9 ENCOGUNHAR Habilidades de facilitação para gerentes

As reuniões podem ser oportunidades para compartilhar idéias, discutir desafios e definir planos de ação, ou podem acabar como desperdícios de tempo improdutivo. Infelizmente, os gerentes geralmente são os principais contribuidores para atender à disfunção do processo. Você precisa de habilidades para executar reuniões corretamente.

Fortalecendo suas habilidades de facilitação de reunião

Por definição, facilitar meios, “tornar mais fácil ou menos difícil; Ajuda adiante.”Para um gerente facilitar uma reunião (em vez de executá -la), eles precisam estar dispostos a deixar de lado seu poder e estar aberto a diferentes resultados e abordagens.

Onde os gerentes erram com as reuniões

Muitos gerentes pensam que sabem como "executar" uma reunião. Eles definem a agenda, falam e tomam todas as decisões. Embora isso possa parecer fácil e eficiente para os gerentes, geralmente é um desperdício de tempo das pessoas, e não explora o potencial criativo da equipe.

De fato, tem o efeito oposto à medida que os funcionários tendem a se retirar, adiando para o gerente que quer estar no comando. 

Por que os gerentes não conseguem envolver funcionários

Existem muitas razões pelas quais os gerentes não envolvem mais seus funcionários em reuniões. Embora os três primeiros itens abaixo sejam comportamentos de gerentes ruins, o último, as habilidades de facilitação, podem ser aprendidas e fortalecidas com a prática:

• Medo de deixar ir
• A falsa crença de que, por estar no comando, eles precisam fornecer todas as respostas
• Falta de confiança nas habilidades ou habilidades de solução de problemas de seus funcionários
• Falta de habilidades de facilitação de atender

Essas idéias para gerentes em todos os níveis fortalecerão suas habilidades de facilitação de reuniões para melhorar a melhoria da produtividade do encontro.

Os gerentes de habilidades precisam facilitar as reuniões

A facilitação adequada da reunião envolve a envolvimento de todos na reunião na identificação e resolução de problemas. As equipes quase sempre se desenvolvem soluções melhores e mais criativas do que qualquer gerente poderia sozinho. As equipes também têm maior probabilidade de apoiar a implementação das soluções que ajudaram a criar. Você pode dividir essas habilidades de facilitação de reuniões em três categorias diferentes:

1. Planejando uma reunião
2. Conduzindo uma reunião
3. Resolvendo problemas de reunião

Como planejar uma reunião

Antes de começar qualquer reunião, você precisa de uma agenda. Para uma reunião colaborativa, convide os participantes da reunião para dizer quais problemas a equipe precisa resolver ou quais mudanças a equipe precisa para perseguir. Verifique se os tópicos são aqueles que permitem a participação do grupo. Facilitar uma reunião é diferente de apresentar informações em uma reunião.

1. Ativar envolvimento do grupo

Certifique -se de permitir tempo suficiente para o envolvimento em grupo e não tenta resolver muitos problemas em um curto período de tempo. No entanto, muito tempo também pode resultar em um ciclo interminável de "bem, que tal ..." Certifique -se de que sua agenda atenda ao tempo alocado para a reunião. As habilidades necessárias incluem estas.

• Habilidades de facilitação do grupo
• Planejamento de reunião
• Solução de problemas
• Tomando uma decisão
• Desenvolvimento da agenda

2. Certifique -se de fornecer logística adequada

Escolha o local da reunião e a hora cuidadosamente. Se você tentar colocar 15 pessoas em uma sala de conferências com seis cadeiras, a reunião será um desastre. Quando as pessoas se sentem desconfortáveis, não podem se ver, não podem ouvir ou estão com fome, os resultados do cumprimento sofrerão.

Aprenda a usar a logística como uma maneira de incentivar grande participação e remover barreiras. Você precisa planejar tudo isso com antecedência. Enviar alguém no meio da reunião para encomendar sanduíches torna sua reunião menos eficaz. O planejamento logístico envolve essas habilidades.

• Planejamento e experiência logística
• Tomando uma decisão
• Consideração pensativa das necessidades dos outros

3. Gravando a ata da reunião

A última parte crítica do planejamento de uma reunião é a ata da reunião. Quem vai levá -los? Quem vai distribuí -los? Se você não tem uma pessoa administrativa designada, considere fazê -la ou girar a responsabilidade entre os membros da equipe. Se Jane fez os minutos na semana passada, é a vez de John esta semana. Se você estiver usando um quadro branco ou um gráfico de flip para coletar idéias, dê à pessoa que escreve tempo suficiente para documentá -las corretamente.

• Habilidades de anotações
• Relevância da documentação 
• Entendendo a diversidade e a inclusão

Como realizar uma reunião

Com sua agenda sólida, boa localização e bebidas apropriadas, você está pronto para a sua reunião. Para tornar sua reunião uma ótima reunião de trabalho (e não apenas um despejo de informações), você precisará demonstrar habilidades de facilitação apropriadas para reuniões.

