O que um secretário de arquivo faz?

Os funcionários de arquivos usam um sistema, geralmente numérico ou alfabético, para manter registros de papel ou eletrônicos, incluindo correspondência, recebimentos, contratos e faturas, para garantir que as informações sejam fáceis de localizar quando necessário. Eles organizam e arquivam documentos, recuperam dados e carregam arquivos eletrônicos.

De acordo com o U.S. Atualização do Bureau of Labor Statistics 2018, aproximadamente 110.020 funcionários de arquivos foram empregados no U.S. Eles trabalham em assistência médica, serviços sociais, academia e vários tipos de escritórios profissionais, como escritórios de advocacia. Qualquer organização que gera um grande volume de documentos de papelada ou documentos eletrônicos contrate os funcionários de arquivos.

Funcionários e responsabilidades do funcionário de arquivos

Empresas, grandes e pequenas, têm servidores, armários, gavetas, salas e armazéns, onde arquivos de casos, documentos e outros tipos de informações são armazenados. Os funcionários dos arquivos são responsáveis ​​pela manutenção desses espaços. Este trabalho geralmente requer a capacidade de fazer o seguinte trabalho:

• Desenvolver sistemas de arquivamento organizado.
• Criar, processar e manter registros de arquivo.
• Arquive e recupere documentos para outro pessoal.
• Prepare registros para o armazenamento fora do local.
• Mantenha os logs da sala de arquivos para rastrear a localização dos arquivos.
• Descarte os arquivos de acordo com os cronogramas de retenção de documentos estabelecidos.

Além de gerenciar os registros de uma organização, os funcionários podem ser chamados para ajudar em várias outras áreas, incluindo a saudação de visitantes; atender telefones e direcionar chamadas; digitar memorandos, e -mails e outros tipos de documentos; transcrever gravações; projetar formulários; equipamento de escritório operacional; e manipulando materiais confidenciais.

Salário do funcionário do arquivo

O salário de um secretário de arquivos varia de acordo com a experiência, o local e a capacidade de multitarefas em outras funções:

• Salário médio anual: $ 31.700 (US $ 15.24 horas)
• Salário anual dos 10% principais:Mais de US $ 50.230 (US $ 24.15/hora)
• Salário anual de 10% inferior: Menos de US $ 21.390 (US $ 10.28/hora)

Fonte: u.S. Bureau of Labor Statistics, 2018

Educação, treinamento e certificação

Os padrões educacionais são básicos para esta profissão, e a maioria dos treinamento ocorre no trabalho.

• Educação: Um diploma ou equivalente no ensino médio é normalmente necessário, embora algumas pessoas que trabalham como balconistas tenham graus de graduação e avançado. Cerca de 11% têm certificados pós -secundários.
• Treinamento: Alguma experiência de trabalho em um campo semelhante é útil. O treinamento no trabalho geralmente envolve trabalhar com um funcionário mais experiente por algumas semanas a alguns meses.

Habilidades e competências do funcionário de arquivos

Trabalhar como balconista requer fortes habilidades de organização e comunicação, bem como atenção meticulosa aos detalhes. Os funcionários de arquivos também podem ser obrigados a realizar um levantamento pesado ocasional de caixas de arquivo e similares. Outras habilidades e habilidades vitais incluem:

• Habilidades de computador e software: Você deve se sentir à vontade usando a Internet e o processamento de texto, planilha e aplicativos de e -mail. Você também pode precisar estar familiarizado com o software de gerenciamento de documentos, como EfileCabinet ou armazenamento de arquivos na nuvem.
• Habilidade de compreensão de leitura: Grande parte dessa posição envolve derivar a natureza de um documento de seu conteúdo e colocá -lo em um local lógico, onde outros esperam encontrá -lo.
• Habilidades auditivas:A escuta é importante para entender as necessidades dos colegas de trabalho e implementar seus pedidos e sugestões.
• Habilidades de pensamento crítico: As habilidades de lógica e tomada de decisão são essenciais para classificar rapidamente vários documentos e determinar o que fazer com eles.

Perspectivas de emprego

Espera -se que o emprego do funcionário do arquivo diminua cerca de 10% entre 2016 e 2026, à medida que as organizações combinam funções administrativas, como recepção e arquivamento, e a capacidade e a facilidade de uso do armazenamento de dados tecnológicos continuam a crescer.

Ambiente de trabalho

Os funcionários de arquivos são empregados em um ambiente de escritório, onde passam grande parte do tempo recuperando e entregando arquivos a outros funcionários ou sentados na frente de um computador. Os funcionários de arquivos que trabalham em um escritório maior têm a oportunidade de se encontrar e interagir com o pessoal da empresa em muitos níveis.

Horário de trabalho

Os funcionários do arquivo funcionam durante o horário comercial normal como regra. Quando um escritório está aberto a clientes e outros funcionários estão no trabalho, espera -se que um balconista esteja lá. Como o volume de documentos produzidos pode ser significativo, dependendo do tamanho e da natureza da organização, um balconista pode ter que trabalhar em tempo integral para acompanhar o fluxo. Mas isso não significa que oportunidades de compartilhamento de trabalho ou posições de meio período não estão disponíveis. As horas extras geralmente não são necessárias.

Como conseguir o emprego

Atualize seu currículo

Antes de enviar um currículo para possíveis empregadores, revise e atualize -o para garantir que seja atual e livre de erros de digitação e imprecisões. Se você não tiver um currículo ou qualquer experiência no trabalho para listar, use dicas de especialistas e um exemplo sólido para criar um primeiro currículo vencedor.

Prepare -se para a entrevista

Antes da entrevista, pesquise a empresa e peça a um amigo para ajudá -lo a praticar responder a algumas das perguntas mais comuns da entrevista. Quanto mais você pratica, mais confortável você sentirá quando estiver sentado em frente ao gerente de contratação.

Comparando trabalhos semelhantes

As pessoas interessadas em trabalhar em um cenário de escritório também consideram outros tipos de trabalhos de escritório. Alguns desses trabalhos podem exigir educação e treinamento adicionais. Aqui está uma lista de trabalhos semelhantes, juntamente com seus salários anuais medianos:

• Auxiliar Administrativo: $ 38.880
• Contador: $ 40.240
• Transcriptionist médico: $ 34.770

Fonte: u.S. Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook, 2018