Lista de verificação de planejamento para pequenos eventos

Pequenos eventos têm muito mais flexibilidade quando se trata de oportunidades com locais, atividades e interação. No final, é simplesmente mais fácil trabalhar com as necessidades de um grupo menor. Obviamente, os planejadores ainda precisam ser criativos se você quiser que o dia flua bem. Uma lista de verificação de detalhes importantes ajuda o fluxo do evento e fornece informações valiosas sobre o que pode funcionar melhor na próxima vez.

Comece com o básico

As melhores idéias começam com uma base sólida, por isso é importante configurar a estrutura do seu evento antes de olhar para frente demais. Coisas como datas, horários e itinerários devem ser concluídos antes de passar para quaisquer detalhes complexos. Certifique -se de utilizar os muitos aplicativos e programas gratuitos usados ​​para rastrear datas e chamadas necessárias.

Escolha o local certo

Você terá mais facilidade para encontrar um quarto para um grupo menor, mas os limites de capacidade serão mais apertados. Se o seu evento se expandir de 50 para 100, talvez seja necessário se mudar para uma sala maior, dependendo das capacidades do seu local. De um modo geral, é mais fácil ficar menor em uma pitada, então compre uma sala que possa acomodar sua maior projeção de participação e diminuir conforme necessário, desde que não afete o orçamento.

Mapeie uma estratégia de marketing

Mesmo se você estiver hospedando um "evento gratuito", ainda precisa apresentá -lo de uma maneira que atraia registros. As pessoas querem saber como se beneficiarão de participar da ocasião, e a maneira como você diz que seus convites e materiais de marketing podem ter um grande impacto se aparecerão ou não. Embora seu evento provavelmente pareça emocionante para você, o verdadeiro desafio está deixando os outros empolgados também.

Orçamento por pessoa

A única desvantagem de pequenos eventos é que eles normalmente custam mais por pessoa porque os preços de hotéis e catering diminuem à medida que as quantidades aumentam. Para tornar as coisas ainda mais complicadas, uma queda de 20 % nos números para um pequeno evento tem o potencial de afetar o status de preços do seu grupo. Com isso em mente, você deseja orçar custos por pessoa, sob o menor número de participação projetada. Se você fizer isso com precisão, sua margem de lucro aumentará para cada pessoa que você adicionar sobre a projeção.

Jogue com seus pontos fortes

Pequenos grupos oferecem mais oportunidades para discussões organizadas, então use isso para sua vantagem ao planejar o itinerário. Não é muito divertido ser "conversado" o dia todo, e é por isso que muitos pequenos eventos oferecem sessões de grupo ou opções de fuga. Até projetos de grupo podem ser integrados nas circunstâncias certas. Pense em maneiras de envolver seus participantes com o diálogo, pois isso aumentará sua taxa de retenção de cada apresentação.

Inclua sessões de perguntas e respostas e formulários de feedback

A melhor maneira de dar um salto no planejamento do seu próximo evento é ouvir o feedback do seu atual. Deixe bastante tempo para perguntas no final de cada segmento. Você também pode realizar perguntas de sua equipe para começar a conversa. Os formulários de feedback são fáceis de incluir em seus pacotes de informações, mas certifique -se de instruir os participantes sobre como deseja que eles enviem.

Adicionar oportunidades de rede pós-evento

Uma boa função de rede pode agregar um valor tremendo a todos os participantes. Se você era eficaz em estimular o diálogo entre os participantes, todos deveriam saber um pouco um sobre o outro até o final do dia. Sempre ajuda a disponibilizar alimentos em uma função como essa, e você pode até recrutar compromissos antes do dia do evento. Como se costuma dizer, nada atrai uma multidão como uma multidão, então seja proativo na promoção de todas as funções pós-evento.

Pequenos eventos têm o potencial de ser uma experiência rica e gratificante para todos, mas você precisa planejar cada minuto com o público em mente. A boa notícia é que fica mais fácil, porque você entenderá exatamente o que seus convidados esperam.