Um guia para planejar eventos especiais de captação de recursos

Planejadores de eventos especiais - especialmente aqueles no mundo sem fins lucrativos - saiba que organizar um evento de captação de recursos ao ar livre é uma ótima ideia. Esses tipos de eventos, como outras idéias de captação de recursos da comunidade, exigem que o planejamento do evento do próximo ano comece imediatamente após a conclusão do evento de captação de recursos deste ano. É importante rejeitar o evento e discutir o que correu bem e o que poderia ser melhorado enquanto o evento ainda está fresco na mente da equipe. Discutir os sucessos e melhorias garante que esses recursos possam ser incluídos ou aprimorados para o evento do próximo ano. Esse planejamento proativo também agrega valor para os patrocinadores. E, inevitavelmente, todos os passeios comunitários de sucesso esperam crescer e expandir de ano para ano.

É importante manter o foco no objetivo principal de realizar esses eventos: captação de recursos. Para os planejadores de eventos que já haviam realizado uma caminhada comunitária, um dos momentos mais importantes para o planejamento realmente acontece depois que a caminhada terminar. Para aprender sobre os muitos aspectos do planejamento e execução de uma caminhada de angariação de fundos da comunidade, vamos dar uma olhada nos bastidores do evento do Dia das Mães realizado pela Organização de Câncer de Mama Y-Me de Chicago.

A caminhada de angariação de fundos do câncer de mama do dia das mães do Y-Me-Me

O Y-Me foi fundado por dois sobreviventes de câncer de mama em 1979. A organização sem fins lucrativos era mais conhecida por seu programa multilíngue de linha direta de câncer de mama para pacientes com câncer de mama. O programa ganhou fama como a única linha direta gratuita do país de 24 horas, com pessoal inteiramente por sobreviventes de câncer de mama que são conselheiros treinados. Mas a organização também organizou uma caminhada anual de angariação de fundos no Dia das Mães, que apoiou seus programas e serviços. Em 2007, o Y-Me levantou mais de US $ 7 milhões com quase 43.000 caminhantes de 12 cidades. Em 2008, 15 cidades participaram. Infelizmente, o Y-Me fechou suas portas em 2012, mas o legado de seu angariador anual de fundos continua sendo um ótimo estudo de caso para planejadores de eventos sem fins lucrativos.

Grande parte do sucesso de captação de recursos do Y-Me pode ser atribuído a uma abordagem organizada para o planejamento e ficar de olho nos objetivos mais importantes primeiro. Liz Klug, ex -diretor de eventos especiais da organização, teve a dizer isso após o recorde do ano em 2007: “Temos um plano para vários pontos no tempo durante o processo de planejamento. Então, tomaremos medidas para promover esses pontos mais críticos a tempo de garantir que somos bem -sucedidos. Por exemplo, em uma cidade onde podemos hospedar um evento pela primeira vez, devemos nos concentrar em garantir que tenhamos um ótimo local e local onde as pessoas vão querer voltar. No futuro, podemos nos concentrar em quais cafeterias vamos deixar brochuras.”Vamos dar uma olhada em como Klug e a equipe de planejamento de eventos do Y-Me organizaram um evento tão bem-sucedido.

Analisando os números

Hospedar uma caminhada comunitária ou evento semelhante requer reunir vários objetivos constituintes diferentes, mas, em última análise, a associação ou instituição de caridade que hospeda o evento está fazendo isso para arrecadar dinheiro para sua causa. Portanto, o primeiro passo no planejamento do próximo evento acontece quando o evento atual termina, e a maior parte desse trabalho envolve os "números."

“Analisamos atentamente os números após a conclusão do evento”, explica Klug, “Comparamos como fizemos este ano versus o [ano anterior] anterior. Vimos para a experiência do participante. Avaliamos nossas categorias de patrocínio. Respondemos a quaisquer e-mails imediatos sobre os eventos.”Os planejadores de eventos também tomarão medidas imediatas para garantir que todos os envolvidos no evento deste ano continuarão no próximo ano.

Klug também abaixou os detalhes. Em suas avaliações, ela olhou para tudo, desde o número de voluntários que participaram do volume de camisetas distribuídas. Ela então perguntaria se precisava de mais ou menos para o próximo ano.

Planejamento da linha do tempo

Para aqueles que organizam uma caminhada comunitária de captação de recursos, é importante saber quais medidas devem ser tratadas em vários momentos. A maioria das organizações sem fins lucrativos não tem o luxo de muitos membros do comitê de funcionários e voluntários para impulsionar o sucesso do evento. Mas os planejadores reconhecem que devem garantir que eles trabalhem em estreita colaboração com o departamento de escritório e obras públicas de um prefeito da cidade para obter o evento no calendário público.

