Quais informações são armazenadas em registros médicos de funcionários?

O arquivo médico dos funcionários é o repositório de tudo o que tem a ver com saúde, benefícios à saúde, licença relacionada à saúde dos funcionários e seleções de benefícios e cobertura para o funcionário. O empregador mantém um arquivo médico separadamente para cada funcionário. O conteúdo desses arquivos nunca se mistura com nenhum outro arquivo de funcionários, como o arquivo de pessoal.

Como o arquivo médico contém informações confidenciais e confidenciais, ele deve residir em um local seguro, bloqueado e inacessível. O gabinete de arquivos que abriga os arquivos médicos dos funcionários também deve bloquear e a equipe de RH deve ter as únicas chaves. O acesso a arquivos médicos de funcionários é restrito apenas à equipe de recursos humanos.

A Lei de Portabilidade e Portabilidade do Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais; Os registros médicos devem ser armazenados separadamente e além de outros registros de negócios. Nunca armazene registros médicos de funcionários no arquivo de pessoal geral do funcionário.

Devido à confidencialidade das informações, os registros devem ser isolados de arquivos que funcionários como supervisores ou gerentes podem acessar. (Na verdade, isso também é recomendado para arquivos de pessoal no Geral-Give Somente acesso à equipe de RH.)

Conteúdo do arquivo médico do funcionário

Esses são os tipos de itens que devem ser armazenados em segurança no arquivo médico do funcionário. Em caso de dúvida, errar do lado de proteger as informações clinicamente relacionadas de seus funcionários. 

• Aplicações e formulários de seguro de saúde
• Aplicações e formulários de seguro de vida
• Informações sobre o beneficiário designadas
• Inscrições para qualquer outro benefício de funcionários que possa exigir informações médicas, como o Vision Insurance
• Pedidos de folhas médicas pagas ou não pagas
• Relatórios da Family Medical and Leave Act (FMLA) e aplicativos e papelada relacionados
• Documentação do FMLA assinado por médicos
• Documentação sobre as doenças de um membro da família ou criança para quem você solicita o tempo do FMLA para fornecer cuidados contínuos
• Documentação de licença médica relacionada para funcionários inelegíveis para o FMLA de folga do trabalho
• Exames, notas, correspondências e recomendações do médico
• Desculpas medicamente relacionadas ao absenteísmo ou atraso de um médico
• Restrições médicas de trabalho com documentação do médico recomendado
• Relatórios de acidentes e lesões, incluindo documentos exigidos pela OSHA
• Relatórios de compensação dos trabalhadores de lesão ou doença
• Qualquer outro formulário ou documento que contenha informações médicas privadas sobre um funcionário

Se você mantiver esses arquivos confidenciais, seus funcionários confiarão em você e você defenderá o espírito e o significado da lei. 

Observe que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas por precisão e legalidade. O site é lido por um público em todo o público e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e país para país. Por favor, procure assistência legal ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação e decisões legais estejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.