Solicitação de proposta (RFP)

Quando um requisito comercial complexo é definido, uma empresa está pronta para encontrar um fornecedor para atender aos requisitos. O primeiro passo para encontrar um fornecedor é criar e enviar uma solicitação de proposta (RFP). O documento da RFP deve conter em detalhes todos os aspectos do requisito de negócios e o que a empresa exige de um fornecedor em potencial para atender aos requisitos especificados na RFP. O fornecedor produzirá uma oferta com base no entendimento dos requisitos especificados na RFP, e os lances concorrentes serão avaliados para produzir a seleção do fornecedor vencedor ou uma lista curta de fornecedores que entregarão apresentações à Companhia.

Definindo o pedido de documento de proposta

O documento da RFP é crucial para obter um fornecedor que possa atender aos requisitos de negócios de um cliente. Se o documento for falho, por requisitos ambíguos, requisitos ausentes ou requisitos irracionais no fornecedor, o processo de RFP levará a lances incompletos ou, em alguns casos. Os fornecedores não precisam enviar lances a cada RFP que recebem e, mesmo que possam atender aos requisitos da RFP, eles podem não ter a capacidade de fornecer os requisitos em tempo hábil. O poster.

Cada RFP será diferente com base nos requisitos que foram definidos e nas necessidades específicas do cliente. Mesmo dentro da mesma empresa, um documento de RFP pode diferir em foco, dependendo dos requisitos principais. Para alguns RFPs, o foco pode estar no preço, enquanto outros podem se concentrar nos prazos de entrega ou nos requisitos de qualidade para os itens necessários.

Recursos específicos do documento RFP

Existem alguns recursos do documento RFP que são necessários. Por exemplo, cada RFP deve ter uma data e hora específicas em que o cliente exige que todos os fornecedores em potencial tenham enviado uma oferta. Se os lances forem enviados após essa data, eles devem ser descartados. Se um fornecedor não puder enviar uma oferta no prazo, isso poderá indicar um possível problema com a organização e talvez preocupações com a entrega.

No entanto, o cliente deve dar aos fornecedores tempo adequado para enviar uma oferta. Se os requisitos forem particularmente complexos, os fornecedores podem precisar montar uma equipe de resposta para dividir os requisitos em áreas que eles podem entender e depois montar uma oferta. Se a linha do tempo definida na RFP for muito curta, as respostas podem ser apressadas e os fornecedores podem estar adivinhando a complexidade do projeto, em vez de entender completamente. Isso levará a lances imprecisos e um processo de RFP desperdiçado.

O documento da RFP deve indicar o processo se os fornecedores tiverem perguntas adicionais sobre os requisitos especificados na RFP. Os fornecedores não devem ter permissão para ligar para o cliente, pois isso pode levar a um fornecedor receber informações adicionais que lhes dão uma vantagem competitiva. É melhor organizar uma teleconferência para que os representantes de cada fornecedor possam fazer e ouvir perguntas direcionadas de volta ao cliente. Isso garante uma justiça no processo de licitação.

Um documento de RFP também deve especificar claramente o formato que a resposta da RFP dos fornecedores. Se isso não estiver claramente definido, serão enviadas respostas em diferentes formatos e seria impossível comparar os lances do fornecedor. O formato de resposta deve identificar o que é necessário do fornecedor em cada seção, como referências, currículos de potenciais membros da equipe, um documento com o entendimento dos fornecedores dos requisitos e um formato para o preço. Se cada fornecedor seguir o formato de resposta correto, isso facilitará a comparação dos lances.