável, meça a si mesmo e relate proativamente ao seu gerente.

Seja transparente e envolva sua equipe

Compartilhe seu orçamento com sua equipe, talvez até envolvendo -os na configuração da previsão. Envolvendo sua equipe e ajudando -os a entender o processo de orçamento cria uma sensação de propriedade compartilhada e incentiva seus funcionários a encontrar maneiras criativas de gerenciar despesas.

Ser estratégico

Não leve apenas os reais do ano passado e adicione 10 % à previsão do próximo ano. Comece com o desenvolvimento de uma estratégia e objetivos e, em seguida, determine os recursos necessários para atingir esses objetivos. Se você precisar mais do que no ano passado, prepare um caso de negócios para justificar seu pedido de financiamento adicional.

Não exagere

Embora gerenciar o orçamento seja um papel importante para um gerente, nunca perca de vista os ativos mais importantes: seu pessoal! Certifique -se de gastar pelo menos cinco vezes a quantidade de tempo desenvolvendo sua equipe do que os números triturados.