Dicas de gerenciamento ao criar um orçamento de evento

Equilibrar um orçamento de evento é um dos principais desafios que os planejadores enfrentam, e a raiz da maioria dos problemas de dinheiro pode ser rastreada até os estágios iniciais de discussão. É sempre melhor começar a projetar um evento em torno da quantidade de recursos financeiros disponíveis e não vice -versa. Gastar apenas alguns minutos passando por um orçamento não apenas economizará dinheiro ou alocará melhor, mas economizará muito tempo eliminando variáveis ​​caras.

Descreva -se as despesas de planejamento de eventos

As despesas podem vir de uma ampla gama de fontes depois de pensar em todos os componentes envolvidos na execução de uma função. Os mais óbvios são as despesas de aluguel de catering e local, mas a lista só cresce a partir daí. O problema é que, por ter ignorado, mesmo uma categoria de despesa pode ter um impacto desastroso em seus gastos por pessoa. 

Questione seus clientes

Como planejador de eventos, sua função é fornecer assistência especializada com a coordenação e a gestão financeira do evento. Lembre -se de que seus clientes estão sonhando com a perfeição, e isso pode facilmente obscurecer seu julgamento sobre o que é fiscalmente possível. A hora de preencher a lacuna entre seu orçamento e as expectativas é desde o início. Muitas vezes, é tão simples quanto fazer as perguntas certas e elaborar um orçamento durante sua primeira reunião.

Construa um orçamento de evento básico

Depois de ter uma visão do evento e uma estimativa de quanto dinheiro você deve trabalhar, finalmente chegou a hora de estruturar o orçamento. Um passo importante aqui está dizendo aos seus clientes que os orçamentos de eventos são "rascunhos de trabalho" que provavelmente mudarão à medida que mais detalhes entram. Lembre -se, muito poucos clientes têm experiência com os custos e taxas associados às flutuações de participação, por isso é melhor construir em uma zona de buffer de 10% para evitar ficar sem fundos. 

Calcule taxas de planejador de eventos

Obviamente, você precisa incorporar suas taxas de planejamento no orçamento, e isso pode ser um assunto delicado para alguns. Os planejadores de eventos têm várias maneiras de cobrar por seus serviços, desde taxas diretas a comissões percentuais. No final, trata -se de encontrar um meio de ambos os lados pode concordar. Certifique -se de que sua estrutura de taxas esteja documentada em um contrato e inclua -a como uma despesa em todos os rascunhos do orçamento.

Aparar custos de eventos

Raramente você trabalhará em um evento que tem um orçamento ilimitado. É mais provável que você atinja um ponto no processo de planejamento em que as decisões sobre o corte de custos devem ser tomadas. É aqui que um planejador de eventos experiente pode realmente brilhar em ajudar seus clientes. O objetivo é identificar quais opções têm a maior impressão nos convidados. Por exemplo, você deve gastar menos em peças centrais para preservar a sobremesa gourmet? Em alguns casos, um planejador pode passar pelas despesas e renegociar ou cortar em áreas onde os convidados nunca notarão. 

Controle despesas de áudio e visual

Equipamento de iluminação e som causa um grande impacto na apresentação do seu evento, mas também tende a ter um grande impacto no orçamento. Quando você considera outras despesas de AV, como projetores, acesso à Internet e serviços de vídeo, não demora muito para que essa categoria se torne um dos maiores números do seu orçamento. 

Encontre opções de marketing de baixo custo online

O marketing é outra despesa que pode crescer exponencialmente se você não obtiver resultados imediatamente. A captura, é claro, é que, a menos que você comercialize efetivamente, não haverá participantes suficientes para apoiar os custos do evento. É por isso que faz sentido utilizar tantas opções gratuitas ou de baixo custo para espalhar a palavra inicial sobre uma próxima ocasião.