A mudança para o preço do pacote de locais de conferência e reunião

Ao contrário dos Estados Unidos, é uma prática comum para os hotéis europeus oferecerem pacotes de conferências corporativas e reuniões como opções para planejadores de eventos que realizam seminários, conferências e outras reuniões no hotel.

A idéia por trás de oferecer serviços de local de eventos corporativos embalados é combinar todos os vários elementos do espaço da sala de reuniões, alimentos e bebidas e necessidades audiovisuais em um pacote de reuniões para uma taxa diária plana por participação por participante. Essa prática não apenas pode ser geralmente mais eficiente para os envolvidos no planejamento do evento, mas também torna o gerenciamento e a previsão dos custos associados ao local um processo muito mais direto.

Conferências no u.S. 

Nos Estados Unidos, por outro. Embora a prática permita que o planejador de eventos tenha maior controle sobre todos os detalhes do evento, também cria ordens de eventos de banquetes complicadas e mais dificuldade em gerenciar custos e orçamento geral do evento.

Embora os principais participantes da indústria continuem a mudar a maneira como eles fazem negócios, o modelo europeu e o modelo americano ainda tendem a refletir essas diferenças em sua abordagem para conferências e eventos corporativos. Para um mergulho mais profundo, vamos dar uma olhada em dois exemplos de eventos corporativos e pacote de conferências: um do antigo Palácio Fira de Barcelona (exemplo europeu) e outro no Wynn Resorts em Las Vegas (exemplo americano).

Exemplo de Pacotes de Conferência e Reunião

As taxas diárias de embalagem são populares no Reino Unido e também fizeram o seu caminho para a Europa continental. “O u.K. O Market foi o primeiro a pedir esse tipo de pacote e sempre tentamos adaptar nossas propostas para atender às necessidades de nossos clientes ”, explica o ex -gerente geral do Palácio Fira (agora o Crowne Plaza Barcelona), um hotel de negócios popular entre Eventos corporativos e planejadores de reuniões que organizam reuniões internacionais.

Clientela de hotel

Quando o Crowne Plaza Barcelona ainda estava operando como o Palácio Fira, cerca de 20 % dos clientes do hotel eram da Espanha. O restante da clientela anual veio do U.K. (19 %), o U.S. (17 %), França (7 %), Itália (6 %), Japão (4 %) e Alemanha (4 %). Além disso, cerca de metade dos eventos de negócios hospedados havia da indústria farmacêutica com o restante, incluindo tecnologia, alimentos e bebidas, bancos e clientes da indústria automobilística.

Demanda por preços do pacote de conferências

Durante esse período, o pacote de reuniões diárias no Palácio Fira incluiu o uso da sala de reuniões, café (s), almoço, tela e muito mais. O (s) pacote de reuniões disponíveis incluía essencialmente tudo o que um planejador precisaria incluir em uma reunião.

À medida que a indústria evoluiu, os pedidos de pacotes de conferência e reunião continuaram mudando com o tempo. Inicialmente, os planejadores de eventos corporativos estavam solicitando preços de conferência plana para salas de reuniões e comida e bebida. Com o tempo, essas solicitações expandidas para incluir outros itens, como telas, acesso à Internet, gráficos de flip e sistemas de som. Mas a demanda ainda era por preços de taxa fixa e embalados.

Para aqueles que exigiam quartos da noite para o dia, eles também solicitaram uma taxa especial/negociada para acomodações em suas taxas de eventos gerais de conferência. Embora esses pacotes abranjam a maioria das necessidades do evento, os planejadores ainda negociariam outros requisitos de evento, como área de exposição, jantares de gala, recepções de coquetéis e outros itens da agenda de eventos.

Prós e contras da abordagem européia

É claro que a abordagem principalmente européia para o planejamento e os preços da conferência pode ser útil para os planejadores de eventos por vários motivos, incluindo a percepção da economia de custos, a previsibilidade dos custos e a facilidade de apresentação e aprovações do cliente.

Dito isto, essa abordagem coloca um ônus aumentado no hotel para prever as necessidades de seus clientes enquanto administrava seus próprios resultados. "Do nosso ponto de vista, é muito mais fácil fazer eventos 'à la carte'. De fato, a operação é muito mais complicada. Mas o benefício para nós é a satisfação do cliente ”, diz o ex -gerente geral do FIRA Palace.

Exemplo de Pacotes de Conferência e Reunião Americana

Enquanto o mercado europeu é relativamente maduro com a aceitação e o uso de pacotes de conferência ou reunião, mais você.S. Os hotéis podem começar a considerar mudar a maneira como eles empacotam e preços e reuniões também. É especialmente importante agora quando os planejadores de eventos estão sendo obrigados a tomar decisões de cumprimento em prazos mais curtos.

Em maio de 2009, Wynn Las Vegas tomou a iniciativa de introduzir três tipos do que eles chamam de taxas de pacote de conflos e reuniões com tudo incluído para o mercado de reuniões menores, o que significa que aqueles com menos de 80 participantes. Hoje eles ainda estão oferecendo esses pacotes. Eles incluem:

• Pacote de delegados da conferência de dia inteiro
• Pacote de delegado da conferência de meio dia
• Pacote de delegados da conferência de meio dia

Assim como os planejadores de eventos europeus esperavam, as opções embaladas de Wynn custam um delegado por delegado (i.e., Atenção), incluindo a sala de reuniões, comida e bebida, lanches para intervalos e projetor e tela de LCD.

A idéia de Wynn desenvolver suas opções de pacote de conferências cresceu fora da abordagem do mercado europeu. De fato, André Link, ex -gerente nacional de vendas da Wynn, veio anteriormente da Europa. “Na maior parte da Europa, essa é a única maneira de vendermos reuniões ... era muito raro que preparássemos propostas de carte que listaram custos de F&B, aluguel de salas, cobranças de AV, etc.,Link explica.

Uma mudança da indústria americana

Com o lançamento de seu pequeno programa de pacotes de reuniões, o Wynn Resorts prevê que as taxas de conferência embaladas seriam mais populares com seus clientes corporativos, porque a maioria das reuniões de associação é maior em tamanho. Eles estavam certos. Desde então, várias redes de hotéis americanas de alto nível começaram a oferecer pacotes de reuniões e conferências corporativas que refletem melhor o modelo europeu se o planejamento de eventos corporativos.

Para ter certeza, as taxas de pacote de reuniões e conferências não atenderão às necessidades de todos os eventos. De fato, a maioria dos planejadores reconhece que abandonará algumas preferências detalhadas do programa ou exigirá que o local personalize o pacote para incluir elementos adicionais. Sempre existe a cautela sobre confiar nas taxas de embalagem se os planejadores pretendem que seus programas possam ser executados por mais tempo do que o antecipado inicialmente, o que pode desencadear taxas adicionais. Mas para os planejadores de reunião e eventos que estão olhando atentamente seu orçamento, esses pacotes de reuniões e conferências oferecem uma previsibilidade clara para o orçamento da conferência.