3 Operações de operações de evento comum Os planejadores de eventos podem evitar

Além da experiência pura, a melhor maneira de um planejador de eventos se tornar um planejador de eventos ainda melhor é participar de outra função como convidado. A maioria dos planejadores de eventos passa a duração de um evento coordenando os bastidores, mas experimentar um evento através dos olhos de um convidado pode ser, bem, revelador.

Ser convidado, e não o planejador de eventos, oferece a oportunidade de observar uma equipe de operações de evento em ação, uma perspectiva da qual geralmente é mais fácil perceber o que funciona bem - e o que não. Aqui estão três erros que você provavelmente verá em eventos mal gerenciados, além de dicas para evitar esses erros em seus eventos.

Tabela de registro mal gerenciada

Quando os hóspedes caminham até uma mesa de registro, a equipe do evento deve estar acolhedora e pronta para ajudar os convidados - independentemente da situação. 

Não é orientado a serviços ou mesmo educado supor que alguém que caminha até a tabela de registro não pertence ao evento. No entanto, é exatamente isso que pode acontecer se a equipe não estiver adequadamente preparada ou informada. Lembre à equipe do evento que uma tabela de registro representa a imagem do host e a organização por trás do evento. Os funcionários devem cumprimentar todos os convidados na tabela de registro e perguntar se estão lá para fazer login para o evento pelo evento ou nome do host. Se um erro foi cometido, a maioria dos hóspedes se autocorreção e desculpe-se. Caso contrário, a equipe deve receber instruções sobre a melhor forma de abordar a situação. A bondade ajuda bastante nas operações de eventos.

Configuração de eventos confusos

Na maioria dos locais, a limpeza limpa um espaço de eventos e a equipe de operações de banquetes, em seguida, preenche a configuração. Se as operações de banquetes soltarem um vidro e deixar de limpar os fragmentos, portanto, os fragmentos permanecem no chão - a menos que a equipe do evento seja limpa. 

Fragmentos de vidro quebrado e outros detritos não apenas deixam uma imagem terrível, mas também podem criar um risco de segurança. Portanto, os melhores planejadores de eventos sempre chegarão 1 a 2 horas antes do horário de início para observar a configuração e executar uma série de passo a passo da área e procurar vidro e outros itens 30 minutos e novamente 15 minutos antes do evento. Se qualquer coisa estiver fora de lugar, o planejador de eventos poderá levá -lo à atenção da equipe do banquete.

Limpeza mal-time

Com qualquer evento, haverá dois horários: a agenda dos organizadores e o cronograma de trabalho da equipe de operações do local. É responsabilidade do planejador de eventos garantir que ambos estejam adequadamente em sincronia.

A apresentação ou palestra do programa normalmente ocorre logo após algum tipo de recepção de chegada que pode incluir tabelas de registro, comida e bebidas. O momento das atividades de limpeza e desmontagem deve, portanto, ser cuidadosamente planejado para não interferir ou interromper a agenda do programa. Quando limpo e desmontagem não é discutido com a equipe de operações de eventos com antecedência, um planejador de eventos pode descobrir que tabelas e outros itens podem ser removidos diretamente na frente de anfitriões ou palestrantes, distraindo todos na sala.

A linha inferior

Embora locais bem gerenciados com gerentes de operações de eventos diligentes e equipes devem facilitar o trabalho de um planejador de eventos, essa execução perfeita para eventos nem sempre é o caso. Grandes planejadores de eventos fazem com que todos os detalhes de uma execução do evento sejam seus negócios. Eles dedicam um tempo para discutir todos os aspectos de configuração, serviço de eventos e derrubar com os gerentes de banquetes antes do próprio evento e supervisionar as operações de eventos antes, durante e depois para garantir o melhor evento possível para o cliente.