7 dicas de gerenciamento de e -mail para aumentar rapidamente a produtividade

Um dos desafios mais comuns para os pequenos empresários é equilibrar a necessidade de conseguir muito no que nunca parece tempo suficiente. Somos um grupo com frequência em excesso, e a maioria de nós pode se beneficiar de algum tempo extra ou pelo menos mais produtivo do tempo que temos.

Quando se trata de gerenciamento de tempo, descobrir como usar o tempo de maneira mais produtiva é frequentemente um desafio. Um bom lugar para começar é o gerenciamento de email; Esta é uma área que lidera a lista de assassinatos de tempo para muitos pequenos empresários.

Como um email é uma forma contínua de comunicação e não temos controle total sobre o fluxo de entrada, precisamos trabalhar para melhorar nossa produtividade na maneira como recebemos, organizamos, respondemos e até pensamos em e -mail. As dicas abaixo ajudarão você a criar um sistema para gerenciar seu e -mail de uma maneira que apóie a produtividade em vez de comê -lo.

1. Desligue as notificações por e -mail

O e -mail tende a entrar em todos os momentos do dia e da noite, por isso é vital que você controla como o fluxo de mensagens recebidas se encaixa no seu dia. Desligue novas notificações de mensagens no seu computador e smartphone para evitar distrações e interrupções constantes em sua programação e verifique se há correio quando for conveniente para você.

2. Decida como usar sua caixa de entrada

Existem muitas filosofias diferentes quando se trata de gerenciar sua caixa de entrada de e -mail. Você pode usar sua caixa de entrada como um captura, limitá-lo a apenas mensagens de alta prioridade ou torná-lo uma lista de tarefas de trabalho. A chave é escolher um propósito para sua caixa de entrada e ficar com ela.

3. Crie listas de braços e listas negras de email

A maioria dos clientes de e -mail e provedores de e -mails permitem que os usuários façam listas de endereços seguros para garantir que essas mensagens sejam divulgadas, ao longo da lista negra ou bloqueando o que você considera os endereços de spam. Reserve um tempo para atualizar essas listas com frequência para manter seu e -mail de entrada limpo.

4. Defina um processo de temporizador e lote

Alguns proprietários de pequenas empresas se beneficiam de ter bolsões de tempo em seus dias apenas por e -mail. Se isso funcionar para você, reserve uma quantidade específica de tempo durante o dia para responder às mensagens, mova itens de ação para sua lista de tarefas, exclua lixo e obtenha uma idéia em um glance do que precisa da sua atenção a seguir.

5. Use regras para automatizar o processo

Para otimizar ainda mais o processo de gerenciamento de emails, use regras em seu cliente de e -mail que classifique, sinalize, mova e organize suas mensagens. Embora leve algum tempo para criar regras que suportem a maneira como você usa o email, depois de criar, você pode reduzir uma parte significativa do seu tempo de processamento de e -mail.

6. Comece a partir do seu smartphone

Muitos pequenos empresários têm smartphones para que possam manter contato e no topo do trabalho, mesmo quando estão fora do escritório. Se você frequentemente verificar o email no seu dispositivo móvel, poderá economizar uma quantidade significativa de tempo lendo e começando a processar mensagens enquanto estiver móvel. Mesmo se você apenas criar um hábito de excluir lixo e mensagens que não precisa economizar, pode se beneficiar de ter uma caixa de entrada simplificada quando voltar ao escritório.

7. Se você não leu, cancelate a inscrição

Boletins por e -mail e outras mensagens de marketing por e -mail podem ser uma ótima maneira de permanecer conectado a clientes, colegas, parceiros e outros negócios em que você está interessado, mas essas mensagens podem se acumular rapidamente. Se você não leu uma correspondência recorrente específica em vários problemas, pare sua assinatura. Limitar boletins por e -mail e outras mensagens automatizadas apenas para aquelas que você lê regularmente pode ser uma maneira fácil de reduzir a massa na sua caixa de entrada.

Depois de receber seu e -mail, considere tentar ferramentas digitais adicionais para se tornar ainda mais eficiente.