O que uma recepcionista faz?

Por definição, uma recepcionista é a primeira pessoa a ser vista por um visitante de qualquer negócio. Eles são a primeira linha de defesa de uma empresa. A entrada da frente de um complexo de escritórios ou uma instalação médica geralmente terá uma recepcionista estacionada lá para direcionar os visitantes para o escritório correto dentro da instalação. Escritórios individuais dentro da empresa também podem ter seus próprios recepcionistas.

Deveres e responsabilidades da recepcionista

Recepcionistas executam uma variedade de tarefas administrativas e de escritório:

• Atender chamadas telefônicas: Isso pode envolver receber mensagens ou direcionar chamadas para o pessoal apropriado e até mesmo responder diretamente a perguntas gerais de clientes, clientes e outros.
• Agende clientes e clientes: A maioria dos recepcionistas é responsável pelo agendamento de clientes e clientes para se reunir com o pessoal, ou agende pessoal para tarefas externas, como participações judiciais e reuniões.
• Receba visitantes: Uma recepcionista pode ser capaz de lidar com as necessidades de um cliente, mas muitas vezes os direciona para o pessoal ou local adequado.
• Coletar informação: Isso é mais comum para quem trabalha em instalações médicas. Eles podem ser acusados ​​de coletar informações pessoais de novos pacientes e confirmar a cobertura do seguro.
• Responda ao correio recebido: Isso inclui e -mail e correio em papel, normalmente direcionando cada um para o pessoal adequado.

Alguns recepcionistas também assumem deveres de secretariado, como digitar, arquivar e copiar correspondências e documentos.

Salário da recepcionista

O salário pode variar um pouco pela indústria, mas essa geralmente é uma posição de nível básico e paga de acordo. Recepcionistas são geralmente compensados ​​por hora, mas alguns podem ganhar salários.

• Salário médio anual: US $ 28.392 (US $ 13.65/hora)
• Salário anual 10% dos 10%: Mais de US $ 40.872 (US $ 19.65/hora)
• Salário anual de 10% inferior: Menos de US $ 20.072 (US $ 9.65/hora)

Fonte: u.S. Bureau of Labor Statistics, 2017

Educação, treinamento e certificação

Esta não é uma posição que requer muita educação ou treinamento.

• Educação: Os recepcionistas geralmente precisam ter um diploma do ensino médio ou equivalente.
• Treinamento: O treinamento geralmente está no trabalho e específico para as necessidades de um setor ou empresa em particular.
• Experiência: O conhecimento de programas de computador e software pode ser útil porque muitas das tarefas de uma recepcionista são aceleradas pela tecnologia.

Habilidades e competências recepcionistas

As habilidades necessárias para um trabalho de recepcionista podem variar com base no setor, mas algumas são comuns para a maioria das empresas.

• Profissionalismo: Você é a primeira pessoa que um cliente ou outro visitante vê ao chegar. Você é a primeira impressão deles do seu empregador. Você deve incorporar os ideais da sua empresa, tanto em seu comportamento quanto em sua aparência.
• Habilidades de comunicação: Seu trabalho principal é cumprimentar as pessoas. Descubra o que eles precisam e ajude -os a obtê -lo. A maior parte dessa comunicação será verbal, pessoalmente ou por telefone.
• Habilidades interpessoais: Você trabalhará em estreita colaboração com várias pessoas. Se uma reunião importante cair, você pode ter que explicar por que. Se alguém estiver tendo um dia ruim, você pode suportar o peso dele e responder adequadamente pode ser crítico.
• Nervos de aço: Se uma emergência se desenvolver em ou na frente do seu local de negócios, você pode ser a primeira pessoa que deve responder e decidir o que fazer.
• Habilidades tecnológicas: Você estará usando um sistema telefônico complexo, provavelmente um com várias linhas internas e externas que você deve continuar operando sem problemas. Você também pode ter que estar familiarizado com planilhas, software de processamento de palavras, sistemas de e-mail e compartilhamento de arquivos da sua empresa e possivelmente várias plataformas de mídia social.
• Organização: Você será o nexo de grande parte da comunicação interna do seu empregador, então você não apenas precisará se manter organizado, mas também terá que manter todos os outros organizados. Você pode ser responsável por estocar e endireitar materiais de leitura ou recursos informativos em sua área de espera também.
• Capacidade multitarefa: Um telefonema inevitavelmente entrará enquanto você ainda estiver na linha com outra pessoa. Você terá que cumprimentar o novo chamador e depois voltar. Enquanto isso, três pessoas podem estar esperando pessoalmente para falar com você. Você terá que manter as necessidades de cada pessoa separadas em sua mente, não negligenciar ninguém e não ficar sobrecarregado ou frustrado.

