O custo real de um sistema de planejamento de recursos corporativos

Muitas empresas começaram a usar sistemas de planejamento de recursos corporativos (ERP), em vez de aplicativos de software de contabilidade. 

Um sistema ERP difere dos sistemas contábeis, pois os sistemas contábeis executam apenas tarefas relacionadas à contabilidade. Um sistema ERP, no entanto, pode lidar não apenas tarefas contábeis, mas também tarefas gerais de gerenciamento de negócios. 

No geral, é uma plataforma mais poderosa. 

Um sistema ERP é essencialmente um conjunto de pacotes de software que podem executar contabilidade, planejamento e desenvolvimento de produtos, fabricação, gerenciamento de inventário, gerenciamento de vendas, recursos humanos e outras tarefas de negócios.

Como os custos de um sistema contábil, você deve considerar não apenas as taxas de licenciamento ao escolher um sistema ERP, mas também os custos totais do próprio sistema ERP:

1. Implementação
2. Treinamento
3. Desenvolvimento para personalização
4. Redesenho do processo
5. Manutenção
6. Atualizações
7. Apoiar

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Custo 1: Implementação

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É necessário que os profissionais instalem e configurem seu sistema ERP, portanto, você precisará incluir esses custos de implementação no preço total do sistema ERP. Os sistemas ERP são aplicativos de software complexos; portanto, você provavelmente precisará alterar os sistemas operacionais, atualizar ou alterar servidores e alterar outros hardware e software que você usa na rede da sua empresa para que o sistema ERP seja executado corretamente.

Você também precisará - ou deve configurar um ambiente de teste como parte da implementação para que você possa testar o sistema ERP sem afetar os dados reais da sua empresa. Isso pode economizar muitas horas de trabalho em potencial se houver um problema com a implementação. 

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Custo 2: Treinamento

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Como mencionado, um sistema ERP é um aplicativo de software complexo que pode ser pensado como um conjunto de programas de software que são simultaneamente compatíveis. Seus funcionários precisarão de treinamento sobre como usar os programas, porque um sistema ERP não é tão intuitivo ou fácil de usar como um programa básico de software de contabilidade, como QuickBooks ou Peachtree.

Os funcionários da sua empresa precisarão de tempo e treinamento. Freqüentemente, o fornecedor do ERP fornece treinamento adicional mediante solicitação a uma taxa horária padronizada. Haverá momentos em que um consultor se tornar necessário, no caso de conteúdo especializado ou necessidade particularmente difícil. De qualquer forma, você precisará levar em consideração esses custos adicionais em sua análise ao revisar os sistemas ERP para compra.

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Custo 3: Desenvolvimento para personalização

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A funcionalidade pronta para uso de um sistema ERP não será suficiente para você operar seu negócio de maneira eficaz. Você precisará incorrer em algumas despesas no desenvolvimento de relatórios personalizados para que seus funcionários possam executar suas tarefas diárias e mensais com facilidade.

Um sistema ERP pode armazenar uma quantidade substancial de informações, mas os usuários são limitados da maneira que podem acessar as informações. Portanto, não é incomum ter a equipe de TI dedicada ao desenvolvimento de relatórios personalizados para vários departamentos, para que os processos e análises de negócios possam ser realizados em tempo hábil.

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Custo 4: redesenho do processo

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Se sua empresa estiver atualizando de um programa de software contábil para um sistema ERP, você certamente terá muitos processos que precisarão ser redesenhados. Para empresas que usam software de contabilidade, muitas tarefas podem ser executadas fora do software manualmente em formato de papel ou em um aplicativo de terceiros, como o MS Excel.

A aquisição de um sistema ERP deve, em teoria, significar que muitas dessas tarefas estão sendo automatizadas pelo software para aumentar a precisão e a eficiência ao executar essas tarefas. Mesmo que sua empresa esteja mudando de sistema de ERP, não há dois parecidos, então você pode esperar ter algumas mudanças nos processos de negócios da sua empresa para coincidir com os processos do software.

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Custo 5: Manutenção

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Você precisará manter seu sistema ERP para que você precise levar em consideração esses custos. Os custos de ERP podem incluir custos de hardware, rede e mão -de -obra e outros departamentos para garantir que o sistema possa funcionar corretamente. 

Os custos de manutenção para um sistema de ERP normalmente são executados entre 15 e 20% do preço de compra inicial. Uma configuração de ERP que custou US $ 250.000, carregaria, em teoria, um custo de manutenção de US $ 37.500 a US $ 50.000.

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Custo 6: Atualizações

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Como todos os programas de software, os sistemas ERP exigem atualizações periódicas para evitar se tornar obsoletas. Você deve considerar com que frequência espera atualizar seu sistema de ERP e quais serão esses custos quando você passar com a atualização.

Você também deve considerar que qualquer atualização pode afetar os processos de negócios e exigir hardware ou software adicional para que o sistema funcione sem problemas se sua empresa não for executada em uma configuração espelhada ao executar as atualizações ou transferência de dados. 

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Custo 7: Suporte

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Seus funcionários terão problemas para usar o programa e você detectará vários bugs com qualquer sistema ERP, para garantir que seu fornecedor forneça suporte técnico adequado para resolver esses problemas.

Você deve perguntar ao seu fornecedor se esse suporte estiver incluído na taxa de licenciamento ou um custo adicional, pois o suporte técnico pode acabar afetando seus resultados, se não for incluído na compra inicial e não é monitorado de perto.