Dicas de gerenciamento de tempo para chamadas de saída

O gerenciamento do tempo telefônico é importante porque o telefone ainda é a principal ferramenta de comunicação para a maioria das pequenas empresas. Mas a maior parte do tempo que as empresas gastam usando o telefone é uma perda de tempo. Em vez de se comunicar com as pessoas com quem queremos nos comunicar ao fazer chamadas de saída, desperdiçamos o tempo conversando com outras pessoas ou máquinas, jogando inúmeras rodadas de tag de telefone.

Mas e se pudéssemos ligar e conversar com as pessoas com quem queríamos conversar, diga o que queríamos dizer e seguir em frente? Imagine o quanto mais produtivo poderíamos ser e quanto tempo teríamos que fazer outras coisas.

Bem, nós podemos - e tudo o que é preciso é um pouco de preparação de antemão.

Mantenha suas informações de contato atualizadas

Sejam fornecedores, clientes regulares ou contratados, muitos de nós chamam as mesmas pessoas repetidamente. Mantenha suas informações de contato atualizadas com os detalhes que economizam tempo para que você não perca tempo tentando alcançar pessoas que não estão disponíveis.

Por exemplo, se você sabe que uma pessoa específica que você deseja alcançar leva de 1 a 2 p.m. todos os dias, por que perder meu tempo tentando ligar para ela durante esse tempo?

Números de programa que você chama com frequência

Programe os números para aqueles que você chama regularmente para o seu telefone para economizar tempo para procurá -los.

Planeje suas chamadas de saída

Antes de ligar, anote o objetivo principal da chamada e os pontos -chave que você deseja cobrir. Isso ajudará você a manter o ponto quando estiver no telefone e garantir que você cubra tudo o que deseja cobrir, economizando tempo durante a chamada e evitando ter que ligar novamente porque você esqueceu algo.  

Mantenha as informações do contato na sua frente 

Se você está ligando para alguém que está inserido em seu banco de dados de contatos, tenha todas as informações sobre a pessoa que você está ligando à sua frente quando ligar. Esteja você usando um computador de mesa, um dispositivo móvel ou um rolodex, este é um ótimo auxílio à memória durante a chamada. Além disso, se você não tiver que procurar algo como o nome do marido do cliente, você terá a opção de fazer anotações durante a chamada, economizando ainda mais tempo.

Use um viva -voz ou fone de ouvido

Obviamente, se você quiser fazer anotações durante uma chamada (ou fizer qualquer outra coisa enquanto está falando ao telefone), um bom viva -voz ou fone de ouvido é essencial. Liberar suas mãos pode liberar muito tempo.

Deixe uma mensagem detalhada

Se você chegar à secretária eletrônica de alguém ou correio de voz, deixe uma mensagem completa que dê ao seu número de telefone duas vezes e afirme o motivo pelo qual você está ligando. Por exemplo, "esta é Susan Ward em (número de telefone). Estou ligando para discutir a estimativa do seu projeto. Você pode me alcançar em (número de telefone) esta tarde."

Afirmar seu número duas vezes dá ao destinatário da mensagem uma chance muito melhor de acertar e escrevê -lo sem repetir a mensagem.

Não ceda à compulsão por telefone

Quando você está tentando alcançar alguém e não tem, é tentador ligar de volta - talvez a cada meia hora! Mas se você deixou uma mensagem adequada, não há necessidade de perder seu tempo deixando mensagens repetidas (e preenchendo a secretária eletrônica da pessoa ou correio de voz). Dê à pessoa que você está ligando para uma quantidade razoável de tempo para ligar de volta, como até o próximo dia útil.

Bloquear o tempo para telefonemas

Agende suas chamadas telefônicas e faça todas juntas em um único bloco de tempo, se possível. A maioria de nós não é tão boa em multitarefa e perde muita produtividade quando estamos vindo de frente e para trás de uma tarefa para outra. Portanto, se você tiver uma dúzia de ligações para fazer em um dia específico, é mais eficiente fazê -las todas em uma hora do que fazer uma ou duas e depois fazer outras três chamadas uma hora depois, e outras duas 45 minutos depois disso.

Reserve suas ligações telefônicas, se possível

Se não for uma ligação rápida, quando você liga para alguém, apresente -se, diga a ela por que você está ligando e pergunte a ela se é um momento conveniente para conversar ou se ela preferiria reservar um tempo para discutir isso. Então organize que você ligará para ela naquele momento. Isso pode não apenas economizar tempo no local, mas economizar tempo quando você ligar para a pessoa de volta, porque vocês dois estarão preparados para discutir o problema que você chamou originalmente.

Faça suas ligações telefônicas em "horário nobre"

Pesquisas mostraram que mais pessoas estão em seus escritórios de manhã cedo e podem ser alcançadas entre 8 a.m. e 11 a.m.