Klug sugere que o primeiro passo após a análise dos números do ano passado deve se concentrar no recrutamento corporativo. Se o evento não for um novo programa, é importante obter o suporte corporativo para o evento do próximo ano imediatamente após a conclusão do evento deste ano. "Nós nos concentramos em renovar os patrocínios quando entregamos o relatório de encerramento do evento", diz Klug, diz. Ela também oferece os seguintes destaques para planejadores interessados ​​em organizar uma caminhada comunitária como um evento de captação de recursos:

• Identifique patrocinadores corporativos
• Desenvolva programas da equipe de caminhada
• Determinar as atividades do evento
• Comece a caminhar recrutamento
• Finalizar logística de eventos
• Segure o evento
• Segure um evento "obrigado"
• Avalie e inicie o evento subsequente

O Y-Me também contrataria uma empresa de logística externa para lidar com muitos de seus requisitos logísticos. Mas um dos mais úteis foi a implementação de um sistema de registro online.

Sucesso do sistema de registro online

O Y-Me aprendeu rapidamente sobre a importância de usar a Web para registro on-line e, desde então, defendeu fortemente o uso da tecnologia para registro on-line e arrecadação de fundos.

Eles investiram em um sistema de gerenciamento de relacionamento constituinte on -line para servir como seu site de corrida de 2003. Esse tipo de sistema serve como um site pessoal para os voluntários fazer apelos personalizados para doações e outros envolvimento. Ele captura informações em um único banco de dados e serve como uma ferramenta para os capitães da equipe de caminhada incentivarem seus membros. 

Os participantes on -line aumentaram de 4.000 para 11.594. As doações online aumentaram de 5.000 para 19.650. A equipe do Y-Me acreditava que contribuiu para atingir US $ 2.35 milhões de gols e, como bônus, a tecnologia reduziu os custos administrativos em cerca de US $ 20.000.

Esse sistema também pode servir como uma importante ferramenta de comunicação que permite que uma organização acompanhe e continue envolvendo constituintes além do próprio dia da corrida.

Linha do tempo do dia da corrida

As caminhadas comunitárias são agendadas com mais frequência pela manhã. Dependendo da complexidade da sinalização e localização, a configuração do evento geralmente pode começar tão cedo quanto uma semana antes do evento, com a maioria das atividades acontecendo alguns dias antes da caminhada.

Quando o Y-Me planejaria seu evento anual de captação de recursos, a equipe normalmente tentava limitar a área em que mantinha a caminhada para que não exija uma quantidade significativa de tempo de recurso para executar determinadas tarefas de operações, como desligar as ruas. A caminhada deles era geralmente não competitiva, por isso também ajuda que eles não tivessem que considerar os requisitos necessários para um ambiente de corrida mais competitivo.

A programação para o dia da corrida geralmente fluia da seguinte maneira:

• A equipe de planejamento de eventos chega (2.5 horas antes de caminhar)
• Check-in voluntário (2 horas antes da caminhada)
• Patrocinador check-in e configuração (2 horas antes da caminhada)
• Começa o registro (1.5 horas antes de caminhar)
• Configuração da linha de partida (30 minutos antes da caminhada)
• Cerimônias de abertura (10 minutos antes da caminhada)
• A raça começa
• O entretenimento do palco principal começa (1 hora após o início da caminhada)
• Observações oficiais do palco principal (depois de Walk concluir; em 1.Marca de 5 horas)
• O programa termina oficialmente (3 horas após o início da caminhada)
• A quebra de eventos começa (depois que o evento termina oficialmente)

Dicas para planejar uma caminhada ou corrida comunitária

Para as organizações interessadas em realizar uma caminhada da comunidade ou correr pela primeira vez, a Klug oferece várias sugestões que ajudarão a garantir um evento bem -sucedido.

• Comece com leads quentes, incluindo voluntários bem conectados, patrocinadores ou uma grande equipe. Defina resultados mensuráveis.
• Avalie os eventos dos concorrentes em sua cidade/local para identificar suas melhores práticas e áreas para melhorar.
• Trabalhe com os distritos do escritório do prefeito da cidade e do parque para discutir as licenças necessárias e sua logística de eventos: tempo, localização, número de participantes. Certifique -se de estar preparado para essas reuniões.
• Entenda seu orçamento e certifique-se de manter suas despesas operacionais para 25 a 30% para um novo evento. Algumas instituições de caridade se esforçarão por 15-20% do total de despesas.
• Garanta os patrocinadores para absorver 100% das despesas operacionais do seu evento.