10 dicas de gerenciamento de arquivos para manter seus arquivos eletrônicos organizados

Manter seus documentos eletrônicos organizados pode ser uma tarefa bastante árdua no mundo "com fio" de hoje.

Além de armazenar documentos localmente em desktops, laptops ou dispositivos móveis, mais e mais empresas estão usando a nuvem para aplicativos de negócios básicos e armazenamento de arquivos.

Complicando ainda mais o problema de armazenamento é a necessidade de muitas empresas compartilharem documentos entre funcionários. Dentro de um escritório, isso geralmente é realizado usando um servidor de arquivos ou dispositivo de armazenamento anexado de rede (NAS).

Se for necessário acesso móvel compartilhado, os documentos poderão ser armazenados na nuvem e compartilhados atribuindo permissões de acesso.

O resultado de tudo isso pode ser um pesadelo de gerenciamento de arquivos com alguns dos documentos de uma pessoa armazenados na nuvem e alguns localmente, e até documentos individuais armazenados apenas em um lugar ou outro.

Organização é a chave para gerenciamento eletrônico de arquivos

Onde quer que os documentos sejam armazenados, é importante mantê-los organizados e atualizados. O objetivo do gerenciamento eletrônico de arquivos é garantir que você possa encontrar o que está procurando, mesmo que esteja procurando isso anos após a criação.

A maioria das pessoas de negócios já esteve na posição embaraçosa de ter uma chamada de cliente e não ser capaz de localizar rapidamente a fatura relevante ou outros documentos importantes do cliente. Igualmente irritante está se esforçando no final do ano tentando encontrar documentos referentes às contas da empresa para o contador ou ainda pior, o contribuinte.

A organização adequada dos documentos digitais é especialmente crítica em um ambiente compartilhado - se um de seus funcionários estiver ausente (temporária ou permanentemente!) você deve ser capaz de localizar facilmente quaisquer documentos criados ou gerenciados por essa pessoa.

A potencial perda de problemas de dados com os funcionários descontentes é mais um motivo para proteger seus dados comerciais.

Essas dicas de gerenciamento de arquivos ajudarão você a manter seus arquivos acessíveis:

1. Use as pastas de instalação padrão para arquivos de programas

Use os locais de arquivo padrão ao instalar programas de aplicativos. Sob Windows, por convenção, os arquivos de programas de aplicativos residem na (letra de unidade :)-> Diretório de arquivos de programas. Instalar aplicativos em outros lugares é confuso e desnecessário. 

2. Um lugar para todos os documentos

Coloque todos os documentos em uma única pasta "raiz". Para um único usuário em um ambiente do Windows, o local padrão é a pasta My Documents.

Em um ambiente de compartilhamento de arquivos, tente fazer o mesmo. Crie uma única pasta raiz (chamada "documentos compartilhados", por exemplo) e armazene todos os documentos em subpastas dentro da pasta raiz. Ter um único local para todos os documentos eletrônicos torna mais fácil encontrar coisas e executar backups e arquivos.

 3. Crie pastas em uma hierarquia lógica

Estas são as gavetas do gabinete de arquivamento do seu computador, por assim dizer. Use linguagem simples para nomear suas pastas; Você não quer estar olhando para esta lista de pastas no futuro e se perguntando o que “tfk” ou qualquer outra abreviação interessante que você inventou significa.

4. Pastas de ninho dentro de pastas

Crie outras pastas nessas pastas principais conforme a necessidade surge. Por exemplo, uma pasta chamada "faturas" pode conter pastas chamadas "2018", "2017" e "2016". Uma pasta nomeada para um cliente pode incluir as pastas "dados do cliente" e "correspondência". O objetivo é ter todos os arquivos em uma pasta em vez de ter um monte de arquivos órfãos listados.

Não crie estruturas de pastas complexas e profundas de camada. Sempre que possível, use nomes de arquivos descritivos em vez disso.

5. Siga as convenções de nomeação de arquivos

Alguns sistemas operacionais (como o UNIX) não permitem espaços nos nomes de arquivos ou pastas; portanto, evite isso se o seu ambiente de computação estiver misto.Em vez disso, use os sublinhados como um delimitador (e.g. DOE_JOHN_PROPOSTO.Doc.) Outros personagens como / ? \: * | " ^ Também são proibidos em nomes de arquivos ou pastas no Windows.

Use nomes descritivos de arquivos para facilitar a identificação e recuperação, mas não exagere - os nomes de arquivos/caminhos têm limites de comprimento que variam entre os sistemas operacionais.

Em Windows, o comprimento máximo do caminho completo para um arquivo (e.g. A letra da unidade + nomes de pastas + nome do arquivo) são 260 caracteres.Use abreviações comuns sempre que possível, como janeiro para janeiro ou corp para corporação.

6. Seja específico

Dê arquivos eletrônicos lógicos, nomes específicos e inclua datas em nomes de arquivos, se possível. A meta ao nomear arquivos é poder dizer o que é o arquivo sem ter que abri -lo e olhar. Portanto, se o documento for uma carta para um cliente, lembrando que o pagamento está atrasado, chame -o como "Overdue_20180115"; em vez de algo como "letra". Como você saberá quem é a carta sem abri -la?

Se você estiver compartilhando arquivos por e -mail ou dispositivos portáteis, você pode querer que o nome do arquivo inclua informações mais específicas, pois as informações da pasta não serão incluídas no arquivo compartilhado.

Por exemplo, se o seu documento reside em meus documentos \ Faturos \ 2017 \ Customers \ Doe_john_20180416.Doc e o arquivo é compartilhado ou enviado por e -mail que todo o destinatário verá é o DOE_JOHN_20170416.Doc e pode não ser capaz de dizer que o arquivo é uma fatura do cliente sem abri -lo.

7. Arquivo como você vai

A melhor hora para arquivar um documento é quando você o cria pela primeira vez. Portanto, adquira o hábito de usar a caixa de diálogo "Salvar como" para arquivar seu documento e nomear -o, colocando -o no lugar certo em primeiro lugar.

8. Encomende seus arquivos para sua conveniência

Se houver pastas ou arquivos que você usa muito, force -os ao topo da lista de arquivos renomeando -os com um ! ou um AA no início do nome do arquivo.

9. Abate seus arquivos regularmente

Às vezes, o antigo é óbvio, como no exemplo da pasta denominada "faturas" acima. Caso contrário, mantenha suas pastas organizadas limpando os arquivos antigos.

Fazer não Exclua arquivos relacionados a negócios, a menos que você esteja absolutamente certo de que nunca mais precisará do arquivo. Em vez. 

10. Faça backup de seus arquivos regularmente

Esteja você copiando seus arquivos para outra unidade ou fita, é importante configurar e seguir um regime de backup regular.

Bom gerenciamento de arquivos facilita a descoberta do que você deseja

Gerenciar documentos eletrônicos deve fazer parte de uma estratégia geral de gerenciamento de documentos para o seu negócio. Um plano de gerenciamento de documentos adequado deve incluir todos os aspectos do manuseio de documentos, incluindo armazenamento, recuperação, backups e segurança.

A função de pesquisa é uma coisa maravilhosa, mas nunca combinará com a facilidade de poder ir diretamente para uma pasta ou arquivo. Se você seguir essas dicas de gerenciamento de arquivos de forma consistente, mesmo que não saiba onde está, você sabe onde deveria estar - uma enorme vantagem quando se trata de encontrar o que está procurando. Boas práticas de gerenciamento de arquivos economizarão seu tempo e dinheiro comercial.