5 habilidades de planejamento de eventos que você precisa para o sucesso

Se você está contemplando uma carreira como planejador de eventos, como uma entidade independente ou com uma empresa de planejamento de eventos, verifique se você é uma boa opção para o papel. Os planejadores de eventos mais bem -sucedidos têm um conjunto de habilidades impressionantes. Abaixo estão cinco habilidades de planejamento de eventos que você alcançará regularmente. Essas habilidades podem fazer ou quebrar seu sucesso.

Os planejadores de eventos são altamente organizados

No planejamento de eventos, o sucesso está nos detalhes. E há muitos deles! Mantendo o controle de inúmeras tarefas, vários fornecedores e constantemente mudando as listas de tarefas ao mesmo tempo-mantendo seu cliente feliz-pode ser um desafio para alguns e assustadores para outros.

Ser altamente organizado é uma obrigação para o bem -sucedido planejamento de eventos. Para quem faz e administra listas de tarefas em suas vidas pessoais, ser organizado pode vir naturalmente. Para outros que lutam para se lembrar de prazos ou para pegar a limpeza a seco, ser organizado pode exigir mais esforço.

Os planejadores de eventos podem gerenciar um evento de cada vez ou estar nos estágios de planejamento de vários eventos simultaneamente. Alguns eventos, como conferências anuais, levam mais de um ano de planejamento; portanto, os planejadores de eventos devem permanecer organizados a longo prazo.

Ferramentas organizacionais para planejadores de eventos abundam, de software que rastreia o registro a modelos para formulários e planilhas. Uma lista de verificação de planejamento de eventos que é personalizada para cada projeto é uma das ferramentas mais valiosas que você pode ter, independentemente da sua capacidade organizacional natural.

Descobrir um sistema organizacional que funciona melhor para você, porque ser organizado é fundamental para uma carreira de planejamento de eventos.

Os planejadores de eventos são gentis

O que todos os eventos têm em comum? Pessoas. Os planejadores de eventos de sucesso são gentis, envolventes, bons conversadores e excelentes ouvintes. O planejamento de eventos é uma profissão social nesse resultado - o próprio evento - incluirá um grupo de pessoas, grande ou pequeno. Compreender as pessoas e gostar de conversar com elas faz parte do trabalho.

Isso não significa que, como planejador de eventos, você passará a maior parte do dia no almoço dos clientes e tendo coquetéis em eventos sociais. O planejamento de eventos é um trabalho árduo, e grande parte é gasto em uma mesa com um telefone ou computador; No entanto, um comportamento pessoal é uma obrigação ao enfrentar uma dessas tarefas comuns de planejamento de eventos:

• Negociando com hotéis
• Discutindo menus com gerentes de catering
• Encontro com fornecedores
• Lançando suas idéias de evento para um cliente em potencial
• Rede a qualquer hora e em qualquer lugar
• Supervisão da equipe do evento
• Trabalhando seu evento e interagindo com convidados e trabalhadores

Na vida cotidiana, a maioria de nós se lembra das pessoas agradáveis ​​e úteis com quem interagimos, e essa interação pode tornar uma experiência muito mais construtiva para ambas as partes. Saber relacionar -se com diferentes personalidades, como se conectar com alguém e causar uma impressão positiva são as chaves para o sucesso. Ninguém quer trabalhar ou ajudar alguém que é difícil de conversar, difícil de entender ou rude e não profissional de qualquer maneira, então considere ser pessoal uma habilidade essencial de planejamento de eventos.

Ouça e se comunique claramente

Excelentes habilidades de comunicação são essenciais em muitas profissões. No planejamento de eventos, a falta de comunicação pode resultar em vários problemas para o planejador de eventos e o cliente, e um simples mal -entendido pode ter resultados catastróficos. Portanto, a capacidade de ouvir é crucial para que você entenda as necessidades do cliente.

Aqui estão alguns exemplos de comunicações e como essas habilidades de planejamento de eventos são usadas ao planejar eventos:

Comunicação escrita:

• Escrevendo propostas de eventos para um cliente em potencial
• Criando materiais para comercializar sua empresa
• Escrevendo contratos para clientes e fornecedores
• Redação de anotações de agradecimento a palestrantes e VIPs convidados

Comunicação verbal:

• A capacidade de explicar o escopo e o objetivo de um evento
• Comunicar efetivamente suas idéias a um supervisor, cliente ou fornecedor
• Compreendendo e processando informações fornecidas, como as preocupações de um cliente ou perguntas de um fornecedor
• Negociando habilmente as taxas de hotéis, detalhes de contato ou extras de um fornecedor

Os planejadores de eventos são criativos

Os planejadores de eventos de sucesso têm idéias - muitos deles. E com essa criatividade vem a capacidade de transformar a ideia em algo tangível. Os planejadores de eventos podem ter uma visão e trazê -la à vida. Desde o desenvolvimento de um tema único para uma festa até criar uma solução de decoração acessível que atenda a um pequeno orçamento, a criatividade é essencial ao planejar um evento.

A criatividade também desempenha um papel na solução de problemas. Ser capaz de pensar criativamente para desenvolver soluções para problemas pode impactar positivamente o sucesso do seu evento.

Os planejadores de eventos são multitarefa

Em vários estágios do processo de planejamento de eventos, existem inúmeras tarefas para gerenciar. Você pode negociar um contrato de hotel, se reunir com um cliente para discutir possíveis palestrantes convidados, reservar um fornecedor, entrevistar fornecedores de aluguel e explorar opções de entretenimento. E isso é apenas para um evento. Adicione vários eventos nos estágios de planejamento de uma só vez, e o resultado final é um ato de malabarismo. Os planejadores de eventos bem -sucedidos precisam saber como efetivamente multitarefa e manter muitos aspectos do evento se movendo simultaneamente sem soltar a bola em nenhuma dessas tarefas.

O sucesso no planejamento de eventos está na capacidade de priorizar e se concentrar em cada tarefa sem se distrair com outras coisas ou ficar sobrecarregado com os inúmeros detalhes que precisam de sua atenção. Ficar calmo, focado e flexível são atributos do multitarefa de sucesso.