Antes de comprar uma copiadora para o seu escritório pequeno ou em casa

Embora a noção de um escritório sem papel pareça ótima em princípio, a realidade é que muitas empresas de pequeno ou escritório em casa (SOHO) ainda precisam copiar documentos impressos com frequência o suficiente para considerar ter uma copiadora interna.

As máquinas de cópias de escritório independentes de estilo antigo quase desapareceram na era digital, substituídas por impressoras multifuncionais que combinam as funções de impressão, copiar, digitalizar e opcionalmente por fax em um único dispositivo. Tecnicamente, uma “copiadora” nos termos de hoje é normalmente uma impressora que possui digitalização interna, para que um documento a ser copiado possa ser digitalizado e reproduzido pela impressora.

Como na maioria dos eletrônicos, os dispositivos de copiadora/impressora continuam a diminuir de preço, mas vêm com mais recursos do que nunca, e a conveniência de copiar interna, em vez de dirigir para uma loja de impressão/cópia, não pode ser derrotada.

Aqui estão os principais fatores de compra para ajudá -lo a escolher uma impressora/copiadora para o seu Soho.

Jato de tinta versus laser/LED

Para cópia de alta velocidade de documentos de texto, as impressoras laser/LED são geralmente a melhor escolha. Jatos de tinta são capazes de imprimir em resoluções muito mais altas, tornando -as mais adequadas para gráficos, especialmente fotografias.

Custo

Embora os custos de impressora e tinta/toner possam ser deduzidos de seus impostos, você ainda precisa pagar a fatura inicialmente, e ela pode aumentar. Ao considerar o custo de uma impressora/copiadora, considere as despesas com tinta ou toner, especialmente se você estiver imprimindo/copiando regularmente. Os fabricantes de impressoras vendem os dispositivos no custo ou abaixo do custo e, em vez disso, obtêm seus lucros com a venda de tinta e toner. Para garantir que eles ganhem seu dinheiro, muitas empresas equipam suas unidades com cartuchos de tinta/toner que têm microchips incorporados que impedem que os cartuchos "não oficiais" sejam usados ​​ou tenham cartuchos de toner "iniciantes" que têm metade da capacidade normal. Esse jato de tinta ou laser de pechincha pode não ser tão grande quanto você pensava quando chegar a hora de substituir o cartuch (s) de tinta ou toner caro (s).

Impressora/copiadoras coloridas são particularmente caras para correr, pois exigem 4 cartuchos (preto e branco, ciano, magenta e amarelo). É típico para o custo de reposição dos cartuchos de jato de tinta/toner para exceder o preço de compra de uma unidade inteira. 

Com WiFi e Internet Connection, muitas empresas de impressoras agora podem monitorar e enviar automaticamente a tinta/toner quando ele detecta que você está ficando baixo. Isso requer um serviço de assinatura, cujo custo é baseado no número de páginas que você imprime por mês. Embora um serviço de assinatura possa economizar seu tempo para encomendar ou dirigir para uma loja, você deseja levar em consideração o custo mensal versus sua saída de impressão.

Felizmente, a maioria dos jato de tinta e alguns cartuchos de toner a laser podem ser recarregados a um custo muito menor. Empresas como a Costco oferecem recargas de jato de tinta de uma hora. Os kits de recarga também estão disponíveis para os tipos de faça você mesmo, mas os cartuchos de jato de tinta ou toner de reabastecimento são confusos e não para o desafio mecânico. Você também pode reduzir a quantidade de tinta que você usa usando fontes menores, visualizando e provando seu documento antes de imprimir e usar opções "rascunho" ou "imprimir em escala de cinza". Além disso, observe que você ainda tem mais tinta em seus cartuchos, mesmo quando recebe o aviso de "tinta baixa".

Para ter uma idéia de quanto a impressora custará em andamento, verifique o custo publicado pelo fabricante por página.

Volume

A maioria das pequenas impressoras/copiadoras orientadas para a empresa não é projetada para um volume pesado, então verifique o uso recomendado da unidade (páginas por mês de trabalho de serviço). O número de páginas que podem ser impressas com um determinado cartucho, referido como rendimento ISO, dará uma idéia aproximada de com que frequência os cartuchos precisarão de substituição.

Observe que, mesmo se você tiver uma impressora/copiadora interna, ainda pode fazer sentido usar serviços de cópia/impressão local ou on-line para trabalhos de impressão/cópia maiores ou impressão especializada, como brochuras. Com o preço da tinta e do toner, simplesmente não é econômico fazer impressão/cópia de grande volume em impressoras/copiadoras menos caras, principalmente com documentos de cores ou fotografias. A compra de uma impressora/copiadora de baixo custo para necessidades básicas e terceirizar trabalhos de impressão/cópia maiores é um compromisso ideal para a maioria das pequenas empresas.

Duplexing

Duplexação é a capacidade de imprimir/copiar em ambos os lados da página. Embora possa não ser necessário para suas necessidades, há vantagens para a impressão em dois lados, como salvar papel. Juntamente com a economia nos custos do papel e no meio ambiente, a impressão dupla face pode facilitar mais os pacotes de papel.

Conectividade

Para que uma impressora funcione, precisa de uma maneira de saber o que fazer. Quando se trata de copiar, basta colocar o papel na cópia de vidro e cutucando o botão de cópia digitalizará e imprimirá a página.

Para usar como impressora, você precisa ter os dispositivos, como o seu computador, conectados para dar o comando de impressão. Além da conectividade USB direta a um PC, a maioria das impressoras/copiadoras vem com conectividade de rede, Wired, Wi-Fi ou ambos. A vantagem disso é os cabos reduzidos, bem como a capacidade de imprimir em vários dispositivos, como seu tablet ou telefone.

Preto e branco ou cor?

A cópia de cores é mais lenta e mais cara, mas pode ser um recurso que você deseja que sua impressora/copiadora tenha se pretender produzir materiais promocionais para sua pequena empresa, como folhetos ou copiar fotos coloridas. Observe que, se você precisar de impressão colorida de alta qualidade, você deve usar papel de alta qualidade, que geralmente é mais caro que o papel de impressora comum.

Versatilidade da mídia 

Escolha uma copiadora capaz de lidar com uma variedade de tamanhos de papel e pesos e outros meios, como transparências e cartões de índice. Procure copiadoras que oferecem cópia de mesa se você estiver preocupado em copiar de livros. Muitos têm alimentadores de chapas que são úteis se você precisar copiar vários papéis de uma só vez.

Manuseio de papel

Como uma pequena empresa, você tem coisas melhores para fazer do que reabastecer bandejas de papel ou alimentando folhas únicas através de uma impressora/copiadora. Se você imprimir/copiar, procure regularmente um modelo com uma capacidade de papel de pelo menos 250 folhas ou mais. Você também deseja definitivamente um alimentador de documentos automático que possua pelo menos 30 folhas. 

Tempo de resposta

Impressora/copiadoras que não têm tempo de aquecimento são ideais para escritórios pequenos e domésticos, onde a máquina pode ficar ociosa por horas ou dias. As velocidades altas de impressão/cópia são ótimas, mas não economizarão a qualquer momento se você precisar esperar minutos para que a unidade se aqueça toda vez que sair do modo de suspensão. Algumas impressoras/copiadoras agora oferecem um primeiro horário de cópia de menos de 10 segundos.