Por que Chunking é melhor do que multitarefa para melhorar a eficiência do trabalho

Como gerentes, passamos muito do dia tentando encaixar mais trabalho em menos tempo. Uma resposta comum para profissionais sobrecarregados em todos os níveis é tentar multitarefa, realizando várias atividades ao mesmo tempo. O problema é que a multitarefa não funciona.

Por que multitarefa não é a abordagem mais eficaz

Por exemplo, imagine que, ao escovar os dentes pela manhã, você começa a pensar na agenda para uma grande reunião no final do dia. Não é preciso muito do poder de processamento do seu cérebro para escovar os dentes, e você poderá se concentrar na agenda enquanto lidava mecanicamente a tarefa de limpeza de dentes da manhã.

Mas e as duas tarefas que exigem mais capacidade do seu cérebro? Você pode estar falando ao telefone enquanto prepara o café da manhã. Você pode realizar as duas tarefas corretamente, mas a oportunidade de erros devido a lapsos de atenção é grande.

Chunking como uma alternativa à multitarefa

"Chunking" descreve como funciona a utilização da memória humana. É importante lembrar esse conceito, pois consideramos concluir várias tarefas simultaneamente. De fato, estamos alternando entre eles, em vez de fazê -los ao mesmo tempo (embora, no caso de escovar os dentes, pode parecer simultâneo).

Imagine que você está ao telefone quando alguém entra em seu escritório. Eles pedem seu conselho ou uma decisão rápida sobre um problema. Você para de ouvir a pessoa no telefone brevemente, digitalize a nota à sua frente, rabisque uma resposta e volte para a ligação. Você não fez as duas atividades (telefonema e conversa pessoal) ao mesmo tempo.

Você realmente fez três tarefas em sequência: iniciou o telefonema, teve a conversa pessoal e depois retomou a ligação. Assim como no exemplo do café da manhã acima, você poderia ter feito melhor os dois e, em menos tempo total, se você tivesse feito um após o outro, em vez de ao mesmo tempo. O motivo é que, ao iniciar cada tarefa, você deve se concentrar nela e começar.

O tempo de inicialização ineficaz da multitarefa

Quando você iniciou a ligação, você teve que pensar sobre isso, encontrar o número de telefone e fazer a chamada. Quando você foi interrompido, você tinha que descobrir o que a pessoa queria que você pudesse dar uma decisão a eles. Finalmente, quando você retomou o telefonema, você precisava se lembrar de onde parou. Você pode até ter que dizer, "Opa, desculpe, alguém entrou. O que você estava dizendo?"

Quanto mais partidas e paradas você faz durante o dia, mais desses momentos de start-up que consomem muito tempo. Esses momentos são tempo não produtivo. Se você tiver um relatório diário para se preparar, o momento de inicialização provavelmente é bem curto em comparação com o relatório que você só faz trimestralmente. Ainda assim, se você estiver preparando esse relatório e é interrompido, você terá quase o mesmo tempo para inicialização cada vez.

Digamos, por exemplo, você pode escrever um relatório em 30 minutos sem interrupções. No entanto, pode levar várias horas se tarefas e interrupções não planejadas aparecerem ao longo do dia. Esse atraso substancial geralmente não vem tanto das interrupções reais quanto do tempo necessário para reiniciar o relatório repetidamente.

Por que você deve tentar Chunking

Ok, às vezes você tem que multitarefa. Seu trabalho pode estar operacional, então o que é melhor do que multitarefa? Chunking é melhor para a produtividade.

Chunking é o conceito de quebrar o seu dia em pedaços maiores em vez de reagir a interrupções constantes. Quanto mais pedaços de tempo você puder se dedicar a tarefas específicas, menos momentos iniciantes você terá, e sua eficiência melhorar. Como você não gastará tanto tempo em momentos iniciantes, você terá mais tempo, e você vai fazer mais. Como bônus, como você poderá se concentrar na única tarefa em questão, você fará isso melhor.

Como barra lateral, os gerentes de projeto há muito tempo descobriram o poder dessa técnica e criaram sua própria versão de "Chunking" por meio do processo de estrutura de quebra de trabalho.

Como começar com o Chunking no trabalho

Então, como você pode começar a Chunking?

• Comece pequeno até sentir a sensação disso. Escolha uma única tarefa, talvez seu relatório semanal.
• Reserve os 30 minutos que você sabe que vai levar.
• Feche sua porta ou coloque um sinal que lê "Genius no trabalho" ou algo assim e depois se concentre no relatório e nada além do relatório.
• Ignore o telefone.
• Não verifique o email.
• Basta escrever o relatório.

Tente o mesmo com telefonemas, reuniões de funcionários e outras atividades regulares. Concentre -se, com seus dias fora e, depois de algumas semanas de prática, você sentirá e será mais eficiente.

A linha inferior

Não perca tanto seu tempo tentando multitarefa. Em vez disso, torne -se mais eficiente e mais produtivo ao Chunking. Embora o termo seja estranho, o conceito é eficaz.

Atualizado por Art Petty