Quais são as diretrizes para planejar um evento público ou comunitário?

As organizações do bairro em cidades de todo o país hospedam eventos públicos e comunitários especiais, como festivais ao ar livre, feiras de rua e carnavais. Muitos desses eventos públicos - particularmente os de sucesso - tornam -se festividades antecipadas e às vezes um ponto de orgulho para a comunidade de hospedagem. Embora existam aspectos do planejamento e execução de eventos que são compartilhados em todos os tipos de eventos, desde casamentos até conferências corporativas, os eventos públicos tendem a ter suas próprias necessidades e desafios. Um desses fatores exclusivos de planejamento de eventos públicos está trabalhando e recebendo permissão de agências governamentais.

Às vezes, a melhor maneira de aprender é apenas pular. Outras vezes, vale a pena aprender com as lições e experiências de outras pessoas. Nesse caso, vamos aprender com a cidade de Chicago. Experiente com a organização de cerca de 350 eventos especiais em todo o Chicago, o Escritório de Eventos Especiais do Prefeito criou seu Guia de Recursos de Eventos Especiais e Pacote de Permissão de Eventos Especiais, que inclui idéias práticas que outras cidades e cidades desejam incorporar em seus eventos da comunidade. Aqui estão as principais dicas para o planejamento de eventos da comunidade bem -sucedidos dos próprios mestres.

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Ter um processo formal de inscrição

Em Chicago, o Código Municipal exige que as organizações que desejam sediar um evento da comunidade para enviar um pedido formal que concorda com certas diretrizes de eventos, como:

• Nenhuma taxa pode ser cobrada pela admissão (defina um valor de doação).
• Os fornecedores de alimentos devem ser licenciados e possuir certificação.
• Os fornecedores de licor devem ser licenciados (apenas cerveja e vinho).
• Os fornecedores de mercadorias devem ser licenciados.
• A autoridade de trânsito de Chicago deve ser notificada.

Ter um processo formal de inscrição para eventos especiais públicos e comunitários pode reduzir a carga de trabalho e simplificar as aprovações, o que é uma vitória para todos.

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Requer uma licença de evento especial

Além do processo de inscrição de eventos, a cidade de Chicago também exige que os organizadores enviem um pedido de permissão de evento especial, que transporta seus próprios requisitos, como:

• O pedido deve ser enviado no mínimo 45 dias antes do evento.
• As inscrições devem ser notificadas.
• Os organizadores devem produzir um certificado de seguro por US $ 1 milhão em responsabilidade geral comercial nomeando a cidade de Chicago como um segurado adicional.

Enquanto, a princípio, pode parecer que Chicago simplesmente cria alguns aros burocráticos para pular quando se trata de eventos da comunidade, sem dificultar muito os aplicativos que a cidade garantiu que todos os eventos públicos atendam ao seu conjunto de requisitos - muitos dos quais relacionar -se com a segurança.

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Requer um mapa de eventos com aplicação de permissão

Os organizadores devem enviar como parte de qualquer solicitação de permissão de evento especial, um mapa de eventos que identifica as áreas de fechamento da rua propostas e o plano de re-rote. O mapa também deve considerar espaços de garagem públicos, acesso à entrada de automóveis e espaço de fogo. Os sinais e barricadas de desvio devem atender aos requisitos da cidade, e os organizadores devem obter esses suprimentos diretamente. Os seguintes itens são considerados ao emitir uma licença:

• Segurança Pública.
• A proximidade de outro evento na área ao mesmo tempo.
• Emissão anterior de uma permissão para outro evento no mesmo mapa de localização.

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Requer licenças de tenda e dossel

Em Chicago, tendas ou dosséis maiores que 240 pés quadrados em eventos públicos exigem licenças da cidade. Se maiores que 600 pés quadrados, os desenhos devem ser carimbados por um arquiteto ou engenheiro estrutural licenciado, e planos de saída e de emergência, incluindo sinais e iluminação, devem ser enviados. Se o tamanho exceder 4.000 pés quadrados, a solicitação de permissão deverá ser submetida pela empresa responsável por erguer a estrutura. Este processo garante que as medidas de segurança sejam levadas a sério.

