O que é uma reunião pré-consultor?

Uma reunião pré-consultor é a abreviação de uma "reunião de pré-conferência."É uma chance de reunir os principais jogadores em uma conferência, para que todos possam revisar seu plano para executar uma conferência de sucesso. Esta reunião geralmente ocorre no espaço da conferência.

Aqui está o que você precisa saber sobre uma reunião pré-consultiva antes de organizar seu próximo evento.

O que é uma reunião pré-consultor?

Dependendo do tamanho da conferência, pode haver dezenas-até centenas de pessoas responsáveis ​​pela execução bem-sucedida do evento. A reunião pré-con-con, ou simplesmente "The Pre-Con", é uma chance para todas essas pessoas se encontrarem em um só lugar e discutirem os detalhes do evento planejado. Esta é uma chance para os fornecedores fazerem perguntas, para os organizadores prepararem a equipe para qualquer peculiaridade e para as equipes avaliarem o espaço e decidirem onde colocar mesas, cadeiras, etapas ou qualquer outro acessório.

A reunião pré-consultor normalmente ocorre alguns dias antes do evento. No dia de um evento, um passo a passo mais curto pode atualizar os participantes do plano pouco antes das portas da conferência abertas.

Algumas pessoas podem associar reuniões antes do consumo ao planejamento de conferências maiores, convenções, congressos e programas de incentivo. No entanto, também é comum realizar uma reunião pré-consultura para seminários e outros eventos especiais. Até pequenas reuniões em uma sala de conferências de hotel devem ser precedidas por uma reunião pré-confeiteiro.

Como funciona uma reunião pré-consultor?

Para aqueles que podem não planejar reuniões frequentes, uma reunião pré-consultura pode parecer desconfortável ou desajeitada no começo, porque pode incluir novos termos ou idiomas, como "retomar de eventos" ou "Ordem de Eventos de Banquetes."No entanto, as reuniões pré-consultores devem suavizar quaisquer mal-entendidos ou aspectos pouco claros do evento. Esta é sua chance de perguntar o que esses termos significam e quaisquer outras perguntas que melhorarão o sucesso do evento.

O que esperar durante uma reunião pré-confeiteiro

Na reunião pré-consultiva, o planejador de eventos revisará toda a logística final para um determinado programa com a equipe de gerenciamento de fornecedores envolvida no programa.

Normalmente, uma reunião pré-consultor é coordenada e agendada pelo gerente de serviços de conferência do local. Por exemplo, se sua conferência estiver sendo realizada em um hotel, esse hotel provavelmente terá um funcionário cujo trabalho é coordenar eventos como o seu. Essa pessoa convidará gerentes de várias áreas envolvidas no evento para revisar seu papel particular para um evento.

Este é um excelente momento para a reunião ou planejador de eventos estabelecer um relacionamento com todos os envolvidos.

Durante o Pre-Con, é apropriado para o planejador de eventos destacar alguns dos principais objetivos do evento, incluindo informações importantes sobre a organização que hospeda o evento, as principais mensagens transmitidas no evento e os VIPs importantes que devem participar.

Revise o currículo do evento

Um currículo de evento detalha todas as especificações do evento. Inclui todas as informações relevantes, incluindo datas, horários, contatos, perfis de participantes, contatos de emergência, alimentos e bebidas, transporte, informações de remessa, cobrança, áudio/visual e outras necessidades especiais.

Cada gerente de departamento revisará seu papel no evento, incluindo detalhes relevantes e seus procedimentos operacionais típicos. Eles também revisarão sua compreensão do contrato de eventos e informações compartilhadas anteriormente nas ordens de evento de banquetes.

Os planejadores de reuniões e eventos devem se lembrar de fazer perguntas detalhadas relacionadas às especificações do evento durante esse período, como níveis de pessoal e os nomes dos principais contatos de todas as áreas representadas que estarão presentes durante o evento real. Os principais elementos da discussão pré-consultoria podem incluir uma revisão de:

• Requisitos de comida e bebida
• Requisitos da lista de quartos de hóspedes
• Requisitos de exibição de conferência e feira de negócios
• Sala de reuniões e requisitos de espaço na feira de negócios (incluindo plantas detalhadas)
• Requisitos técnicos, como especificações elétricas e de telecomunicações
• Detalhes sobre a colocação de sinalização e outras decorações

Faça alterações de última hora

A reunião pré-con-con é o momento ideal para fazer mudanças de última hora. Embora nem sempre gostem, a maioria dos fornecedores e fornecedores espera alguns ajustes de última hora e substituições, mas tentam manter os pedidos razoáveis.

Obviamente, a extensão das mudanças que podem ser consideradas razoáveis ​​depende de quão cedo o pré-consulte está acontecendo. Se o Pre-Con estiver agendado durante um período em que a configuração já estiver em andamento, considere a realização de uma inspeção inicial para garantir que tudo esteja funcionando bem. Dessa forma, você saberá quais mudanças poderiam ser feitas sem comprometer o progresso que já ocorreu.

Takeaways -chave

• Uma reunião pré-consultor é uma reunião que ocorre antes de uma conferência em um centro de convenções, hotel ou qualquer outro espaço de evento.
• A reunião pré-consultor oferece uma oportunidade para todos os principais jogadores e funcionários revisarem suas responsabilidades, objetivos e expectativas.
• A reunião pré-consultor normalmente ocorre alguns dias antes do evento.
• Esta é uma das últimas oportunidades que os organizadores terão para solicitar alterações antes do início do evento.