Por que as conferências começam com uma sessão plenária

Muitas grandes reuniões e conferências corporativas iniciam o programa de eventos com o que é uma sessão de abertura, às vezes chamada de sessão plenária ou uma sessão geral de abertura. Essas sessões estão mais frequentemente associadas a conferências, congressos ou convenções maiores, mas também podem ser usados ​​para eventos corporativos menores.

As sessões de abertura estão sempre programadas para um período definido no início do programa. Eles geralmente correm de uma a duas horas. As apresentações agendadas durante esses horários podem oferecer aos organizadores do evento e hospedar uma oportunidade única de abordar seus participantes.

O que constitui uma sessão de abertura?

As sessões gerais de abertura são caracterizadas por uma apresentação agendada ou série de apresentações por vários alto -falantes. Eles são voltados para abordar o público em geral.

Alguns programas de eventos eventualmente oferecem sessões de fuga simultâneas nas quais os participantes invadem grupos menores para apresentações e workshops. Outros dividem o público quase imediatamente para sessões dedicadas a certos papéis, conjuntos de habilidades ou interesses. Mas a sessão plenária serve como uma oportunidade de abordar todos os participantes do evento juntos.

O líder do organizador pode optar por cobrir itens da agenda geral e descrever os objetivos do programa geral. As sessões de abertura também geralmente incluem um palestrante e outros apresentadores que ajudam a definir o tom da convenção.

Essas apresentações podem ser realizadas em vários formatos, mas as próprias sessões por definição estão abertas a todos os participantes.

Por que começar com uma sessão plenária?

As sessões gerais de abertura mais eficazes são aquelas que são organizadas para o benefício do público e dos participantes do evento, não os organizadores do evento. Os organizadores de eventos podem aproveitar a oportunidade para se dirigir à empresa ou à associação negócios, logística de eventos e itens da agenda, mas uma ótima sessão plenária também deve entreter e motivar o público.

Programas eficazes requerem envolvimento e interesse do público. Os organizadores do evento devem lutar para recuperar esse interesse se o perderem desde o início. As sessões gerais de abertura devem iniciar o programa com uma nota forte.

Objetivos e propósitos

Ótimas sessões de abertura tendem a abordar alguma combinação dos seguintes objetivos:

• Motivar, educar e/ou entreter e envolver o público.
• Defina o tom para o programa.
• Crie uma experiência memorável.
• Compartilhe informações importantes.

As melhores sessões gerais de abertura cumprem todos esses objetivos. A sessão plenária para uma conferência anual pode incluir uma mensagem de boas -vindas do presidente da organização, seguida de um endereço do mestre de cerimônias que servirá como moderador durante a duração do evento.

A sessão plenária pode terminar com uma nota forte com um palestrante convidado que faz uma apresentação sobre motivar os participantes a alcançar certos objetivos.

Quando é feito certo

Uma boa sessão geral de abertura definirá o clima para todo o evento. Você manterá o interesse se puder manter sua sessão plenária otimista. Você quer motivar os participantes. Transmitir algumas informações que eles não conheciam antes como um gosto de coisas que estão por vir. Faça uma conexão com eles.

E, sim, é bom jogar um pouco de entretenimento, mas você não quer que o entretenimento seja todo o show.