Importância dos números de catering

Os números são importantes quando você está executando um negócio de catering de sucesso. Se você é novo no planejamento de eventos, essa percepção pode ser uma surpresa para você, mas o fato é que os números dirigem fortemente o mundo da catering.

Contagem de hóspedes, tamanhos de porção e data de entrega, todos fatoram a lucratividade do serviço de alimentação, e até pequenas mudanças de número podem fazer uma grande diferença quando se trata de servir o jantar a centenas de convidados.

Por causa de tudo isso, os planejadores de reuniões precisam de uma compreensão firme dos números de catering para garantir a qualidade dos alimentos e evitar taxas de penalidade.

Contagem estimada

É o número de convidados que você constrói inicialmente suas projeções de evento. Não há obrigação real com a contagem estimada, pois é mais um "número de trabalho" usado para estimar custos e necessidades de pessoal. Esses números também impulsionarão a escolha do local e talvez o estilo de serviço que você escolher.

Contagem esperada

A contagem esperada é enviada duas ou três semanas antes de um evento. Representa uma contagem mais precisa dos convidados antecipados, e está ligado contratualmente à contagem final.

Toda operação de catering tem políticas para as contagens esperadas, mas de um modo geral, não deve se desviar por mais de 15% da contagem final.

Contagem final ou contagem garantida

Sua contagem final é o número de refeições para os quais você pagará. Ele também representa o número de lugares e o tamanho da equipe de catering para a sala.

Quaisquer alterações feitas a esse número após a data de vencimento podem sofrer penalidades ou taxas tardias. Assim, é importante que o planejador estabeleça uma data de RSVP que caia antes do prazo de garantia.

Porcentagem de queda

Existem dois ângulos para soltar porcentagens. O primeiro é calculado por catering para ver quanto da sua contagem final caiu da sua contagem esperada. Se a porcentagem for muito grande (mais de 20%), uma taxa de penalidade poderá ser emitida para cobrir as despesas relacionadas aos pedidos de pessoal e fornecimento.

Os planejadores usam porcentagens de queda para estimar quantos "não shows" esperam. Uma taxa de queda de 2% é de cerca de média para eventos pagos ou com ingressos. Essa média pode subir acima de 5% para eventos que são gratuitos. Como você pode imaginar, é mais provável que os participantes mostrem quando têm dinheiro investido em um evento.

Cartões de refeição

Alguns planejadores oferecem mais de uma entrada em refeições formais, e isso cria outro requisito de cálculo. Hotéis e centros de banquetes não querem ficar presos, adivinhando quantos convidados escolhem bife ou frango, por isso cabe aos planejadores obter contagens precisas de cada escolha por meio de seu sistema RSVP.

No dia do evento, cada participante deve obter um cartão de refeição colorido que eles podem colocar na mesa, para que os servidores saibam automaticamente qual prato eles pediram.

Beba ingressos

Os planejadores de eventos podem usar ingressos para beber para controlar os custos de execução de uma barra aberta. É realizado dando a cada convidado um ou dois bilhetes de bebida no registro. O barman aceitará os ingressos em troca de uma bebida. Os hóspedes que optam por beber além do subsídio de ingresso podem pagar em dinheiro.

Uma coisa a observar sobre os ingressos para bebidas é que o local cobrará a bebida com o mais preço por ingresso. Por esse motivo, faz sentido usar este sistema com um bar de cerveja e vinho ou casa, já que as seleções terão um preço mais próximo.

Trabalhe com o sistema

Por fim, cabe ao planejador de eventos fornecer contagens precisas para o departamento de catering. Os planejadores que ignoram as políticas e prazos emitidos por seus fornecedores podem acabar pagando mais do que deveriam na forma de penalidades e outras taxas.

A melhor maneira de evitar isso é ler as políticas de catering antes de planejar o evento. Depois disso, uma regra simples ajudará você a escolher as datas e custos mais apropriados para passar para os convidados.