Um guia do planejador de eventos para o planejamento do local

Decidir sobre o melhor espaço ou local de evento é fundamental para o sucesso geral do seu evento. Enquanto o planejamento do local leva tempo, não precisa se sentir esmagador. Para muitos, planejadores de eventos profissionais e amadores, pode ser um desafio divertido.

Supondo que você já identificou o tipo de evento que está planejando e seu objetivo, há muitos outros fatores devem ser considerados quando você inicia o processo de selecionar o próprio local. A seguir, este roteiro ajudará a guiá -lo através de etapas para escolher o espaço de evento perfeito.

Seu público -alvo

Quando o planejamento do local para um evento, uma das informações mais importantes que você deve saber é quem serão seus convidados e quantos você espera participar. Embora o tipo de evento certamente informe a escolha do local, um dos maiores fatores limitantes para o espaço do evento é sua capacidade. Certifique -se de conhecer pelo menos uma estimativa precisa (pode ser um intervalo) do número de convidados, pois isso limitará imediatamente suas opções de local. Você também deve considerar seu público. Certifique -se de que o local reflita não apenas o evento em si, mas os gostos e expectativas dos convidados.

Datas de evento

Verifique seu calendário porque o tempo influenciará muitas decisões, incluindo o seu local de escolha. Após sua lista de convidados, a data do seu evento será o próximo fator limitante. Dependendo do tipo de evento que você está planejando, você pode achar que precisa ser flexível com a data do evento para obter o local que deseja ou terá que ser flexível com sua escolha de local para obter a data que você deseja. Você deve começar o planejamento do local, sabendo onde você ou o cliente são flexíveis. Aqui estão algumas perguntas a serem consideradas:

• Quando seus convidados provavelmente estão disponíveis para participar com base em seus horários?
• Quais locais têm espaço apropriado e disponível para esses tempos?
• Quando é o melhor momento para sua equipe de gerenciamento realizar o evento?

Calcule seu orçamento

Com um orçamento aberto, qualquer pessoa pode planejar um ótimo evento e ter uma seleção infinita de opções de local. Mas, mais do que provável, seus recursos financeiros são limitados e você deve estar ciente desde o início de quais são suas limitações financeiras - mesmo que o orçamento do seu evento seja simplesmente uma estimativa ou alcance de estádio. Um planejador de eventos sempre pode planejar um ótimo evento dentro de um orçamento razoável.

• Os locais se enquadram em seus parâmetros de orçamento para espaço, despesas técnicas e de catering?
• Você negociou uma taxa favorável para os serviços e demonstrou o valor de sua função?
• Você permitiu flexibilidade em seu orçamento, caso as despesas dos itens de linha excedam o plano?

Escopo locais diferentes

Depois que os números da lista de convidados e possíveis datas de evento são reduzidas, é importante identificar os locais onde o evento pode ser realizado. Hotéis e centros de eventos ou conferências são alguns dos espaços de eventos mais populares para eventos corporativos e recepções de casamento, mas não são as únicas opções. Este é um momento de ser criativo em seu pensamento. Considere o seguinte:

• Com base no tema da sua reunião, o que três melhores locais vêm à mente?
• Onde seus convidados preferem participar desta reunião?
• O que será mais conveniente para seus convidados?
• Além de um hotel, que locais inesperados podem aumentar a taxa de RSVP?

Encontre o tipo certo de espaço

O local que você escolher deve ter um espaço apropriado para o tipo de evento que você está planejando. Seu evento exigirá uma pista de dança? Você precisará de um sistema PA? Que tal o pódio de um orador ou uma tela de projetor? Que tipo de configuração de tabela você precisa? Além de considerar esse tipo de pergunta, aqui estão algumas das principais perguntas de planejamento do local a se fazer:

• O local do evento atende aos critérios especiais do seu programa ou evento?
• O local pode acomodar sua produção, entretenimento, A/V, som e outras necessidades técnicas?
• A condição da instalação reflete os altos padrões da sua organização?

Considere serviços e restrições de local

Além de encontrar o tipo certo de espaço de evento, você deve analisar os tipos de outros serviços oferecidos pelo local e decidir seu valor para o seu evento. Alguns locais também terão uma lista de fornecedores preferidos da qual você deve trabalhar para encontrar fornecedores ou fornecedores para outros serviços. Outros locais têm restrições à decoração ou outros aspectos do próprio evento. Algumas perguntas a fazer incluem:

• Este local oferece boas opções de estacionamento ou manobrista?
• Este local oferece segurança?
• Este local oferece serviços adicionais, como catering, arranjos florais, aluguel de linho e mesa, etc.?
• Este local tem uma configuração e limpeza de tripulação?
• Este local restringe quais outros fornecedores você trabalha?
• Este local tem mínimos de comida e bebida?

Considere reputação

A reputação de serviço de um local é crítica. Esta geralmente é a diferença entre realizar um bom evento e produzir um ótimo evento. A maneira como um local gerencia suas instalações, funcionários e clientes sempre será lembrado. Para ter o sentido do valor da reputação de um local, considere estas perguntas:

• Qual é o mandato do gerente da conferência, gerente de catering ou chef executivo?
• A gerência tratará que você gosta de um cliente VIP ou apenas como um dos vários programas?
• Quanta flexibilidade está o local disposto a se estender a você?
• Eles têm depoimentos ou críticas disponíveis?
• O local oferece fotografias de eventos semelhantes aos seus?

Agende uma visita

A menos que a logística e o tempo o impeçam, todo planejador de eventos deve realizar uma inspeção no local antes de contratar qualquer local. As imagens podem ser extremamente úteis, mas há muitos aspectos que só podem ser avaliados pessoalmente. Peça um tour pelo local, incluindo tudo, desde o estacionamento até a entrada e o espaço do evento até os banheiros. Você ficará feliz por você ter feito.

Incorporar preferências do cliente

Os planejadores de eventos devem apresentar suas recomendações de local ao seu cliente (seja um cliente interno como executivos da empresa ou gerenciamento ou um cliente externo) e obter aprovações. A única pergunta a se fazer com relação ao cliente durante a fase de planejamento do local é que o cliente aprovará a (s) recomendação (s)? Para poder responder a essa pergunta com alguma confiança, você deve ter certeza de entender as expectativas e preferências do cliente desde o início.