O objetivo e o conteúdo de um arquivo de folha de pagamento de funcionários

O arquivo de folha de pagamento do funcionário é o repositório de tudo o que tem a ver com o salário de um funcionário. O principal motivo para criar um arquivo de folha de pagamento é limitar o acesso ao restante das informações confidenciais localizadas no arquivo de pessoal.

O objetivo de um arquivo de folha de pagamento de funcionários

O arquivo da folha de pagamento permite que a equipe de contabilidade pague o funcionário sem acessar informações confidenciais dos funcionários. A equipe de contabilidade pode manter os registros da folha de pagamento, onde faz sentido pagar ao funcionário. Nos casos em que a folha de pagamento e a contabilidade são terceirizadas, essa é uma prática ainda mais recomendada para os registros da folha de pagamento do funcionário.

O arquivo da folha de pagamento limita a acessibilidade às informações confidenciais dos funcionários. O arquivo de folha de pagamento do funcionário permite que a equipe de contabilidade e finanças tenha as informações necessárias para pagar ao funcionário em um local útil. A localização deve estar segura e fora de alcance para qualquer outro funcionário.

Você precisa impressionar a equipe de contabilidade o fato de que as informações nos arquivos da folha de pagamento são confidenciais e não devem ser compartilhadas sem a permissão e assinar da equipe de RH. A equipe de contabilidade também não deve compartilhar qualquer informação sobre aumentos, promoções, bônus e qualquer outra informação que seja confidencial sobre os funcionários.

Os recursos humanos não precisam monitorar o acesso da contabilidade aos arquivos de folha de pagamento dos funcionários. Como é recomendado para arquivos de funcionários relacionados, como pessoal e arquivos médicos, você deve limitar o acesso ao arquivo da folha de pagamento. Somente as pessoas que precisam ter informações para fazer seu trabalho devem ver o conteúdo.

Conteúdo de um arquivo de folha de pagamento de funcionários

Esta é uma lista sugerida do que pertence a um arquivo de folha de pagamento de funcionários.

• Carta de oferta assinada pelo gerente de contratação, recursos humanos e funcionário
• Autorização de pagamento assinada pelos recursos humanos e pelo gerente de contratação quando existe um contrato de funcionário
• Forma W-4
• Papelada e autorização relacionadas a qualquer benefício de funcionários que envolva uma dedução da folha de pagamento
• Formulário de autorização de depósito direto
• Formulários contábeis de tempo assalariado
• Folhas de tempo semanais por hora
• Registros de relógios de tempo, onde usado
• Registros de presença
• Solicitações de reembolso de despesas, incluindo documentação e recibos para viagens e outras despesas autorizadas
• Formulários e recibos de reembolso de mensalidades para pagamento, livros e assim por diante
• Pagar os formulários de solicitação antecipada
• Documentos de empréstimo da empresa e cronograma de pagamento
• Pedidos de penhora e registros
• Autorização para liberação de informações privadas
• Documentação relacionada a cada funcionário aumentando
• Documentação relacionada a qualquer bônus, compartilhamento de lucros ou prêmio de reconhecimento
• Formulários W-2
• Autorização para outras ações de folha de pagamento que sua empresa permite

Também conhecido como Arquivos de funcionários, registros de funcionários, arquivos de recursos humanos, documentação

Nota: Susan Heathfield faz todos os esforços para oferecer conselhos precisos, de senso comum e de recursos humanos éticos, empregadores e no local de trabalho neste site, mas ela não é uma advogada. O conteúdo no site não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico. O site tem um público e leis e regulamentos de público em todo. Em caso de dúvida, sempre procure advogado jurídico. As informações no site são fornecidas apenas para orientação.