Sete maneiras de aumentar a comunicação em sua pequena empresa

A comunicação é a base de todos os relacionamentos em sua vida. Sem comunicação eficaz, pode haver mal -entendidos, problemas e conflitos entre sua equipe, seus clientes e todos os outros com quem você entra em contato. A má comunicação pode tornar um ambiente de trabalho frustrante e criar uma grande quantidade de rotatividade de funcionários.

Essas dicas podem ajudá-lo a ajustar suas habilidades de comunicação para economizar tempo, reduzir o estresse e se tornar mais produtivo, comunicando-se efetivamente em suas interações de negócios.

Limite as distrações e ouça

A maioria de nós não é muito hábil em ouvir os outros. Todo mundo está distraído, e os vãos médios de atenção estão começando a encolher. Existem algumas ações que você pode tomar para limitar as distrações, para que você possa se concentrar no que os outros estão dizendo.

Você pode tentar fechar o cliente de e -mail, desligar o telefone e fechar a porta do seu escritório. Essas poucas ações simples não apenas reduzem suas distrações, mas também fazem o mesmo pela pessoa que você está ouvindo e deixa que você saiba que você está se concentrando nelas.

Reserve um tempo para se concentrar na pessoa à sua frente. Você provavelmente tem várias questões importantes para lidar com isso em sua mente. No entanto, você pode usar esse tempo para não pensar neles.

A pessoa que você está ouvindo acredita que o que ela tem a dizer é importante. Vá diminuindo a velocidade e estabeleça uma entrega que permite que ambas as partes falem e ouçam. Tente não fazer julgamentos instantâneos e espere pacientemente que eles terminem de falar. Estes são os primeiros passos que você pode dar para se tornar um ouvinte ativo.

A escuta ativa é a arte de ouvir entender. Existem várias técnicas que você pode usar para aumentar suas habilidades de escuta e retenção. Ao ouvir, use instruções verbais para manter as informações fluindo. Avisos como "Realmente? O que voce fez em seguida?"Dá a eles uma abertura para explicar melhor algo.

Refrase e fale de volta o que a pessoa está lhe dizendo. Este feedback permite que eles saibam que você está ouvindo e entendendo. Por exemplo, "Então a máquina estava funcionando bem, e Bob lhe disse que, se você fizesse dessa maneira, a máquina funcionaria melhor. Então parou de funcionar?"Demonstra uma compreensão das circunstâncias que um funcionário diz que levou a um equipamento quebrado.

Normalmente, para obter mais informações de alguém que você precisa para fazer perguntas projetadas para solicitar as informações corretas. A pessoa com quem você está falando pode estar muito animada para ouvi -lo enquanto você está tentando descobrir o que está acontecendo, então suas perguntas precisam ser claras e concisas.

A linguagem corporal é outro indicador de escuta. Você deve garantir que sua linguagem corporal não esteja sugerindo nada além de abertura e interesse. Você pode fazer isso espelhando as posturas da outra pessoa ou se inclinando para se concentrar.

Faça as perguntas certas

Para obter as informações necessárias para entender alguém, você terá que poder fazer as perguntas certas enquanto apresentava uma mente aberta. Relaxe seu corpo, não cruze seus braços e ouça oportunidades de fazer perguntas.

Geralmente, há pistas dadas por pessoas que devem alertá -lo sobre as perguntas que você deve fazer. Ouça palavras -chave e frases para ajudá -lo a descobrir quais perguntas desvendarão as informações necessárias.

Considere o caso de um funcionário que não atingiu metas e geralmente está infeliz no trabalho. Se você não fizer as perguntas certas, poderá nunca chegar à raiz do problema, que pode não ser facilmente identificável.

Se a pessoa foi motivada ao contratar e ter um bom desempenho até algumas semanas atrás, pode ter desenvolvido alguns problemas pessoais, não serem mais desafiados pelo trabalho ou tenham problemas com um colega de trabalho.

Não confie nas reuniões para obter informações

As reuniões são uma das piores configurações de comunicação entre as partes. As pessoas não vão falar de idéia, e você não será capaz de descobrir a verdade na maioria das situações. A maioria das pessoas entra em reuniões com suas defesas automaticamente.

As reuniões podem ser benéficas para briefings rápidos ou comunicações informativas diretas que todos presentes têm interesse. No entanto, não há necessidade de reunir todos, se não todos têm uma participação nos tópicos, ou se não são bem planejados e organizados.

Para comunicações mais eficazes, escolha uma configuração com maior probabilidade de impedir as pessoas de colocar uma barreira pessoal. Configurações individuais ou uma reunião bem planejada com apenas as pessoas envolvidas tendem a funcionar bem, pois isso mantém o foco apenas nos problemas com os quais lidam.

Combine métodos de comunicação

A comunicação presencial ou de voz a voz é ótima para eliminar a confusão que geralmente vem com um email. Liderar por e -mail nunca é uma boa prática, pois elimina a abordagem pessoal que você pode adotar conversando com alguém, e os e -mails raramente são tão claros para o público quanto para o remetente.

As chamadas de vídeo são uma maneira maravilhosa de se comunicar porque você pode ver a pessoa com quem está falando e compartilhar documentos enquanto trabalha para se entender. As interações visuais são importantes porque damos dicas quando conversamos que podem ajudar as pessoas a entender o argumento que está sendo feito.

Se a maior parte da sua comunicação ocorre em outras situações que não sejam cara a cara, você pode criar vídeos resumidos ou apresentações que descreviam o que foi discutido, quais são os próximos passos e quem é responsável pelo que.

Ser responsivo

A comunicação é um dos melhores métodos para resolver conflitos ou disputas. Como proprietário de uma empresa, uma das piores coisas que você pode fazer quando se depara com um conflito, disputa ou reclamação é ignorá -la. Deve haver uma resposta emitida imediatamente, mesmo que seja apenas uma breve declaração de que você analisará o problema.

Quando as pessoas que procuram você sentem que a questão deles é importante para você e recebem feedback sobre suas preocupações, é mais provável que você mantenha clientes e funcionários felizes.

Use o feedback que você recebe

Se você já está se comunicando com seus clientes, funcionários e colegas de trabalho, provavelmente receberá feedback regularmente. Você pode não estar solicitando, mas um ouvinte ativo pode encontrar informações em todos os lugares.

Ouvir todos com quem você entra em contato é uma mina de ouro de informações úteis sobre a maneira como seus negócios, produtos e serviços são percebidos por clientes e clientes em potencial.

Para fazer alterações positivas de comunicação, você deve usar as informações que você coleta para melhorar seus processos. Crie um processo para coletar o feedback que você recebe em um só lugar e reserve um tempo em intervalos regulares para analisá -lo e criar um plano para implementar e rastrear melhorias.

Por fim, a comunicação eficaz pode ser uma das habilidades mais importantes que você usa em seus negócios. Se suas habilidades de comunicação podem usar algum ajuste fino, reserve um tempo para analisar como você se comunica. Em seguida, tente se concentrar nas maneiras de melhorar suas habilidades ao longo do tempo. Você pode se surpreender com o quanto simplesmente ouvir pode mudar seus relacionamentos com funcionários, clientes, colegas e família.