Perspectivas de emprego

No geral, prevê -se que o crescimento do emprego para recepcionistas nas indústrias de saúde seja de cerca de 9% de 2016 a 2026, que é sobre a média. Outras indústrias podem se tornar mais dependentes da tecnologia e menos necessitando de porteiros humanos.

O avanço é comum interno. Muitos recepcionistas mudam para outras posições em suas empresas.

Ambiente de trabalho

Recepcionistas podem ser encontrados em praticamente todos os setores. É seu trabalho proteger a porta e manter a ordem sobre os hóspedes, telefones e correio de entrada. Isso significa que eles não têm muito em termos de privacidade pessoal. Seus locais de trabalho geralmente estão localizados em áreas de alto tráfego e podem ter que lidar com clientes, clientes ou situações desagradáveis.

Horário de trabalho

Esta é normalmente uma posição de tempo integral durante o horário comercial regular. Isso pode variar entre as empresas que permanecem abertas nos fins de semana, feriados ou noites, no entanto, como instalações médicas. Aproximadamente 25% dos recepcionistas trabalham em meio período.

Como conseguir o emprego

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Seu currículo não precisa ficar por conta própria. Uma boa carta de apresentação chamará a atenção do seu leitor desde o início, obrigando -a a virar a página e ler sobre.

Pesquisa comumente feita perguntas da entrevista

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Comparando trabalhos semelhantes

Aqueles que consideram o papel da recepcionista também podem estar interessados ​​nessas carreiras:

• Representante de atendimento ao cliente: $ 32.890
• Funcionários de informações: $ 33.680
• Técnicos e assistentes da biblioteca: US $ 29.050

Fonte: u.S. Secretaria de Estatísticas Trabalhistas

Exemplo de currículo da recepcionista

Este é um exemplo de currículo para uma posição recepcionista. Faça o download do modelo de currículo da recepcionista (compatível com o Google Docs e Word Online) ou veja abaixo para mais exemplos.

Exemplo de currículo da recepcionista (versão de texto)

Jonathan Requerente
123 Moore Avenue
Albany, NY 12201
(111) 222-3333
[email protected]

RECEPCIONISTA

Gerenciando um escritório ocupado e acelerado com profissionalismo e eficiência

Experiente em ambientes legais e médicos e se orgulhe de ser o primeiro rosto que os clientes veem no escritório ou a primeira voz que ouvem ao telefone.

As habilidades importantes incluem:

• Microsoft Office
• Telefones multilinas
• Resolução de conflitos
• Atendimento ao Cliente
• Altamente organizado
• Multitarefa

Experiência profissional e voluntária

Escritórios de direito de Smith e Reilly, Colonie, NY
Recepcionista/assistente administrativo (Fevereiro de 2015-presente)

Primeira pessoa de contato para clientes. Organize documentos em preparação para as datas do tribunal. Agende e participe de reuniões e tire minutos. Outras tarefas gerais do escritório.

Consultório odontológico de DR. Smith, Albany, NY
RECEPCIONISTA (Novembro de 2012 a janeiro de 2015)

Cumprimentou os pacientes quando chegaram. Compromissos programados pessoalmente e por telefone. Lidou com arquivos médicos (fazendo anotações, classificação e arquivamento). Registrou reivindicações com companhias de seguros odontológicos.

Companhia nacional de energia e gás, Albany, NY
Representante de atendimento ao cliente (Maio de 2011 a outubro de 2012)

Atendeu chamadas de atendimento ao cliente e problemas e preocupações resolvidas. Direcionou os clientes a recursos apropriados quando necessário. Sistema de atendimento ao cliente baseado em computador confortavelmente usado.

Camp Happiness, Albany, NY
Conselheiro Voluntário (Junho de 2009-presente)

Passe uma semana todo verão trabalhando no acampamento para crianças em idade escolar. Organizar atividades e servir como mentor para frequentar a juventude.

Educação e credenciais

City College, Albany, NY
Bacharel em Artes em Administração de Empresas, 2011