As 10 principais perguntas da entrevista da recepcionista e as melhores respostas

Em muitas organizações, as recepcionistas são o rosto da empresa. Todo novo cliente, candidato a emprego, funcionário ou fornecedor de terceiros passará ou verificará com uma recepcionista, para que os empregadores estejam ansiosos para encontrar alguém que seja responsável, amigável e calmo.

Reserve um tempo para revisar as perguntas que você provavelmente será feito durante a entrevista, exemplos de como responder e dicas para causar a melhor impressão durante suas entrevistas de emprego.

10 perguntas típicas feitas em uma entrevista recepcionista

Aqui você encontrará perguntas frequentes para recepcionistas, respostas de amostra e dicas sobre o que dizer durante a sua entrevista.

1. O que você faz para acompanhar um ambiente de trabalho em ritmo acelerado?

O que eles querem saber: Seu entrevistador quer ter certeza de que você pode acompanhar. Como você faz isso é provavelmente irrelevante, mas você deve ter uma resposta clara e confiante pronta.

A coisa número um que faço é manter a calma, já que uma atitude frenética e estressada não é útil e não é uma boa aparência na frente de qualquer equipe ou clientes. Eu tento triagem de tarefas, para que eu esteja sempre trabalhando na tarefa mais importante primeiro. Geralmente, isso é qualquer coisa que envolva um dos clientes da empresa. Além disso, mantenho uma lista em execução de tudo o que preciso fazer, para não negligenciar nenhuma responsabilidade importante. 

2. Como você mantém sua programação diária organizada?

O que eles querem saber: Como você organiza o seu dia não é realmente o ponto. O objetivo é demonstrar que você está bem organizado e completará todos os seus deveres de maneira competente e oportuna.

Começo todos os dias fazendo uma lista de tudo o que preciso para realizar. Eu verifico meu calendário para qualquer reuniões ou compromissos, para que eu possa estar ciente delas e obter cobertura na recepção, se necessário. No meu trabalho, a comunicação é fundamental, por isso estou constantemente atendendo o telefone e verificando meu e-mail para novas solicitações e atualizando minha lista de tarefas com tarefas de acompanhamento de acordo. 

3. Qual o papel de uma recepcionista na primeira impressão de uma organização de um cliente?

O que eles querem saber: Seu entrevistador precisa ter certeza de que você entende a posição para a qual está se candidatando, mas essa pergunta também pode ser cultural, tocando em sua filosofia de trabalho.

Uma recepcionista pode criar clientes grandes positivos para impressão ou negativo. Como sou uma das primeiras pessoas que os clientes veem, uma interação frustrante ou baixa pode realmente azedar sua opinião sobre a empresa ou a experiência geral que tiveram. Para mim, é semelhante a quando o anfitrião o cumprimenta em um restaurante. Se eles parecerem frenéticos ou agem de maneira rudemente, pode parecer mais tarde como se sua comida não tenha um gosto tão delicioso. É por isso que sempre me certifico de cumprimentar as pessoas com um sorriso no rosto e garantir que todos os clientes sintam que têm toda a minha atenção.

4. Conte -me sobre uma época que você teve que lidar com um cliente ou hóspede zangado, por telefone ou pessoalmente. Como você lidou com a situação?

O que eles querem saber: Esta é uma das várias perguntas que você pode ser feita envolvendo como lida com condições estressantes e difíceis. Você também pode ser perguntado como você respondeu à atividade criminosa ou antiética. Seja honesto. Não exagere e também não se venda curto.

Como recepcionista de consultório médico, muitas vezes lidei com pacientes frustrados no telefone. Uma vez, uma mulher ficou tão furiosa que o departamento de cobrança não a chamou de volta no mesmo dia, que começou a gritar comigo no telefone. Foi desagradável! O que eu tento fazer nessas situações é pensar em como a pessoa deve sentir -se para se comportar dessa maneira. Depois de um minuto dela gritando, eu disse: "Você deve estar realmente frustrado. Você pode me contar mais sobre o que está acontecendo?"Isso ajudou a desacelerar a conversa e reduzir seu volume. Ela explicou toda a situação, e eu assegurei -a de que nossa pessoa de cobrança estava fora do dia e estaria em contato. Eu também disse a ela que colocaria uma nota na mesa da pessoa de cobrança, pedindo que ela ligasse para a mulher de volta como sua primeira tarefa. No final da ligação, ela estava muito mais calma e pediu desculpas por suas palavras duras anteriores. 

