Razões para considerar o processamento da folha de pagamento da terceirização

Se você tem um funcionário ou centenas, você deve seguir os procedimentos formais que são pagos e lidando com impostos sobre a folha de pagamento. Você pode executar essas tarefas de folha de pagamento ou terceirizar o processo, entregando -o a um provedor de serviços de folha de pagamento.

Opções de processamento da folha de pagamento

Aqui estão duas opções que os empresários têm para gerenciar a folha de pagamento.

Software de folha de pagamento online

Você pode usar o software de folha de pagamento, fornecendo a entrada e fazendo com que o software faça os cálculos. Os aplicativos de software de folha de pagamento on -line funcionam de maneira semelhante ao software de contabilidade de negócios. Eles oferecem um punhado de instruções e informações, mas você-ou alguém na sua empresa--insira as informações.

Serviços de folha de pagamento

Os serviços de folha de pagamento são empresas individuais que às vezes estão conectadas a empresas de contabilidade ou contabilidade. Você pode terceirizar seu processo, dando um serviço local ou on -line de folha de pagamento as informações básicas sobre os funcionários e deixando -os executar a folha de pagamento, enviar contracheques e enviar relatórios de impostos e pagamentos de folha de pagamento.

A folha de pagamento de terceirização não retira sua responsabilidade por pagar e relatar todos os impostos sobre a folha de pagamento a tempo e na íntegra e por pagar aos funcionários exatamente o que são devidos. O IRS cobra multas por não depositar impostos sobre a folha de pagamento.

Razões para terceirizar a folha de pagamento

Considere o custo do seu tempo

Seu trabalho como proprietário de uma empresa é administrar seus negócios, não processar a folha de pagamento. Tentar fazer a folha de pagamento significa tirar um tempo de outras tarefas importantes, como adquirir clientes, fabricar produtos ou executar serviços.

Os impostos sobre a folha de pagamento são complicados

Os impostos sobre a folha de pagamento são complexos porque existem vários tipos diferentes de impostos que você deve coletar e pagar e muitos formulários complicados para preencher. Isso inclui imposto de renda federal, imposto de renda estadual, imposto sobre a FICA para a Seguridade Social e o Medicare e o imposto de desemprego federal e estadual.

Aqui está um exemplo; Os valores que você retém dos contracheques de funcionários para impostos de renda federal e o imposto da FICA devem ser pagos ao IRS mensalmente ou semi -semana (duas vezes por semana), dependendo do tamanho do depósito. Fazer esses depósitos pode levar muito do seu tempo.

Todos os depósitos federais federais de folha de pagamento devem ser feitos online. A melhor opção para fazer depósitos é se inscrever no sistema eletrônico de pagamento de impostos federais do IRS (EFTPS). Em seguida, dê ao seu provedor de folha de pagamento suas informações de login para que eles possam fazer depósitos para você.

As leis tributárias mudam o tempo todo

A cada ano, pode haver alterações nas leis tributárias, taxas de impostos ou prazos para enviar relatórios. É difícil para um negócio individual ficar por dentro de todas essas mudanças. Um serviço de folha de pagamento ou aplicativo de software lida com essas alterações para muitas empresas e elas podem fazer essas alterações de maneira rápida e fácil.

O que os serviços de processamento de folha de pagamento fazem?

Você pode encontrar software de folha de pagamento ou um serviço de folha de pagamento que possa ajudá -lo com algumas ou todas essas tarefas fiscais de folha de pagamento e folha de pagamento.

Tarefas de folha de pagamento

O software da folha de pagamento ou um serviço de folha de pagamento pode calcular o pagamento dos funcionários, a fonte e as deduções para criar salários. A maioria também calculará e pagará contratados independentes (não funcionários) também. Ambos também podem enviar salários, geralmente através de depósito direto.

Tarefas fiscais da folha de pagamento

Dependendo do nível de serviço pelo qual você paga, o software e os serviços da folha de pagamento:

• Colete e relate os impostos sobre a folha de pagamento devidos
• Calcule relatórios anuais de salário e impostos, Formulário W-2 para funcionários e Formulário 1099-MISC para não funcionários
• Envie o formulário 941 dos relatórios de impostos sobre folha de pagamento
• Relatar e pagar impostos de desemprego

Aqui está uma lista de alguns dos melhores softwares de folha de pagamento disponíveis com detalhes para cada.

Quanto custa um serviço de folha de pagamento?

Os processadores de folha de pagamento on -line e serviços de folha de pagamento cobram taxas diferentes com base no número de funcionários pagos. Eles também têm níveis diferentes de serviços, incluindo suporte.

Serviços de processamento de folha de pagamento online

A maioria dos serviços de folha de pagamento on -line cobra mensalmente, e o preço mais comum é um preço mensal base, com uma quantia adicional por funcionário por mês.

Várias empresas de software têm preços em camadas, com um valor mensal mais alto e custos por funcionários com base no nível e nos tipos de serviço.

