Estratégias para otimizar contas a pagar

Para muitas empresas, o departamento de contas pagáveis ​​não recebe muita atenção, a menos que algo dê errado. No entanto, há muito a ser obtido com o departamento de contas a pagar que é bem executado. Por outro lado, há muitos problemas que podem vir de um que está apenas mancando. Esse departamento geralmente tem um efeito enorme no fluxo de caixa de uma empresa e há oportunidades que podem ser obtidas ou perdidas por aproveitar os contratos de pagamento com fornecedores.

Um departamento de contas bem administrado deve poder aproveitar os descontos de volume e descontos de pagamento antecipado, além de determinar a melhor maneira de manter o máximo de dinheiro disponível para uma empresa para outras despesas e investimentos. Este departamento também deve ser capaz de garantir que os fornecedores estejam cumprindo suas obrigações com base em acordos e contratos; portanto, se os padrões de volume ou qualidade não forem cumpridos, os problemas são resolvidos e as ações corretivas apropriadas forem tomadas.

Problemas de contas comuns a pagar

Embora existam inúmeras oportunidades para cortar custos e liberar dinheiro, também existem vários obstáculos que as empresas enfrentam ao tentar alcançar esses objetivos. O estudo de otimização a pagar de 2014 da Canon descobriu que o processamento em papel era uma das maiores fontes de problemas para muitas organizações, com o tempo necessário para lidar com o faturamento em papel sendo o maior problema. Outras grandes fontes de preocupação foram:

• Garantindo que os pagamentos sejam feitos a tempo
• Simplificar o processo de aprovação da fatura
• Obtendo as melhores condições de pagamento com fornecedores e certificando -se de que as obrigações sejam cumpridas de ambos os lados
• Lidar com uma variedade de sistemas de contabilidade e faturamento de fornecedores
• Gravando e verificando a segurança de dados e transações

Muitos dos problemas listados são agravados ou criados por uma confiança no faturamento do papel. A papelada perdida é um problema frequente em muitas organizações, levando a pagamentos tardios ou perdidos. Além disso, enquanto várias empresas estão interessadas em digitalizar sua papelada, a maioria dos fornecedores ainda está enviando faturas de papel ou enviando -as por fax.

A maioria das pequenas empresas lida com suas próprias contas pagáveis ​​pela documentação, e grande parte disso é feita manualmente. Como poucos fornecedores mudaram para o faturamento eletrônico, a maioria das organizações está gastando grandes quantidades de mão de obra inserindo manualmente os dados e criando cópias digitais de documentação.

O uso da documentação em papel freqüentemente diminui o processo de aprovação da fatura, pois as cópias devem ser feitas e entregues aos membros apropriados da administração para revisão. Quando a papelada não é facilmente acessível ou disponível em formato digital, é um desafio analisar dados e garantir que os melhores contratos de pagamento estejam sendo obtidos e que as obrigações estão sendo cumpridas. A seguir, os contratos de desconto de pagamento antecipado podem ser facilmente perdidos se as empresas não conseguirem fazer pagamentos quando forem necessários; portanto, os problemas relacionados à papelada podem ser caros.

Melhorias e otimização

Devido ao fato de que uma série de questões relacionadas à execução adequada de departamentos de contas a pagar decorrem das mesmas causas radiculares, também existem alguns ajustes que as organizações podem fazer que cuidarão de muitas preocupações ao mesmo tempo. Três das maneiras mais eficazes pelas quais as empresas podem otimizar seus processos de departamento a pagar suas contas são: para:

• Use o reconhecimento de caracteres do objeto para digitalizar a papelada
• Aproveite os portais on -line acessíveis a fornecedores
• Crie fluxos de trabalho de gerenciamento

OCR

Enquanto muitas empresas rotineiramente aproveitam os scanners para criar cópias digitais da papelada, isso geralmente envolve apenas a criação de uma imagem de um documento que é salvo em um computador. Isso significa que a informação ainda precisa ser inserida manualmente em um banco de dados; portanto, embora a perda de registros seja menos um problema, ainda é demorado.

