10 hábitos de gerentes de projeto bem -sucedidos

Por que certos gerentes de projeto trazem seus projetos dentro do prazo, dentro do orçamento e com clientes satisfeitos, enquanto outros têm dificuldade? Vejamos os dez hábitos que os gerentes de projeto de grande sucesso compartilham para descobrir.

Esses hábitos são mencionados repetidamente nas avaliações de desempenho e em análises de final de projeto, onde o cliente, a equipe ou o patrocinador está oferecendo feedback ao gerente do projeto.

Você não precisa ter dez anos de experiência para oferecer sucesso todas as vezes. Ao mudar seus hábitos e aprimorar suas habilidades, você pode melhorar drasticamente as chances de seu projeto ser um sucesso e dar -se um tempo menos estressante no trabalho também.

#1. Usando a equipe certa

Os gerentes de projeto mais eficazes e bem -sucedidos conhecem as capacidades dos membros de sua equipe. Isso significa que eles podem alocar o trabalho certo para as pessoas certas.

Usar o recurso errado em uma tarefa pode levar a demorar mais ou ser mal feito. Ajuda a conhecer os pontos fortes e fracos dos indivíduos que trabalham com você para que você possa alocá -los melhor para projetar tarefas.

#2. Gerenciando problemas de projeto

Todos os projetos atingem questões de tempos em tempos. Os gerentes de projeto bem -sucedidos não deixam isso preocupá -los. Eles conhecem os processos para o gerenciamento de problemas e também a melhor forma de lidar com os problemas à medida que surgem.

Voce tambem pode fazer isso. Depois de saber como avaliar um problema de projeto, você descobrirá que o gerenciamento de problemas se torna um hábito fácil de incorporar em sua rotina semanal. Coloque algum tempo para passar pelo seu registro de problemas a cada semana e em breve você descobrirá que é um trabalho fácil ficar por dentro do gerenciamento de problemas.

#3. Lidar com as mudanças

Os projetos são projetados para mudar as coisas, mas esse tipo de mudança está acontecendo com outras pessoas. É mais difícil gerenciar a mudança que é direcionada diretamente para a equipe do projeto, perturbando o cronograma detalhado do projeto e criando um novo trabalho e uma pilha inteira de atualizações de documentação.

Os gerentes de projeto bem -sucedidos têm um processo de gerenciamento de mudanças que eles seguem. A seguir as etapas definidas facilitam a transformação de qualquer ação em um hábito, porque é estruturado e repetitivo.

O processo de gerenciamento de mudanças se parece com o seguinte:

• Receba informações sobre a mudança
• Avalie a mudança
• Estabelecer quanto trabalho seria fazer a mudança
• Prepare uma recomendação sobre se vale a pena ir adiante

Depois de preparar uma recomendação, peça ao seu patrocinador para tomar uma decisão sobre se você deve incorporar a mudança ou não. Você pode aprovar algumas pequenas alterações, desde que estejam dentro de seus níveis de remessa e autoridade. Os gerentes de projeto bem -sucedidos sabem que lidar com as mudanças faz parte do trabalho e eles têm um plano para lidar com eles como e quando surgem.

#4. Gerenciando os custos do projeto

É altamente provável que seu projeto incorra em custos, mesmo que você não tenha controle total sobre as cordas da bolsa. Ser capaz de gerenciar elementos financeiros em seu controle deve ser um hábito. Se você não se aproximar de regular e rotineiramente, você descobrirá que o trabalho se tornará tão grande que é impossível fazer bem.

Os gerentes de projeto fantásticos permanecem no topo das despesas com sistemas de arquivamento que funcionam para faturas, citações e estimativas. Entre no hábito de usar seu software de orçamento (mesmo que isso seja apenas uma planilha).

Você não pode gerenciar os custos do seu projeto até ter um plano para o que vai gastar. Aprenda a criar um orçamento do projeto para que você possa começar.

#5. Consolidação de equipe

A equipe do projeto pode não estar trabalhando diretamente para você. Então, por que a equipe construindo parte dos hábitos dos gerentes de projeto bem -sucedidos? É porque você precisa que sua equipe trabalhe juntos de maneira eficaz e precisa que os indivíduos envolvidos no projeto cheguem rapidamente a um ponto em que eles confiam um no outro. Você entendeu isso através da construção da equipe. Cuidado com situações em que sua equipe está desmoronando. O comportamento de bullying, em particular, é inaceitável.

