Dicas de responsabilidade da equipe de gerenciamento de projetos

A responsabilidade, o que é fundamental para o sucesso de todo projeto, não significa que um gerente de projeto deve cuidar, microgerenciar ou assar as pessoas para fazer as coisas. Tais táticas geralmente causam conflitos e animosidade em relação ao gerente de projeto. Em vez de ser a única pessoa que responsabiliza as pessoas, uma abordagem melhor que o gerente de projeto pode adotar é capacitar toda a equipe a defender a responsabilidade do projeto. Aqui estão seis maneiras de aumentar a responsabilidade em um projeto:

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Abordar a prestação de contas na reunião de kickoff

John Wildgoose/Getty Images

A reunião de kickoff do projeto é um momento para deixar a equipe do projeto empolgada com o projeto e definir expectativas de como o projeto será executado. Definir a responsabilidade antecipadamente como um princípio fundamental do projeto é fundamental. 

Na reunião de kickoff, o patrocinador do projeto e o gerente do projeto deixam suas expectativas claras. O patrocinador do projeto observa como eles responsabilizarão o gerente do projeto e como o gerente do projeto responsabilizará todos os outros.

A responsabilidade não para aí. Com base nesses pontos, o gerente do projeto permite que os membros da equipe saibam que esperam que eles responsabilizem o gerente do projeto. O gerente do projeto também observa como eles esperam que os membros da equipe se responsabilizem. Chamar um ao outro é incentivado, desde que todos os membros da equipe mantenham o profissionalismo e o respeito pelos outros.

Essas declarações estabelecem um sistema claro de responsabilidade. O gerente do projeto é responsável pelo sucesso do projeto, mas, para ter sucesso, o gerente do projeto espera que todos sejam responsáveis ​​e se responsabilizem.

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Destacar a interconectividade das tarefas

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Os projetos quase sempre incluem tarefas interdependentes. Algumas coisas precisam acontecer em sequência para tornar o projeto bem -sucedido. Como gerente de projeto estabelece os detalhes de um projeto para a equipe, o gerente do projeto deve ser intencional sobre destacar como as tarefas se cruzam.

Às vezes, as tarefas são executadas simultaneamente. Pode acontecer por necessidade ou no interesse da eficiência. Após a conclusão das tarefas, seus produtos de trabalho são usados ​​em uma tarefa subsequente. A estrutura de responsabilidade funciona como no exemplo acima. Aqueles que trabalham na tarefa subsequente responsabilizam os que trabalham nas tarefas anteriores.

Pelo gerente de projeto, mostrando aos membros da equipe como as tarefas se relacionam e como cada membro da equipe precisa fazer um bom trabalho para o benefício de outros membros da equipe, o gerente de projeto incentiva os membros da equipe que se responsabiliza.

Se um membro da equipe não puder iniciar uma tarefa até que outro membro da equipe conclua sua tarefa, o membro dependente da equipe tem um interesse adquirido no sucesso do outro membro da equipe e responsabilizará esse membro da equipe por desempenho oportuna e de alta qualidade.

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Obtenha compromissos públicos em itens de ação

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Uma das razões pelas quais os gerentes de projeto realizam reuniões de equipe é determinar as próximas etapas com base em como o projeto progrediu. Quando possível, as coisas devem ir de acordo com o planejado, mas quando surgirem problemas inesperados, eles precisam ser tratados. 

Não importa quem concorda em lidar com um problema, o membro da equipe que assume a tarefa, o gerente do projeto deve documentar o que deve ser feito e quando deve ser concluído.

O item de ação deve então ser incluído nas notas de reunião ou em um registro de itens de ação. Diferentes filosofias de gerenciamento de projetos fazem isso de maneira diferente. A chave é escrever itens de ação para referência futura.

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Acompanhe publicamente itens de ação

10.000 horas/DigitalVision/Getty Images

Quando os membros da equipe assumem compromissos, toda a equipe deve poder confiar na tarefa que está sendo concluída. Anotar esses compromissos é ótimo, mas as tarefas precisam ser concluídas.

À medida que as tarefas são atribuídas, o gerente do projeto deve acompanhar para garantir que os membros da equipe cumpram sua palavra. A melhor parte do compartilhamento de responsabilidade é que os gerentes de projeto não precisam ser o bandido.

Depois que o gerente do projeto estabelecer uma atmosfera de prestação de contas, não há necessidade de o gerente do projeto criticar alguém que não siga. A dinâmica do grupo cuidará da situação. A pressão dos colegas pode funcionar positivamente. O gerente do projeto apenas precisa chamar a atenção para o item de ação e deixar a pessoa responsável falar.

De tempos em tempos, o gerente do projeto pode precisar fazer perguntas de investigação sobre por que um compromisso não foi cumprido, mas geralmente a pessoa responsável estará pronta sobre erros, erros de cálculos ou barreiras e assumirá um novo compromisso para concluir o item de ação original e possivelmente expiar qualquer lapso de desempenho.

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Confrontar o mau desempenho

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O fraco desempenho de um membro do projeto é um problema que os gerentes de projeto devem lidar com rapidez e diplomática. Se outros membros da equipe do projeto vêem o mau desempenho sendo tolerado, sua motivação cairá e seu desempenho provavelmente diminuirá de acordo.

No entanto, os gerentes de projeto não podem ser caçadores. É um ato de equilíbrio entre lidar com as coisas rapidamente e lidar com elas humanamente.

Mau desempenho não desaparece sozinho. Não pode ter permissão para demorar, mas os gerentes de projeto devem proporcionar tempo de péssimo desempenho para corrigir seu comportamento assim que for trazido à sua atenção. 

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Escalar problemas de desempenho quando necessário

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Se lidar com o mau desempenho individual não funcionar, o gerente de projeto deve escalar o problema para o supervisor do membro da equipe. Se isso falhar, o patrocinador do projeto pode precisar intervir.

Antes de escalar um problema para o patrocinador do projeto, um gerente de projeto deve esgotar todas as outras opções. No caso de mau desempenho, o gerente do projeto deve ser específico com o patrocinador do projeto e fazer recomendações para resolver o problema.

Se o gerente do projeto quiser que o membro da equipe seja aconselhado por um gerente de segunda linha, por exemplo, o gerente do projeto deve dizer isso. Se o gerente do projeto quiser que o membro da equipe seja substituído, o gerente do projeto deve fazer tal solicitação. O gerente do projeto deve fornecer opções e destacar os prós e contras de cada opção.