6 maneiras de tornar suas mensagens de e -mail de negócios ainda mais profissionais

Muitos proprietários de pequenas empresas confiam no e -mail como um modo principal de comunicação comercial. Isso não é surpreendente; O email é rápido, fácil e fornece uma trilha em papel. Mas isso não significa que suas mensagens de e -mail, especialmente quando se trata de comunicação comercial, devem ser relaxadas. De fato, a má comunicação por e -mail pode custar aos clientes enquanto prejudica sua marca e sua reputação.

O envio de email comercial se resume à criação de hábitos que se concentram em comunicação clara, sucinta e apropriada. 

1. Use um endereço de e -mail comercial

Quando você é proprietário de uma empresa, conduzindo negócios em nome da sua empresa, verifique se está usando um endereço de e -mail comercial. Idealmente, isso significa que você tem um endereço comercial (eu.e., Seu [email protected]) que você usa para toda a comunicação comercial.

Se isso não for possível, você pode criar um endereço de e -mail gratuito que inclua o nome da sua empresa (i.e., [email protected]). Usando um endereço de e -mail pessoal que não está relacionado à sua empresa, na pior das hipóteses, prejudique seu profissionalismo e, em muitos casos, você pode não ser levado a sério.

2. Mantenha mensagens curtas e doces

Não há nada de errado em explicar as coisas em grandes detalhes; Pode fornecer clareza e reduzir mal -entendidos. Mas quando uma mensagem de e -mail começa a parecer um romance, você pode perder rapidamente a atenção do destinatário e confundir o problema com informações irrelevantes. Para evitar isso, siga um assunto por e -mail e, quando você precisar incluir mais informações, use subtítulos em negrito para que os detalhes mais importantes sejam claros.

3. Use linhas de assunto descritivas

Você já abriu uma mensagem de e -mail com base no assunto e acabou completamente confuso e um pouco irritado quando era algo totalmente diferente? Como você já está mantendo cada e -mail que você escreve limitado a um assunto de acordo com a dica acima, você também deve garantir que sua linha de assunto reflita esse tópico e nada mais. Isso não apenas ajudará o destinatário, mas também ajudará a facilitar o gerenciamento de sua própria caixa de entrada de e -mail.

4. Tongue -o

É fácil deixar as coisas voarem quando você está enviando um e -mail, porque você pode sentir que está protegido pela tela do seu computador, mas algumas conversas podem ser facilmente incompreendidas no e -mail. De fato, sem pistas de comunicação verbal para modelar a mensagem que você está enviando, qualquer e -mail pode ser levado da maneira errada. Se você estiver enviando uma mensagem que pode ser questionável, releia -a antes de enviar e, se ainda não tiver certeza, é melhor escolher o telefone.

5. Torne sua assinatura de e -mail útil

Citações, promoções e inscrições de boletins em uma assinatura de e -mail podem ser eficazes em algumas situações, mas esses itens nunca devem superar usando sua assinatura de e -mail para o que deve ser usado - fornecendo suas informações de contato. Seu e -mail ou resposta inicial deve incluir uma assinatura de e -mail com seu nome completo, empresa e URL no mínimo. Um número de telefone, título e reafirmar seu endereço de e-mail também não dói.

6. Verifique sua ortografia e revisão

Verificação de ortografia é fácil. Faça uma configuração padrão no seu cliente de email para verificar todas as mensagens antes de enviá -las. O email é mais informal e há um pouco mais de indulgência com erros de ortografia e gramatical, mas parece horrível enviar uma mensagem cheia de erros. A última coisa que você quer é causar uma má impressão, porque você estava correndo para enviar um e -mail e pulou verificando sua ortografia e gramática.

O email é um método importante de comunicação nos negócios, mesmo que não seja sua primeira preferência. Seguir essas práticas recomendadas por e -mail de negócios, ajudará você a manter seu e -mail de comunicação profissional e produtivo, e você pode ter certeza de que a impressão que está causando é boa.