Perguntas e respostas à entrevista de assistente administrativo

Ao entrevistar um trabalho de assistente administrativo, o entrevistador vai querer aprender sobre o quão relevante são suas qualificações para o cargo e como você se encaixaria na empresa e no departamento.

Como o trabalho exige habilidades administrativas e interpessoais, os gerentes de contratação geralmente perguntam sobre os atributos específicos que você tem que o qualificam para o cargo, bem como suas habilidades de pessoas menos quantificáveis.

Preparando -se para a entrevista

Uma das maneiras de se preparar é analisar a descrição do trabalho para tentar entender se há uma habilidade específica definida na qual a posição se concentra.

Por exemplo, existe uma ênfase no planejamento de viagens, coordenação do projeto, agendamento do dia-a-dia, assistência pessoal ou qualquer outra coisa?

Certifique-se de enfatizar sua experiência mais relevante ao responder às perguntas da entrevista específicas do trabalho.

Faça uma lista das habilidades mencionadas na publicação de emprego e sinta -se à vontade para adicionar outras que você acha que seriam aplicáveis ​​também. Em seguida, dê uma olhada em suas próprias habilidades administrativas e de escritório e combine suas qualificações com o trabalho.

Isso ajudará você a adaptar suas respostas da maneira mais relevante para a posição específica.

Assista agora: como responder a 4 perguntas comuns para empregos administrativos

Dicas para lidar com a entrevista

É importante estar ciente de que a discussão provavelmente irá além das habilidades sociais interpessoais, como suas habilidades de comunicação, habilidades organizacionais ou pontualidade. Você deve estar pronto para falar sobre habilidades difíceis também.

Esteja preparado para discutir programas de software

Como muitas posições de assistente administrativo exigem uso frequente de software específico, você pode precisar discutir os vários programas com os quais trabalhou, como você usou esses programas e seu nível de especialização.

Adoro usar a tecnologia e aprender sobre novos programas. Eu também tenho um talento especial para ensinar colegas de trabalho que podem não ser tão esclarecidos sobre o uso de sistemas. Em meu último emprego na Kent Associates, ofereci -me para revisar os sistemas de gerenciamento de projetos para a equipe de profissionais que apoiei. Meu chefe aprovou minha recomendação e trouxemos um sistema baseado na Web, Asana, que nos ajuda a rastrear projetos e compartilhar informações em uma plataforma da web.

Eu sou a pessoa preferida no escritório para slides do PowerPoint e gosto de ajudar nossos vendedores a impressionar os clientes com suas apresentações. Eu também sou um usuário avançado do Excel e criar macros complexos para preparar projeções de orçamento para propostas de projeto.

Suas respostas serão mais impressionantes se você fornecer anedotas específicas que exemplificam seu comando de ferramentas e processos administrativos.

Esteja pronto para discutir processos administrativos

Você deve estar preparado para discutir seu fluxo de trabalho e processos administrativos em posições anteriores. Como profissional administrativo, não deve haverduvide que você esteja organizado e orientado a detalhes. Seu entrevistador vai querer saber como Você manifesta essas qualidades em seu fluxo de trabalho diário.

Habilidades organizacionais e atenção aos detalhes estão entre os meus ativos mais fortes. Eu prosperei em situações em que posso trazer ordem para projetos complexos. Por exemplo, eu apoiava anteriormente oito profissionais que estavam planejando eventos promocionais para clientes. Desenvolvi um modelo para rastrear metas e progresso para cada projeto e configurei -o em uma unidade compartilhada, para que todos os funcionários envolvidos pudessem acompanhar seu progresso em relação aos projetos e eventos da equipe.

Ao trabalhar para o Alfred Group, criei um manual de procedimentos que descreveu as etapas necessárias para processar pedidos de empréstimo e depois o carreguei on -line para que todos os agentes de empréstimos pudessem seguir os mesmos procedimentos.

Sempre responda positivamente

Esteja atento ao seu comportamento ao longo da entrevista. Sorria, mantenha contato visual com seu entrevistador e fale com um tom de voz entusiasmado (mas ainda calmo e confiante).

Como os assistentes administrativos costumam fazer interface muito de perto com os indivíduos para quem trabalham, é essencial ser positivo, profissional e educado o tempo todo.

Você quer que o entrevistador não tenha dúvidas de que trabalhar com você seria uma experiência agradável.

