Implementando uma organização de compras de classe mundial

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Adesão executiva

Antes de implementar as melhores práticas de compra, deve haver o apoio dos executivos da empresa sênior. Sem a adesão de executivos seniores, incluindo o CEO e o CFO, qualquer tentativa de desenvolver uma estratégia de compra de classe mundial será sufocada pela administração do meio. Alterações que devem ser feitas em qualquer empresa devem ser apoiadas por executivos seniores para alcançar resultados.

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Racionalização dos dados existentes

Qualquer empresa que tenha adquirido dados por um período de tempo terá um banco de dados de fornecedores que contêm dados atuais, duplicados, desatualizados e incorretos. Se sua empresa tiver vários departamentos de compra geograficamente separados, o nível de imprecisão é multiplicado. Para que uma estratégia de compra de classe mundial seja implementada, os dados de cada departamento de compras devem ser atualizados para refletir os dados atuais do fornecedor e serem racionalizados para eliminar dados duplicados, incorretos e desnecessários. O benefício de ter dados precisos para sua empresa é que ela permite que as decisões sejam tomadas com precisão. Ele permite que seu departamento de compra analise os gastos em fornecedores que são usados ​​em mais de uma área de compra. Após uma maior compreensão de onde o dinheiro é gasto em toda a empresa, a empresa terá maior alavancagem com fornecedores.

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Aproveite os programas de incentivo ao fornecedor

Tem sido a norma para as empresas pagarem os fornecedores o mais tarde possível. Se o fornecedor tiver um contrato por 45 dias, eles nunca receberiam seu pagamento antes do 45º dia. Para incentivar as empresas a pagar suas contas antes da data de contrato negociada, os fornecedores ofereceram descontos, descontos e outros incentivos. Mas os fornecedores descobriram que, apesar dos incentivos, as empresas ainda não estão pagando cedo. Uma teoria é que as empresas entram nos termos de pagamento em seu sistema ERP e esquecem. Os cheques são cortados com base nesses dados e os incentivos do fornecedor nunca são realizados. Uma estratégia de compra de classe mundial deve abraçar esses descontos e as empresas devem garantir que estejam tomando todos os incentivos possíveis. Nestes tempos econômicos difíceis, as empresas não podem se dar ao luxo de deixar descontos significativos. Além disso, as negociações com fornecedores também devem incluir a obtenção de maiores descontos para pagamento no recebimento de mercadorias ou mesmo pré-pagamento.

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Implementar avaliação do fornecedor

Uma boa estratégia de compra deve incluir um método pelo qual os fornecedores são medidos. O processo de avaliação deve incluir não apenas o desempenho da entrega, mas também rastrear métricas menos óbvias, como entrega ou sobre entrega, qualidade dos itens entregues e o desempenho do atendimento ao cliente do fornecedor. Essas métricas nem sempre podem ser um valor mensurável, mas às vezes a métrica é subjetiva. Se as diretrizes políticas forem implementadas para avaliação subjetiva, todos os fornecedores poderão ser medidos igualmente. Não se esqueça de deixar os fornecedores saber que estão sendo avaliados. Se eles souberem que seus clientes os estão assistindo, talvez eles aumentem seu jogo.

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Contratar profissionais de compra

Muitas empresas acreditam que as habilidades clericais básicas são o único pré-requisito para uma posição no departamento de compras. Essa visão é incrivelmente ingênua, considerando que esses funcionários são responsáveis ​​por gastar grandes quantidades de recursos da empresa. O profissional de compras é a chave para implementar uma organização de compras de classe mundial. As habilidades necessárias para as organizações de compras de classe mundial incluem o conhecimento dos negócios que estão comprando, habilidades analíticas, habilidades de negociação e habilidades interpessoais. Ao privar seu departamento de compras de funcionários versados ​​nessas habilidades, sua empresa pode se encontrar vinculados a contratos os fornecedores errados, para o material errado e pelo preço errado. As organizações de compras incluem o conhecimento dos negócios que estão comprando, habilidades analíticas, habilidades de negociação e habilidades interpessoais. Ao privar seu departamento de compras de funcionários versados ​​nessas habilidades, sua empresa pode se encontrar vinculados a contratos os fornecedores errados, para o material errado e pelo preço errado.

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Reduzindo o número de fornecedores

Empresas têm centenas de fornecedores, alguns têm milhares, muitas têm milhares, até dezenas de milhares. Ter milhares de fornecedores em seu sistema, não apenas leva uma quantidade considerável de manutenção, mas também pode ser extremamente caro. Se um departamento de compra ordenar itens de vinte fornecedores diferentes por dia, isso pode significar vinte pedidos de compra que precisam ser enviados, vinte custos de envio que precisam ser pagos e vinte receitas de mercadorias que precisam ser processadas quando as mercadorias chegarem. Além dos custos adicionais, provavelmente existem economias que não estão sendo realizadas. Quantos desses vinte fornecedores vendem os mesmos ou similares. Se os vinte fornecedores forem reduzidos para cinco, os custos de processamento serão reduzidos e provavelmente o custo do material foi negociado mais baixo.

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Compra centralizada

Se sua empresa tiver vários locais geograficamente dispersos, você pode pensar que é impossível implementar uma estratégia de compra de classe mundial. É prudente que as empresas precisem pensar em seus gastos gerais como uma função central. Tendo uma organização de compras centralizada, uma empresa pode revisar suas compras totais e selecionar fornecedores que podem fornecer a maioria dos itens com os melhores custos. Esse cenário não cobrirá todos os itens usados ​​em todos os locais e a organização central de compras teria que trabalhar com os locais para identificar fornecedores locais que facilitam as necessidades do local remoto.

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Aproveitando o máximo dos fornecedores

Negociar um acordo com um fornecedor pode ser um caso há muito tempo, com nenhuma das partes felizes com o resultado. Ter um relacionamento ruim com seu fornecedor no início do contrato não é a maneira pela qual as organizações de compras de classe mundial operam. Os fornecedores são uma parte importante da sua cadeia de suprimentos. Os materiais que eles fornecem são necessários em datas específicas para que seu pedido seja enviado ao cliente na data prometida. Tornar seu fornecedor um parceiro em vez de apenas mais um fornecedor ajudará a garantir que seus pedidos estejam corretos e a tempo. As negociações com seus fornecedores devem se concentrar nos benefícios de ser um fornecedor; mostrando a eles que, se você for bem -sucedido, eles terão sucesso. As negociações que se concentram nas cláusulas de penalidade e multas por baixa qualidade e datas de entrega perdidas deixarão o fornecedor menos do que disposto a acomodar seus requisitos.

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Maximizar a tecnologia

Existem algumas empresas que ainda usam Rolodexes, requisições de compra em papel e chamam seus pedidos de compra aos fornecedores. A maioria possui algum tipo de software de compra, mesmo que seja uma planilha do Excel, que rastreia pedidos e gastos gerais. Com a introdução do software Enterprise Resource Planning (ERP), as empresas podem integrar seus departamentos de compras à sua cadeia de suprimentos para aproveitar os dados em tempo real. No entanto, é aí que muitas empresas param. As estratégias de compra de classe mundial vão além para colher os benefícios oferecidos a eles por seus sistemas ERP. As empresas podem adotar técnicas de fluxo de trabalho em seus sistemas de ERP para automatizar aprovações e pagamentos, reduzindo assim o tempo em que a equipe de compras precisa intervir. Dados produzidos por milhares de transações de compra podem ser usados ​​em data warehouses para ajudar a comprar profissionais com métricas na avaliação de fornecedores e negociação de contrato.