Modelo de atas da reunião da placa - e dicas para minutos

Todos os estados exigem que as empresas levem e distribuam minutos de reuniões, e todos os estados exigem que os conselhos de diretores continuem cumprindo atas. Mas não há regras específicas sobre o que incluir nas atas da reunião do conselho e como levar esses minutos. Aqui estão algumas dicas para usar, tornando a vida do seu conselho corporativo mais difícil, incluindo dicas sobre reuniões virtuais.

Por que manter as atas da reunião do conselho corporativo

Na verdade, existem várias razões para receber e gravar minutos de suas reuniões corporativas.

Para fins legais. O primeiro e mais importante motivo para levar minutos de reuniões é ter um registro do que você decidiu, caso a ata seja chamada por um tribunal durante o litígio.

Para fins de responsabilidade. Os membros do conselho estão em uma posição de confiança. A proteção dos membros do conselho contra a responsabilidade é chamada de véu corporativo, porque mantém uma barreira legal entre o conselho e o negócio. Os membros do conselho tomam decisões sobre dinheiro investido por acionistas corporativos e precisam ser capazes de provar que agiram com sabedoria, no melhor interesse da corporação e sem conflitos de interesse. Ministros de ajuda Os membros do conselho evitam responsabilidade pessoal por suas ações.

O que uma prancha faz - e não - faz

Um conselho corporativo toma decisões sobre política geral para o negócio ou organização. As decisões do dia-a-dia são tomadas pelos executivos da corporação com base nessa política. Às vezes, as placas ultrapassam e tentam tomar decisões que são melhor deixadas para a gerência. 

Adote uma agenda antes da reunião

Uma agenda de reuniões lista os tópicos a serem discutidos e aprovados durante a reunião. Ter uma agenda específica não apenas faz com que a reunião seja mais tranquila, mas permite que o quadro (e qualquer pessoa que esteja lendo os minutos depois) saiba a importância relativa de cada item na agenda. O presidente geralmente apresenta uma agenda proposta no início da reunião e o conselho a adota, depois de fazer mudanças.

Sua agenda do conselho deve incluir detalhes em cada uma dessas áreas a serem discutidas, votadas pelos membros do conselho:

• Agenda para aprovação (o conselho pode aprovar uma adição)
• Ata da última reunião para aprovação
• Relatórios de executivos e comitês
• Negócios antigos (transportados de uma reunião anterior)
• Novo negócio
• Comentários e anúncios
• Adiamento (com tempo)
• Próximo conjunto de data da reunião.

Para fazer sua reunião ir mais rápido e verifique se você tem tempo para discutir tudo, não permita discussões sobre nada que não esteja incluído na agenda. Adicione o assunto à agenda da próxima reunião.

Partes importantes da ata da reunião do conselho

O modelo para as atas da reunião do conselho deve incluir: 

Que tipo de reunião do conselho - regular, especial ou anual (todos os estados exigem que as empresas tenham uma reunião anual). Se as apresentações forem feitas por comitês ou outros, incluam nomes e títulos de apresentadores.

Quem estava presente, observando diretores, convidados e funcionários, e quais membros do conselho não estavam presentes. Os nomes de qualquer pessoa que chegam tarde ou saindo cedo devem ser observados. 

Se um quorum está presente. Um quorum é geralmente exigido pelos estatutos corporativos para que todos os votos sejam tomados. O requisito de quorum geralmente é mais da metade dos membros. (Para um conselho de nove membros, por exemplo, cinco membros devem estar presentes para um quorum). 

Modelos de atas da reunião do conselho

A Microsoft tem uma variedade de modelos de atas de tabuleiro para diferentes tipos de empresas e organizações.

O efeito de placa, que serve sem fins lucrativos e instituições educacionais, tem um modelo de atas de reunião que você pode usar.

O que gravar e o que não gravar

Provavelmente, os maiores conselhos de erro cometem é exigir informações detalhadas sobre discussões (às vezes argumentos) e processos. As reuniões devem refletir o que foi feito e decidido na reunião, não quem disse o que na discussão.

Digamos que seu conselho esteja votando em uma moção para vender uma nova linha de produtos. A ata da reunião deve dizer: "Moção para adicionar uma nova linha de especiarias. Movimento destacado e aprovado, com mais discordante."Se o grupo teve uma discussão, você não precisa dizer nada sobre isso.

Minixos são um recorde oficial, o que significa que eles podem estar sujeitos a uma intimação em um julgamento. Inclua apenas o que é necessário.

Usando uma agenda de consentimento para manter as reuniões curtas

Ninguém gosta de longas reuniões, mas existem algumas maneiras de encurtar a reunião e a ata. Você pode salvar o tempo da reunião da placa criando uma agenda de consentimento. Basicamente, essa agenda é uma lista de questões que podem ser tratadas rapidamente sem discussão. A lista pode incluir minutos da reunião anterior, finanças e relatórios de comitês ou CEO.

Opções para reuniões virtuais do conselho corporativo

Você pode ter reuniões virtuais do conselho em um dos vários tipos diferentes:

• No telefone ou um viva -voz, com ou sem suporte à Internet
• Uma combinação de membros online e pessoalmente
• Uma reunião "completa", com Internet, telefone, áudio, vídeo, texto e recursos de votação

Algumas considerações e perguntas a serem respondidas:

• Como os membros podem votar? Você permitirá votar anônimo por telefone ou texto? Como isso vai funcionar? O login será suficiente?
• Como os membros verão a agenda e documentos importantes? Que tal mudar para um documento antes de votar? Os movimentos precisarão ser enviados por escrito?
• Alguém estará à disposição para ajudar os membros com questões técnicas e solução de problemas?
• Como você vai decidir quem tem o chão para discussão?

Você pode incluir suas decisões sobre a execução de reuniões do conselho virtual em seus estatutos corporativos. As Regras de Ordem de Roberts têm algumas regras de amostra para reuniões eletrônicas que podem ajudá -lo a tomar decisões e documentá -las em seus estatutos.

Mantenha os registros da ata da reunião

Depois de todos os problemas que você se esforça para manter bons minutos para sua corporação, não se esqueça de manter sua reunião corporativa em algum lugar seguro e acessível. Configure um processo para manter minutos em um livro de registros corporativos, ou "na nuvem", em um arquivo protegido por senha. 

Adicione um advogado ao seu conselho de administração

Seja sua corporação privada ou pública ou sem fins lucrativos, você deve ter um advogado aconselhando-o sobre como tirar minutos corporativos e estar presente em reuniões importantes do conselho para garantir que você e seu conselho estejam protegidos.