O reconhecimento de caráter de objeto, ou OCR, envolve a digitalização de um documento e a recuperação de dados dele. Esses dados podem ser adicionados automaticamente a um banco de dados ou planilha. O processo OCR ajuda a reduzir a questão dos erros manuais de entrada de dados e permite que as informações sejam inseridas assim que a documentação for recebida. O OCR leva o mesmo tempo para um funcionário como digitalizar um documento para criar um arquivo de imagem e geralmente não requer etapas extras. De acordo com o Gartner, existem organizações capazes de publicar 80 % ou mais de suas faturas sem que um funcionário tenha que estar diretamente envolvido.

Portais de fornecedores

A racionalização do processo para inserir faturas e dados em um sistema centralizado pode permitir que as empresas criem ou aproveitem um portal on -line que permita que uma empresa e seus fornecedores rastreem pedidos, observe as faturas e veja quando os pagamentos são feitos. A disponibilização desses dados para vários indivíduos em uma organização pode ajudar a garantir que as contas departamento de pagamento tenham supervisão adequada e isso pode ajudar a acelerar o tempo necessário para aprovar faturas. Permitir que os fornecedores acessem o portal permite que essas empresas enviem faturas e acompanhem pagamentos, além de estarem cientes de quaisquer problemas com suprimentos recebidos ou problemas de faturamento.

Estabelecer fluxos de trabalho e processos

No entanto, uma organização decide lidar com seus esforços de gerenciamento de dados, é importante que exista um processo estabelecido para gerenciar contas e pagamentos. Isso permite que as empresas garantam que as operações estejam funcionando e descubram alternativas se forem complicadas ou levarem a erros ou atrasos. De acordo com a Deloitte, esses processos devem detalhar o que o departamento de contas a pagar quando recebe uma fatura, como os dados são de entrada e compartilhados e qual é o processo para obter as faturas aprovadas. Também deve haver diretrizes para determinar as melhores maneiras de lidar com o pagamento de diferentes tipos de fornecedores.

Embora muitos fornecedores ofereçam descontos para pagamento dentro de 30 ou 90 dias, pode não valer o desconto se inibir o fluxo de caixa de uma organização. Também é essencial que exista uma maneira de verificar se a empresa e os fornecedores estão cumprindo as prescrições de um contrato ou acordo. Estabelecer fluxos de trabalho para lidar com esses problemas podem ajudar as organizações a fazer as escolhas certas.

Quando os fornecedores não estão entregando no prazo, em quantidades suficientes ou quantidades de estoque apropriadas, as empresas podem não querer pagar faturas até que esses assuntos tenham sido resolvidos. Um fluxo de trabalho pode ser crítico para estabelecer o que deve ser feito quando esses problemas surgirem. Além disso, os pagamentos aos fornecedores também precisam ser feitos a tempo para evitar a perda de descontos ou as penalidades incorrentes de pagamentos em atraso. Cada contrato de fornecedor precisa ser documentado e atualizado à medida que as coisas mudam, e os processos devem garantir que cada conta seja tratada adequadamente.

Criar fluxos de trabalho também pode ajudar uma empresa:

Terceirização

Digitalizando registros, implementando OCR e usando um portal ao qual os fornecedores têm acesso podem não ser algo necessário para empresas menores, mas as organizações não devem assumir que o custo impedirá que uma empresa seja capaz de tirar proveito deles. Embora o custo da criação e manutenção de sistemas eletrônicos possa ser proibitivo para muitas organizações pequenas e médias, fazer isso internamente geralmente não é necessário. Há uma variedade de provedores de terceiros que as organizações podem terceirizar essas tarefas para. As organizações podem obter assistência terceirizada para tudo, desde a criação de um processo de OCR até ajudar uma empresa a criar fluxos de trabalho para analisar contratos de fornecedores.

Embora as organizações possam não ser capazes de pagar os custos de implementar uma variedade de sistemas de TI por conta própria, ter uma manipulação de terceiros geralmente é muito acessível. As empresas precisarão comparar os custos do uso de partes externas para desenvolver esses sistemas contra a economia potencial e o valor da liberação de dinheiro, mas a terceirização permite que as organizações aproveitem a tecnologia e os sistemas que normalmente seriam muito caros.

• Verifique se os pedidos de compra são criados para cada novo pedido
• Verifique se as faturas correspondem aos produtos recebidos e atendem a acordos contratuais
• Verifique os registros para garantir que os pagamentos sejam feitos, que sejam feitos no prazo e que não sejam duplicados
• Determine o melhor método de pagamento de faturas, como através de EFTs ou cartões de crédito, para reduzir as taxas