#6. Compreensão de processos

O sexto hábito de gerentes de projeto de grande sucesso é que eles entendem os processos que existem em sua esfera de controle. Isso significa que eles sabem que procedimentos de trabalho precisam ser seguidos. Eles não perdem tempo tentando descobrir como escrever um caso de negócios porque sabem que há um procedimento para isso e podem seguir as etapas.

Os gerentes de projeto mais bem -sucedidos não são escravos do processo. Eles sabem quando a coisa certa a fazer é seguir o processo. Eles sabem quando é melhor ajustá -lo um pouco para facilitar as tarefas em geral para todos. Um exemplo disso seria remover a burocracia de um pequeno projeto, adaptando os processos de acordo.

#7. Atualizando o cronograma

Os horários do projeto não devem ser deixados para o acaso. Os gerentes de projeto mais bem -sucedidos tornarão o hábito de verificar regularmente seus horários para obter precisão e atualizá -los.

Existem muitas maneiras de acompanhar o progresso do seu projeto. O mais importante é que você faça isso. Se você está lutando para tornar esse hábito o seu, reserve uma breve reunião em seu diário consigo mesmo e com sua programação uma vez por semana. Use o mesmo horário a cada semana e tome 30 minutos para revisar onde você está e onde precisa estar. Faça as emendas necessárias, conte à equipe e continue com o projeto.

Se as alterações da sua programação afetarem a data final do projeto ou na data de entrega dos principais marcos, converse com seu patrocinador. Você não deve mudar os fundamentos do seu plano de base sem passar por um processo formal de aprovação.

#8. Gerenciando o risco de projeto

Saber o que incluir no seu registro de risco é uma coisa, mas habitualmente revisá -lo e agir sobre os riscos levantados é algo diferente. Não basta usar o início do seu projeto para identificar riscos e depois não pensar neles novamente. O gerenciamento de riscos precisa fazer parte dos hábitos do seu projeto, porque sem ele você descobrirá que os riscos se transformam em problemas e criam problemas para você.

É outra área em que processos padrão e reservar um slot regular para fazer uma revisão de risco pode ajudar. Você pode incluí -lo como parte de suas reuniões de equipe. Torne o hábito de revisar seus riscos com a equipe, fechar os que não são mais uma ameaça e planejam ações para aqueles que você deseja mitigar.

#9. Tempo de rastreamento

Os gerentes de projeto sabem muito sobre gerenciamento de tempo do projeto, mas isso tende a estar no domínio da programação e planejamento. O que estamos falando é o tempo de rastreamento de uma base mais regular, diariamente. Estamos falando de quadros de horários.

As equipes de projeto geralmente não estão tão interessadas em usar quadros de horários, se não o fizeram antes. Muitas ferramentas de software de gerenciamento de projetos têm tempo de rastreamento inerente ao produto. Isso pode facilitar a introdução da mudança para o rastreamento do tempo como uma equipe.

Se você acompanha ou não o tempo da sua equipe (o que é recomendado), é importante que você saiba para onde seu próprio tempo vai em um dia. Você deve ter o hábito de manter uma nota de como você gasta seu tempo. Isso ajudará você a entender se você está gastando tempo nas tarefas de projeto de prioridade máxima. Você pode pensar que é, mas você é? Plágeis de horário ou gravação de tempo de algum formulário ajudarão, mesmo que seja apenas um logon hourly no bloco.

#10. Entrega de mudança de negócios

Finalmente, o hábito que torna os gerentes de projeto mais bem -sucedidos é sua capacidade de equiparar os resultados do projeto aos resultados dos negócios. Se os usuários não usam seu produto ou o software ficará desatualizado ou os clientes não ficarem tão impressionados quanto você, seu projeto foi uma perda de tempo.

As equipes de projeto mais bem -sucedidas garantem que elas saibam quais resultados de negócios estão buscando. Eles constroem uma solução que entrega essa mudança de negócios de maneira sustentável. O que eles entregam quando o projeto termina é totalmente usado e totalmente adotado pelo cliente. É um sucesso porque foi construído para ser um sucesso desde o início.

Entender os objetivos de negócios é um critério essencial para qualquer gerente de projeto que queira causar impacto nos clientes e partes interessadas. Se você pode mostrar que entregou algo de valor, é fácil demonstrar o impacto que você tem e o valor que você traz para a empresa.

Torne o hábito de perguntar aos seus stakeholders qual valor comercial eles estão esperando e como eles querem usar o que quer que seu projeto esteja entregando para eles. Converse com eles sobre como eles definem o sucesso. Você pode transformar isso em um processo repetível no início de todos os projetos.