Use um bom gerenciamento de escritório para controlar o caos em sua pequena empresa

Desorganização e confusão podem ser irritantes, mas pior do que isso, são ruins para os negócios. Pense desta maneira: à medida que o caos aumenta os lucros diminuem. A resposta? Boa gerenciamento de escritório. Depois de começar a aplicar sete princípios de boa administração de escritórios, você ficará surpreso com a diferença que a boa administração de escritórios faz-e quanto mais negócios você faz.

1. Estabelecendo rotinas

Tarefas de rotina precisam de procedimentos de rotina, se você quiser se manter organizado e manter as coisas funcionando sem problemas. Configurar rotinas para lidar com sistemas de papelada e escritório.

Todo pedaço de papel que entra em seu escritório deve ser tratado uma vez, agido e arquivado-não acrescentado em uma mesa. Da mesma forma, comunicações digitais como e -mails devem ser priorizadas e agidas imediatamente, se possível, ou sinalizadas para ação futura.

Sistemas de escritório, incluindo desktops, laptops, servidores de arquivos, impressoras multifuncionais e dispositivos móveis, precisam de procedimentos de administração e de emergência. Quando o sistema trava ou um equipamento relacionado ao computador falha, a boa administração do escritório exige que todos em seu escritório precisem saber para quem ligar, o que fazer e o que não fazer.

2. Definindo responsabilidades

Boa gestão de escritório depende de pessoas que sabem quem é responsável pelo que. Pessoas que são responsáveis ​​são as que costumam fazer as coisas.

O que aconteceria, por exemplo, se a compra para sua pequena empresa fosse feita por quem quer que? Você seria capaz de encontrar papel da impressora quando precisar? Colocar uma pessoa encarregada de pedir todos os equipamentos e suprimentos resolve o problema e mantém as coisas funcionando sem problemas. Peça aos funcionários envios por email.

É o mesmo com a administração de sistemas de computador. Você precisa ter uma pessoa responsável pela segurança de seus sistemas de computador e acompanhar coisas como contas, senhas e software. Usando sistemas baseados em nuvem para aplicativos de escritório, software de contabilidade e armazenamento de dados é uma solução ideal para pequenas empresas, mas você ainda precisa ter uma pessoa de confiança designada para executar tarefas administrativas, como adicionar/excluir usuários, atribuir permissões, etc. Para o seu escritório correr bem.

3. Mantendo registros

Manter os registros soa como a parte mais fácil da boa administração do escritório, você considera a necessidade de manter esses registros acessíveis e atualizados. Faça uma rotina de escritório. Quando você recebe um novo cliente ou cliente, por exemplo, leva apenas um momento para inseri -lo no seu banco de dados de contatos. Então levará apenas mais um momento ou dois para atualizar o registro depois que você falou com ele no telefone.

4. Utilizando espaço

Dê um passeio pelo seu escritório. É um exemplo de gerenciamento espacial ou má administração espacial? Você tem que desviar -se em torno de obstáculos ou correr o risco de tropeçar em algo? Quando você se senta em uma mesa, você poderia realmente trabalhar confortavelmente lá? As coisas são logicamente organizadas para que as coisas que você mais precisa são mais próximas à mão?

Há muitas coisas amontoadas em escritórios, desde estandes de impressora até armários de arquivamento. Para uma boa gestão de escritórios, você precisa ter certeza de que todas as coisas do escritório estão organizadas para obter a máxima eficiência e segurança máxima. Siga o básico do design do escritório para atender às necessidades de poder, iluminação e ventilação do seu espaço de escritório e torná -lo um espaço mais seguro e melhor para trabalhar.

5. Agendar um trabalho tedioso

É muito fácil adiar as coisas que você não gosta de fazer, e a maioria dos empresários não gosta de tarefas como arquivar, enviar e receber ou contabilidade. Infelizmente, um escritório, como uma cozinha, não funcionará bem sem que as tarefas sejam feitas.

Se você é um pequeno empresário que não está na posição de poder atribuir tudo o que você vê como um trabalho chato ou desagradável a outra pessoa, force -se a chegar regularmente ao agendar tempo a cada semana.

Faça uma manhã ou tarde e gastá -lo fazendo chamadas frias, retornando consultas por e -mail da não prioridade, fazendo postagens de mídia social, alcançando a contabilidade ou atualizando os registros. Faça isso o suficiente semanas seguidas e se tornará um bom hábito de gerenciamento de escritórios.

6. Delegação e terceirização

Em um mundo perfeito, todo mundo faria apenas o que ele ou ela tem tempo para fazer bem. Como o mundo não é perfeito, muitas pessoas fazem coisas que não têm tempo ou talento para fazer bem.

Delegar e terceirização podem melhorar a gestão do escritório da sua pequena empresa e libertar você para se concentrar em seus talentos, melhorando assim sua linha de fundo. Um assistente de meio período ou virtual pode lidar com muitas tarefas administrativas ou de seu escritório.

7. Priorizando o planejamento

Muitos pequenos empresários passam seus dias agindo e reagindo e depois se perguntam por que parecem estar girando suas rodas. O planejamento de negócios é um componente importante de um bom gerenciamento de escritórios e precisa fazer parte de sua rotina regular de gerenciamento de escritório.

Os proprietários de pequenas empresas de sucesso gastam tempo toda semana em planejamento de negócios, e muitos usam sessões diárias de planejamento de negócios como uma ferramenta para estabelecimento de metas e crescimento. Se você tem funcionários, envolva -os no planejamento de negócios, formal ou informalmente.