Eu trabalhei na recepção em nossa agência, e foi fundamental ter uma primeira impressão positiva para clientes atuais e em potencial. Eu sou uma pessoa natural "posso fazer", e minhas críticas elogiaram regularmente minha orientação para o atendimento ao cliente. 

A empresa examina clientes após interações e meu nome aparece constantemente como funcionário que é útil, agradável e profissional. Meu chefe comentou sobre a frequência com que os clientes me pedem ao ligar para o escritório para obter assistência.

Perguntas e respostas à entrevista de assistente administrativo

Enquanto se prepara, pode ser útil revisar as perguntas que você pode fazer. Pense em como enquadrar uma resposta, destacando experiências e sucessos específicos de trabalhos anteriores.

• Que habilidades de informática você tem e quais programas você se sente confortável usando? - Melhores respostas
• Você se sente confortável usando um telefone com várias linhas e lidando com um alto volume de chamadas telefônicas? - Melhores respostas
• Nesta empresa, gostamos de pensar em nós mesmos como uma equipe que trabalha juntos para os mesmos objetivos. Como você se sente em trabalhar em um ambiente de equipe? - Melhores respostas
• Como você se sentiria supervisionando dois ou três outros funcionários? - Melhores respostas
• Qual é a sua maior força e como isso ajudaria seu desempenho nesta posição? - Melhores respostas
• Qual sua maior fraqueza? - Melhores respostas
• Como você lida com stress e pressão? - Melhores respostas
• Como foi trabalhar para seu supervisor? - Melhores respostas
• O que você espera de um supervisor? - Melhores respostas
• Você prefere trabalhar de forma independente ou em uma equipe? - Melhores respostas
• Você trabalha bem com as pessoas? - Melhores respostas
• Dê alguns exemplos pessoais de trabalho em equipe. - Melhores respostas
• Perguntas da entrevista recepcionista: - Lista de perguntas

Perguntas para fazer o entrevistador

Você também deve fazer alguma pesquisa sobre a empresa e estar preparado para fazer perguntas pertinentes quando surgir a oportunidade.

Pode ser útil encontrar algumas perguntas com antecedência que você pode fazer ou discutir ainda mais, se você não teve a chance mais cedo na entrevista.

Freqüentemente, isso será próximo ao final da entrevista, por isso é importante deixar o (s) entrevistador (s) com uma boa impressão. Uma ótima maneira de fazer isso é mostrar seu interesse e preparação para a entrevista de emprego, amarrando em perguntas que você recebeu com algumas perguntas.

• Quais são as responsabilidades desta posição?
• Você pode descrever um dia típico (semana) neste departamento?
• Quais são os pontos fortes neste departamento? Quais são as fraquezas?
• O que seus assistentes anteriores diriam foi a melhor parte de trabalhar para você? O que eles diriam foi o pior?
• Em que direção você vê a empresa nos próximos cinco anos? Você acha que há alguma ameaça ao seu sucesso?
• Por que seu último assistente deixou a posição? Quais eram seus pontos fortes? Quais eram as suas fraquezas? O que ele/ela está fazendo agora?
• Que atributos seu melhor assistente teve? E quanto ao seu pior assistente?
• Com que frequência as revisões de desempenho são executadas? Quem os conduz?
• Quais habilidades são mais importantes para você em um assistente administrativo?
• Como você recompensa e incentiva as pessoas que trabalham em seu departamento?
• Existem algum problema de produção em andamento neste departamento?
• Como você lidou com problemas de pessoal no passado?
• Quais são alguns dos maiores desafios para uma pessoa nesta posição?
• Qual é o aspecto mais gratificante desta posição, em sua opinião?
• Você (a empresa/departamento) apóia as associações de associações profissionais e o desenvolvimento profissional contínuo?
• O que você descreveria como o papel da equipe administrativa neste escritório?
• São horas extras ou de fim de semana esperadas?
• O que você mais gosta em trabalhar para esta empresa? Há alguma alteração que você faria?
• O que você menos gosta em trabalhar aqui?
• Você incentiva o departamento a trabalhar em equipe ou se concentrar mais em contribuições individuais?

Esteja preparado para mais perguntas da entrevista de emprego

Além das perguntas da entrevista específicas do trabalho, você também receberá perguntas mais gerais sobre seu histórico de emprego, educação, pontos fortes, fracos, conquistas, objetivos e planos.

Aqui está uma lista das perguntas mais comuns da entrevista e respostas de amostra.