5. Você está disposto a trabalhar horas extras?

O que eles querem saber: Se você não está disposto a trabalhar horas extras, diga isso. Se você estiver disposto a trabalhar horas extras, mas apenas dentro de certos limites, diga isso também. Sim, existem empresas em que não trabalham horas extras custarão o trabalho. Mas assumir um compromisso que você não pode manter ou se colocar em uma posição em que você deve sacrificar seu bem -estar ou o de sua família para o seu trabalho, não é uma opção aceitável. Você precisa de um emprego que corresponda à sua disponibilidade.

Estou confortável trabalhando horas extras algumas vezes por mês, desde que tenha um dia de antecedência de antemão. Ter um aviso facilita para mim reorganizar meus planos. Em uma pitada, provavelmente também posso fazer o mesmo dia de prorrogação, mas eu realmente prefiro ter um dia de aviso prévio.  

6. Quantos funcionários trabalharam em seu último escritório?

O que eles querem saber: O entrevistador quer saber em que tipo de ambiente você trabalhou, como ele se compara à empresa com a qual você está entrevistando e se você está confortável trabalhando em pequenos e/ou grandes locais de trabalho.

No meu último escritório, havia cinco funcionários. Isso é pequeno o suficiente para começarmos a nos sentir um pouco como uma família. Você sabe, todo mundo sabia que Martha no departamento de cobrança precisava de duas xícaras de café antes que você pudesse fazer perguntas complicadas. Antes disso, porém, meu escritório era razoavelmente grande de 60 funcionários. Eu me senti confortável em ambos os ambientes, embora o primeiro mês no grande escritório tenha sido um pouco desafiador, pois tive que descobrir quem fez o quê e onde dirigir chamadas com muitas opções disponíveis.

7. Descreva seus deveres anteriores como assistente administrativo, secretário ou recepcionista.

O que eles querem saber: O entrevistador quer enfrentar as responsabilidades listadas em seu currículo e confirmar que elas se encaixam na posição que está sendo oferecida. Esta também é uma boa oportunidade de expandir os pontos destacados em sua experiência de trabalho.

Como recepcionista da ABC Financials, eu fui a primeira pessoa para os clientes. Eu respondi à linha telefônica geral, além de atender aos telefones para os cinco VPs da empresa. Eu também estava encarregado de receber pacotes e distribuir correio, cumprimentar e escoltar clientes e fornecedores para as salas de reunião e acompanhar o endereço de e -mail de informações gerais da empresa. Eu também tinha muitas responsabilidades administrativas: gerenciei os calendários desses VPs, organizei suas viagens de negócios e ajudei a criar e refinar apresentações do PowerPoint e outros materiais para distribuir em eventos.

8. Como você prioriza chamadas, clientes, entregas e outros problemas que devem ser abordados imediatamente?

O que eles querem saber: O entrevistador quer saber como você é bom na multitarefa, na organização do tempo e priorizando tarefas. Esta também é uma boa oportunidade para apontar como você enfrentou várias prioridades e explicar como lidou com todas elas.

Multitarefa é essencial quando o escritório está ocupado. Sempre que não é rude, tento realizar algumas tarefas ao mesmo tempo. Por exemplo, posso atender facilmente uma ligação enquanto assina um pacote do entregador. Quando a multitarefa não é possível, coloco meu foco em clientes e clientes como a prioridade número um. Se necessário, perguntarei se eles podem me dar um minuto para realizar outra tarefa primeiro e, se as coisas estiverem muito ocupadas, tento ligar para um colega para me fornecer cobertura.

9. Quão fortes são suas habilidades de informática?

O que eles querem saber: O entrevistador deseja que você confirme quais habilidades de informática você tem, se seu nível de habilidade é compatível com as expectativas da empresa e quais programas você mais se sente confortável usando. Se possível, é uma boa ideia pesquisar quais programas a empresa está usando antes da entrevista. 

