O que incluir em um manual de procedimentos de funcionários

Todas as empresas que têm funcionários (mesmo apenas um funcionário) devem ter um manual de funcionários. O que é um manual de funcionários? É um documento de três partes (ou três documentos diferentes) que o ajuda como proprietário da empresa de várias maneiras:

• Para dar informações aos funcionários para ajudá -los a fazer seu trabalho e conhecer seus benefícios e direitos
• Para ajudá -lo como proprietário da empresa a gerenciar sua empresa e 
• Para proteger você e seus funcionários. 

As três partes do manual são:  

• Um manual de políticas que diz aos funcionários o que é exigido deles e como cumprir as regras do negócio, 
• Um manual de procedimentos que ajuda a treinar funcionários e ajuda os funcionários atuais a saber como fazer seus empregos e 
• Uma descrição de benefícios, incluindo folga, pagamento e outros benefícios do trabalho. 

Este artigo descreve as seções que devem ser incluídas e alguns assuntos legais que precisam fazer parte do manual.

Benefícios do empregado

Descreva os benefícios dados aos funcionários. Explique como os funcionários podem se tornar elegíveis para benefícios e se todos os funcionários se qualificam. Alguns empregadores restringem certos benefícios apenas para funcionários em tempo integral, então explique o que significa "tempo integral".

Você pode restringir os benefícios aos funcionários que concluíram seu tempo de estágio; Explique como isso funciona. Explique quais benefícios são funcionários de taxableto. Inclua benefícios exigidos por lei, como compensação do trabalhador e seguro de desemprego. Você deve pagar por isso, então você pode obter crédito por eles.

Por fim, inclua sua discussão sobre aumentos e promoções aqui, e não na seção de avaliação abaixo. As avaliações não devem ser amarradas diretamente a aumentos, embora muitas vezes sejam difíceis de separar.

Políticas de folga e benefícios

Você não é legalmente obrigado a dar folga aos funcionários, para férias, férias, tempo de doença ou tempo pessoal. Então, se você der uma folga, obtenha algum crédito por isso. Explique que dias são dados para férias e como a elegibilidade das férias é determinada.

Inclua uma descrição de como o pagamento é determinado para folga, para funcionários de meio período, por exemplo. Explicar circunstâncias que podem fazer com que um funcionário perca tempo; Por exemplo, se um funcionário não funcionar no dia anterior e depois de um feriado, nenhum salário é dado para um feriado.

Políticas de escritório

Explique todas as políticas, incluindo restrições ao uso de tabagismo e uso de drogas ("Somos um escritório de uso que não fumante e sem drogas.") Explique os motivos das políticas se você quiser. Inclua uma política sobre não discriminação. Mais importante, explique as políticas de participação e as consequências do absenteísmo e atraso excessivos. Veja esta lista completa de políticas de escritório.

Avaliações de funcionários, disciplina, terminações

Nesta seção, explique como e quando os funcionários são avaliados. Discuta o processo de disciplina para violações das políticas.

Por exemplo, quantos avisos um funcionário recebe por aparecer tarde? Inclua informações sobre quais crimes são tão graves que são motivo de rescisão imediata (uso de drogas, roubo, assédio, etc.) e explique o que acontece com o pagamento dos funcionários em caso de rescisão.

Você também deve incluir uma frase ou duas ao avisar (você deseja duas semanas de antecedência, é claro). Mas você não precisa notificar os funcionários que estão sendo demitidos, a menos que você queira.

Procedimentos do escritório

Um manual de funcionários é um bom lugar para passar por procedimentos do escritório. O que acontece pela primeira vez pela manhã? O que fazemos em caso de incêndio? Como os fornecedores/solicitações externos são tratados? Ter os principais problemas abordados no manual facilita o treinamento de novas contratações e dá aos funcionários um lugar para olhar quando algo aparece.

Termos legais em manuais de funcionários

Dois itens legais que também devem ser incluídos no manual do seu funcionário:

• Declaração de "sem contrato": Você não quer que nenhum funcionário pense que eles têm um contrato sob o qual você deve mantê -los por um período específico. Certifique -se de que os funcionários saibam que você não está dando a eles um contrato de trabalho implícito. Você precisa ser capaz de encerrar um funcionário a qualquer momento. Cuidado para não dizer algo como "Após o seu período de estágio de 90 dias ..." Esta afirmação implica que a pessoa é contratada por 90 dias, e você pode decidir que não está malhando depois de um dia! Em vez disso, diga algo assim: "Se você completar com êxito seu período de estágio ..." Obtenha a ajuda de um advogado para redigir esse idioma "sem contrato".
• A assinatura do funcionário: Dê a cada novo funcionário uma cópia do manual da Hire, peça ao funcionário leia e depois assine que ele/ela entende o conteúdo do manual. Embora isso não impeça os problemas dos funcionários, pode ajudar se um funcionário formar uma ação contra você, dizendo que eles "não sabiam" o comportamento deles poderia fazer com que eles sejam demitidos.

Mais importante: obtenha ajuda de um advogado

Enquanto você trabalha no manual do seu funcionário, escreva -o com suas próprias palavras, mas é tão importante fazer com que um advogado o revise para garantir que seja (a) completo, (b) cumpra as leis atuais em seu estado e é (c ) justo para todos os funcionários.