Usando marcos no gerenciamento de projetos

Uma das características definidoras de um projeto é que ele dura um período fixo de tempo. Isso pode ser qualquer coisa de algumas semanas a vários anos e, em alguns casos, para projetos de construção em larga escala ou obras públicas, décadas.

Para acompanhar o progresso ao longo do caminho e garantir que as principais entregas estejam sendo alcançadas de acordo com a linha do tempo, os gerentes de projeto usam marcos.

Um marco do projeto é uma tarefa com uma duração de zero que significa conquista no projeto. Eles são usados ​​como uma maneira de mostrar movimentos e progresso avançados e mostrar às pessoas o que está acontecendo, mesmo que elas não tenham conhecimento detalhado das tarefas envolvidas para chegar lá. Nesse sentido, eles são muito úteis para a comunicação das partes interessadas e estabelecendo expectativas.

Quando usar os marcos do projeto

Os marcos no gerenciamento de projetos são usados ​​para marcar:

• O início de fases significativas do trabalho
• O fim de fases significativas do trabalho
• Prazos
• Quando uma decisão importante está sendo tomada
• Outros pontos fixos no tempo que precisam chamar especificamente

Com que frequência colocar marcos em seu plano

Um curso de treinamento pode recomendar colocar marcos em seu plano uma vez por mês. Isso é bom e uma boa regra geral, mas você precisa usar seu julgamento profissional. Alguns meses podem ter muita atividade, com reuniões importantes sendo marcadas como marcos, decisões sendo tomadas e o fechamento de uma fase e o início de outra.

Em outros meses, você pode se concentrar na execução, com muito pouco, se é que alguma coisa, você pode pendurar um marco.

Para fins de relatórios, é útil criar um motivo para ter um marco pelo menos uma vez em cada ciclo de relatório.

Como os marcos são representados em seu gráfico de Gantt

Os marcos são um dos componentes de um gráfico de Gantt e são mostrados no gráfico como um diamante. Eles não são mostrados como uma tarefa normal porque têm duração de zero: em outras palavras, eles não demoram a nenhum momento. Para fins de planejamento em um gráfico de Gantt, eles simplesmente acontecem.

Se você não estiver usando gráficos Gantt, ainda pode usar marcos. Aqui estão 5 alternativas aos gráficos de Gantt: você ainda pode incorporar marcos em seu plano usando esses.

Se você deseja permanecer pessoalmente organizado e seu software de gerenciamento de projetos não está totalmente integrado ao seu calendário, você pode copiar e colar as datas -chave em seu diário. Dependendo de como você gosta de trabalhar, isso pode lembrá -lo do que deveria estar por vir.

Como nomear marcos

Os marcos devem ter uma descrição clara no cronograma do seu projeto, mas não aquele que implica que eles são uma tarefa. Portanto, eles não devem ser chamados de 'Obter acordo de mudar para a Fase 2', mas 'Fase 2 inicia'. Se você deseja refletir o esforço de conseguir um acordo para entrar na Fase 2, adicione uma tarefa logo antes do marco para cobri -lo.

Os marcos devem descrever o ponto no tempo que eles representam assim:

• Fase de teste completa
• PID aprovado
• Contrato assinado

Muitos gerentes de projeto optam por numerar seus marcos para facilitar a referência. Se você usar uma estrutura de detalhamento de trabalho, poderá usar a numeração disso. Caso contrário, é bom usar M1, M2 e assim por diante para deixar claro o que você está se referindo. Uma estrutura de nomeação clara se torna mais importante à medida que o número de marcos aumenta, então pense em como você fará isso se o seu projeto passar por vários meses.

Como obter marcos assinados

Os marcos fazem parte do cronograma do seu projeto; portanto, quando sua programação estiver de base, considere seus marcos assinados.

Se você precisar alterar as datas de seus marcos, use seu procedimento padrão de controle de mudança para fazer ajustes no seu plano. Isso pode ser tão fácil quanto conversar com o patrocinador do seu projeto e informar por que as datas precisam mudar ou tão formais quanto montar um novo cronograma recomendado e levá -lo a um comitê de planejamento para ter ratificado.

É melhor descobrir qual será o seu processo de assinatura de marco, se houver, antes de precisar usá -lo, para que você não perca tempo quando precisar fazer uma mudança.

Usando marcos para comunicação

Os marcos são úteis para comunicação e relatórios porque representam os pontos mínimos de controle no plano. Em outras palavras, se você tirou todas as outras tarefas, ainda poderá ver o que estava acontecendo e manter o projeto avançando usando apenas os marcos.

Você deve conseguir retirar os marcos e colocá -los em um painel ou relatório do projeto. Eles devem contar a história do projeto com detalhes suficientes para satisfazer as pessoas que você está se reportando, normalmente o patrocinador do projeto ou outro grupo executivo, como o grupo de direção (ou placa de projeto). A cada mês, ou na frequência de relatório que você usa, você pode mostrar quais marcos foram alcançados.

Relatar -se contra marcos é bastante direto e geralmente é feito como uma mesa. Você liste a descrição do marco, a data em que foi vencida e, em seguida, a nova data prevista. Quando o marco é alcançado e pode ser marcado como completo, você adiciona essa data também. Felizmente, será o mesmo que a data prevista, mas os projetos nem sempre funcionam assim.

Uma mesa como essa torna óbvio o que foi concluído e o que é excelente. Você poderá planejar a resposta para a pergunta: “Por que não atingimos esse marco?”Antes de ir e se encontrar com seu patrocinador ou enviar o relatório.

Quando o seu plano de projeto é muito longo e você tem muitos marcos, você achará mais fácil deixar marcos completos, cada ciclo de relatório. Relate apenas os marcos que estão próximos ou concluídos naquele mês: no próximo mês, retire qualquer coisa que tenha sido concluída no mês passado, para que você não aumente constantemente à duração do relatório, dizendo às pessoas sobre o trabalho que elas já sabem que terminaram.

Os marcos são uma ferramenta de gerenciamento de projetos realmente útil para planejamento, programação e relatórios e é fácil de usar. Coloque um pouco no seu próximo plano de projeto, rastreie contra eles e você estará aprendendo o que a frequência funciona melhor para você.

Como em tudo no gerenciamento de projetos, use -os de maneira flexível para fornecer o resultado que você deseja, usando essas dicas e diretrizes para informar suas próprias decisões.