Eu tenho habilidades de informática muito fortes. Além de estar familiarizado com o Microsoft Office, eu também costumava fazer atualizações no site da empresa em minha última função, por isso estou confortável usando o WordPress também. Quando começo a usar um novo programa ou aplicativo, geralmente acho que a maioria das minhas perguntas pode ser respondida com uma pesquisa on-line, embora eu aprecie a obtenção de um tutorial de um colega de trabalho também. 

10. Conte -me sobre sua experiência de atendimento ao cliente.

O que eles querem saber: O entrevistador deseja uma visão geral da sua experiência de atendimento ao cliente-como muitos anos, exemplos específicos e quais habilidades você se sente confortável usando para resolver problemas.

Eu trabalho em atendimento ao cliente desde adolescente. Meu primeiro emprego foi trabalhar em uma livraria, onde ajudei os clientes a encontrar livros e às vezes cobri a caixa registradora. Durante a faculdade, eu também tinha um trabalho de varejo em período parcial, desta vez, vendendo roupas. Então, é claro, como recepcionista da ABC Company, também lidei com os clientes, embora nessa função não estivesse diretamente fazendo vendas. Sinto -me muito confortável interagindo com os clientes e resolvendo seus problemas, seja encontrando o livro que eles estão procurando ou mudando o tempo de reunião com um executivo.

Assista agora: como responder a 4 perguntas comuns da entrevista recepcionista

Dicas para responder a perguntas da recepcionista

Os melhores recepcionistas são comunicadores orientados a detalhes, organizados e excelentes. Portanto, os candidatos devem aparecer preparados para responder a perguntas de entrevistas abertas que avaliarão a experiência, a familiaridade com as ferramentas do local de trabalho, o processo e o conjunto de habilidades, incluindo o trabalho com atendimento ao cliente, multitarefa e a capacidade de fazer chamadas rápidas de julgamento.

Nesse caso, os entrevistadores não estão necessariamente procurando sim ou não respostas. Em vez disso, eles esperam que os candidatos respondam com exemplos específicos que descrevam como lidaram com situações anteriores no local de trabalho e fazer perguntas cuidadosamente pesquisadas sobre prioridades, expectativas, metas e desafios da empresa. 

Devido a avanços tecnológicos cada vez maiores no local de trabalho, os recepcionistas também devem ter fortes habilidades técnicas. Você deve ter experiência no uso de sistemas telefônicos e máquinas de escritório, como impressoras, copiadoras, scanners e máquinas de fax (sim, ainda), além de aplicativos de computador como MS Office e software específico do setor.

7 perguntas para fazer o entrevistador

Os entrevistadores esperam que você faça perguntas. Aqui está uma lista de perguntas que você pode fazer durante ou no final de sua entrevista:

1. Você pode me contar mais sobre as responsabilidades do dia-a-dia desta posição?
2. Quais qualidades você está procurando em uma pessoa que deseja contratar para a empresa?
3. Quais são suas expectativas para este trabalho e como você mede o sucesso?
4. Por que a última pessoa que manteve esse trabalho foi embora?
5. Quem faz esse relatório de posição para?
6. Quais são as oportunidades de avanço na carreira com a empresa?
7. A empresa oferece quaisquer oportunidades de treinamento para funcionários?

Como causar a melhor impressão

Uma posição recepcionista pode ser considerada de entrada, mas também pode ser o primeiro passo na escada corporativa. Um empregador em potencial será atraído por uma pessoa confiante e segura. Muitas vezes você será a primeira pessoa que seus clientes ou pacientes se reunirão ao entrar no escritório pela primeira vez.

Certifique -se de que sua primeira impressão é a melhor que pode ser. Veja como se preparar para uma entrevista. Junto com um currículo de destaque, reserve um tempo para vestir a parte quando você entrevistar. Se você conseguir o emprego, será a pessoa da linha de frente e é importante mostrar ao empregador sua imagem profissional.

Se você não tem certeza sobre o que vestir na sua entrevista, confira essas dicas sobre como se vestir para uma entrevista. Se seu currículo e seu traje profissional estiverem no ponto, e você estiver preparado para responder a perguntas prováveis, terá sucesso na obtenção da posição em que está entrevistando.