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Exigem parcerias com funcionários de segurança pública

Eventos especiais em Chicago devem envolver os departamentos de polícia e bombeiros. Os organizadores devem se reunir com o comandante da polícia (e/ou seu representante) para abordar questões como uma faixa de trânsito para veículos de emergência, planos de segurança e posto de comando designado no evento. Os organizadores devem designar um indivíduo que atuará como ligação para o Departamento de Polícia, Departamento de Bombeiros, Ruas e Departamentos de Saneamento, Escritório de Eventos Especiais e outros. Isso ajudará a ter pelo menos uma pessoa experiente e experiente em sua equipe servindo como ponto de coordenação para todos esses departamentos públicos.

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Forneça uma lista de verificação de código de segurança contra incêndio

Os organizadores de festivais e eventos ao ar livre em Chicago recebem uma lista de verificação e obrigados a atender a certos requisitos do código de segurança contra incêndio, incluindo:

• As tendas devem ser feitas de material retardador de fogo (certificação necessária).
• Extintores de incêndio são necessários em cada estande.
• Linhas temporárias de assentos devem acomodar 5 a 14 pessoas (máximo).
• Corredores temporários de assentos devem ter no mínimo 36 polegadas.
• Líquidos inflamáveis ​​não devem ser armazenados em nenhuma barraca, dossel ou cabine.
• O lixo não poderá acumular.
• Os cabos elétricos devem ser presos e várias tomadas são recomendadas.
• Recomenda-se pistas de incêndio para veículos de emergência (pista de fogo de 10 pés).
• Básico c.P.R. e os cursos de primeiros socorros são recomendados para os funcionários.

Planejadores de eventos públicos experientes e novos apreciam uma boa lista de verificação.

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Garanta práticas seguras de manuseio de alimentos

A cidade de Chicago exige que os fornecedores participem de uma aula do Departamento de Saúde antes de enviar quaisquer inscrições. Além disso, os fornecedores devem obter um treinamento e certificação de saneamento do festival de verão (oferecido pela Illinois Restaurant Association). O oficial de saúde, que determina se um fornecedor receberá uma permissão para operação, mantém a autoridade para suspender qualquer permissão a qualquer momento.

A cidade descreve regras detalhadas para alimentos, recipientes, rótulos, proteção de alimentos, higiene pessoal, equipamentos alimentares, resíduos, construção de estandes e material tóxico. Também exige que os fornecedores participem de um seminário obrigatório de saneamento.

Em uma nota relacionada,Licença de licor especial para eventos deve ser recebido 20 dias antes do evento.

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Tem um plano para contratar serviços da cidade

Os contratados públicos ou privados devem ser contratados para uma variedade de serviços, incluindo a postagem Proibido Estacionar Sinais, fornecendo barricadas, reboque, tambores de lixo, bateria de reciclagem, forros, varredura, coleta de lixo, serviços elétricos e/ou equipamentos de som. Em Chicago, o Departamento de Ruas e Saneamento está disponível para fornecer esses serviços em um cronograma de taxas por hora com base em especialização.

Além disso, é necessário um programa de reciclagem como parte do pacote de licença de evento especial em Chicago. Com o aumento da popularidade dos eventos verdes, essa não é uma má ideia!

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Requer licenças de animais

Se os animais estiverem envolvidos no evento de alguma forma, a cidade de Chicago exige submissão com a aplicação de evento do nome de um veterinário local que estará presente no evento. Esta pessoa será responsável por fornecer qualquer animais doentes ou feridos. Além disso, a Comissão de Cuidados e Controle de Animais pode inspecionar animais antes de seu uso em atividades públicas.

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Gerenciar sinalização e promoção de eventos

Os organizadores de eventos públicos em Chicago têm a oportunidade de obter exposição adicional para eventos com banners de pólo leve. Obviamente, a cidade gerencia esses pedidos exigindo que os organizadores concluam um aplicativo de permissão de banner, incluindo uma cópia dos gráficos de banner propostos, a data do evento e quaisquer outros aspectos significativos da solicitação. O Departamento de Ruas e Saneamento gerencia esses tipos de solicitações.

Agradecimentos especiais

Agradecimentos especiais ao Escritório de Eventos Especiais do Prefeito em Chicago por estender a permissão para destacar seu guia de recursos e permitir requisitos de aplicativo.