Para fazer isso, você deve se concentrar nesses três componentes de facilitação de reuniões.

1. Pergunte

Grandes perguntas estimulam ótima discussão. O artigo, “70 perguntas impressionantes de coaching usando o modelo Grow”, oferece alguns Prompters de discussão excepcional.

• Faça perguntas para obter informações adicionais
• Faça perguntas para aprender sobre diferentes pontos de vista
• Faça perguntas para observar áreas de acordo e desacordo
• Faça perguntas para confirmar que você está realmente ouvindo exatamente quais membros da equipe estão contribuindo
• Faça perguntas para verificar que você está compartilhando significado com os membros da equipe

2. Demonstrar escuta ativa

A escuta ativa permite que você saiba realmente e profundamente que você e a pessoa que você está ouvindo compartilhar significado e chegou a um entendimento atencioso das posições um do outro. Quando você parafraseia, verifique se há entendimento e faça perguntas de acompanhamento, ele incentiva mais participação e mantém a discussão fluindo.

• Faça a cabeça da cabeça e outros gestos apropriados para indicar a compreensão
• Repita o que você ouviu de volta para a outra parte para saber que compartilhe o significado
• Faça perguntas para esclarecer tudo o que você não tiver certeza
• Faça perguntas de acompanhamento para expandir ainda mais sua compreensão
• Use palavras como "ah-ha", "sim, eu entendo" e similares indicar entendimento

3. Liderar uma sessão de brainstorming adequada

A maioria das pessoas pensa que já sabe como fazer um brainstorm. No entanto, eles geralmente não. Em muitos cenários, a eficácia do brainstorming é reduzida por um gerenciamento de processos fracos, fortes pressões sociais ou políticas e habilidades de facilitação ruins. Muitas pessoas nunca experimentaram realmente o poder de uma sessão de brainstorming bem administrada.

• Pratique habilidades de facilitação eficazes
• Gerenciar a introdução de idéias pelos participantes
• Certifique -se de que todos os participantes tenham a mesma oportunidade de falar
• Gerenciar conversas concorrentes e pessoas conversando um para o outro
• Devive uma maneira eficaz de restringir as escolhas de brainstormed a um número gerenciável
• Resolva quaisquer conflitos que surgirem

Como resolver problemas em uma reunião

O segundo tipo de reunião requer diferentes habilidades de facilitação de reuniões. Você não precisaria se encontrar se todos já concordassem com a solução. Você se reúne para compartilhar informações e desenvolver respostas e isso significa que você precisará reunir as pessoas. Aqui estão as habilidades que você precisa.

1. Habilidades de construção de consenso

Consenso não significa que todo mundo tenha que concordar com uma decisão. Isso significa que todos tiveram a oportunidade de compartilhar suas perspectivas (potencialmente por brainstorming) e propor idéias. Depois disso, a chave do consenso é que todos os membros da equipe concordam em apoiar a direção, mesmo que não fosse a escolha original deles.

• A facilitação adequada das reuniões orientará o grupo de compartilhar idéias ao desenvolvimento de uma decisão eficaz.
• Atingir o consenso leva mais tempo, mas geralmente ganha uma adesão mais forte do grupo em geral. No entanto, lembre -se de que o consenso não é o objetivo final.
• Uma decisão eficaz para o problema em questão é a questão mais importante.

Recurso de tomada de decisão de consenso

Consulte "Uma estrutura de tomada de decisão de consenso de seis etapas" para mais sobre como liderar uma equipe por meio de um processo de tomada de decisão de consenso.

2. Habilidades de resolução de conflitos

Sempre que há uma sala cheia de pessoas envolvidas na solução de um problema, o conflito é inevitável. De fato, o conflito sobre a tarefa ou questão é visto pelos pesquisadores da equipe como parte do processo para uma tomada de decisão eficaz. Um gerente deve aprender a aproveitar o poder do conflito de uma maneira positiva.

• Gerencie a discussão para ouvir todos os pontos de vista
• Liderar a discussão para identificar áreas de concordância e desacordo
• Use habilidades de facilitação para fazer com que os participantes se sintam ouvidos

3. Habilidades de comunicação não verbais

Enquanto os pesquisadores discutem sobre as porcentagens exatas, a maioria concorda que mais de 50% da comunicação não é verbal.

• Um gerente precisa ser capaz de ler o tom e a linguagem corporal do grupo para avaliar seu nível de engajamento, sinceridade e comprometimento.
• Sua compreensão da comunicação não verbal pode ajudar a ver quando há um acordo verdadeiro versus acordo falado apenas para terminar a reunião.
• Estar ciente da linguagem corporal como uma maneira de experimentar a voz total de comunicação de um indivíduo ou uma equipe.

A linha inferior

O tempo é um ativo precioso na vida e no trabalho. Esforce -se para gerenciar reuniões para obter eficiência e eficácia ideais. Aprender, praticar e aplicar as nove habilidades de facilitação identificadas acima é um ótimo lugar para começar.