Por exemplo, o software Patriot Payroll cobra US $ 10 por mês mais US $ 4 por funcionário para serviço básico, onde a empresa administra sua própria folha de pagamento e impostos com a ajuda de Patriot. Por US $ 30 por mês, mais US $ 4 por funcionário, os arquivos de opção de folha de pagamento de serviço completo da Patriot e depósitos de folha de pagamento de folha de pagamento e registros de final de folha de pagamento e registros de final de ano.

O QuickBooks da Intuit oferece três níveis de serviço. Atualmente, o nível básico é de US $ 22.50 por mês mais US $ 4 por funcionário. O segundo nível oferece folha de pagamento automática, depósito direto no mesmo dia, rastreamento de tempo em movimento e suporte de recursos humanos por US $ 37.50 por mês mais US $ 8 por mês por funcionário. Enquanto isso, o nível mais alto inclui proteção de penalidade tributária e um consultor pessoal de recursos humanos (RH) por US $ 62.50 por mês mais US $ 10 por mês por funcionário.

Serviços de processamento de folha de pagamento offline

Teresa Ray, a proprietária do departamento de folha de pagamento, explicou em um email para o saldo como o trabalho de serviços de folha de pagamento de sua empresa funciona. Segundo Ray, sua empresa cobra uma taxa básica por período de folha de pagamento (semanalmente, quinzenalmente, semi-mês ou mensalmente) de US $ 54 mais US $ 2 para cada funcionário pago. Portanto, se houvesse 10 funcionários pagos durante esse período de pagamento, a cobrança seria de US $ 74 (US $ 54 mais US $ 20). Essa taxa inclui o processamento da folha de pagamento, a coleta e o pagamento de todos os impostos sobre a folha de pagamento devido e a preparação e o preenchimento de todos os relatórios de impostos mensais, trimestrais e anuais da folha de pagamento.

Perguntas a serem feitas antes da terceirização da folha de pagamento

Ao conversar com possíveis serviços de folha de pagamento e avaliar aplicativos de software de folha de pagamento, leia as críticas e peça referências. Aqui estão algumas perguntas a serem feitas:

• Quão seguro é o seu sistema? Você já teve uma violação de dados?
• Com que frequência você atualiza seu sistema? Você tem backups em caso de perda de dados ou falha no sistema? 
• Como você acompanha as mudanças nas leis tributárias? Com que frequência você atualiza seus dados para alterações fiscais? 
• Há quanto tempo você está no negócio? 
• Como você lida com o atendimento ao cliente? Posso ligar e falar com uma pessoa real? Com que rapidez você responde a solicitações urgentes? 
• Se eu tiver que fazer correções, a rapidez com que você pode fazer isso?
• Como sei que você está enviando relatórios e efetuando pagamentos antes de serem vencidos? Que confirmações você me envia?

Se você está apenas começando com a folha de pagamento, reserve um tempo para ler esta visão geral de como configurar um sistema tributário de folha de pagamento. Em seguida, faça uma lista do que você está disposto a fazer e o que deseja um serviço de folha de pagamento.

Perguntas frequentes (perguntas frequentes)

O número de funcionários afeta a escolha de uma opção de processamento de folha de pagamento?

A maioria dos serviços de processamento de folha de pagamento baseia seus preços no número de funcionários, para que você não seja cobrado muito por apenas alguns funcionários na opção de menor preço. Em seguida, você pode adicionar serviços como depósito direto quando sua empresa crescer. Os provedores locais de serviços de folha de pagamento também é o preço com base no valor do trabalho, como o número de contracheques de funcionários processados.

Como o suporte funciona para diferentes tipos de serviços de folha de pagamento?

As empresas de folha de pagamento on -line oferecem diferentes níveis de suporte; Quanto maior o nível, mais apoio pessoal incluído. O nível mais baixo de suporte geralmente é vídeos, perguntas frequentes ou bate -papo, enquanto o mais alto é o serviço VIP com a ajuda de uma pessoa ao vivo. O suporte imediato é essencial, especialmente quando você está começando, então procure o serviço que tenha o melhor suporte no nível mais baixo ou esteja disposto a pagar extra.

Quais são alguns aplicativos comuns que funcionam com software e serviços de folha de pagamento?

A integração mais comum de software de folha de pagamento é com software de contabilidade ou contabilidade, como o QuickBooks. O software de RH também pode ser vinculado ao seu sistema de folha de pagamento para seguro de saúde, gerenciamento de folga paga e gerenciamento de documentos de funcionários.

Os serviços de folha de pagamento também têm aplicativos adicionais. Teresa Ray disse que sua empresa oferece um serviço chamado Web Funcionário que permite que os funcionários efetuem login, obtenham stubs de salário e formulários W-2 e altere seus subsídios de retenção na fonte.

Tenho funcionários trabalhando remotamente em vários estados. Como um serviço de folha de pagamento lida com esta situação?

Todos os serviços de software da folha de pagamento executam impostos estaduais para funcionários. Teresa Ray disse que seu serviço processa pagamentos para empregadores que fazem negócios em cerca de 18 estados que não Indiana, onde sua empresa está localizada. Folha de pagamento e processamento fiscal de folha de pagamento para estados após o estado de origem transportar taxas adicionais.