Como escrever cartas de desempenho de desempenho dos funcionários

Cartas de repreensão são cartas escritas pelo gerente para fornecer uma declaração oficial de um problema de desempenho que um funcionário deve melhorar. Cartas de repreensão são frequentemente um passo no processo de ação disciplinar formal que pode resultar em ações disciplinares adicionais para o funcionário até e incluir o término do emprego se o funcionário não conseguir melhorar.

Cartas de repreensão são um componente significativo na documentação de um problema de desempenho dos funcionários para o empregado e o empregador. Cartas escritas de repreensão de forma clara e específica do desempenho que devem melhorar e as consequências se o desempenho não melhorar.

Essas cartas de negócios formais geralmente seguem após qualquer tentativa de treinamento verbal por um supervisor. No entanto, eles frequentemente vêm antes de uma correção verbal para o funcionário chamado um aviso verbal ou aviso verbal formal. Todas as etapas devem se concentrar no problema de desempenho ou em problemas de desempenho relacionados.

Componentes de cartas de repreensão

Cartas eficazes de repreensão têm vários componentes em comum. Eles devem ter uma declaração clara do problema ou da questão do desempenho que o funcionário deve melhorar. A carta pode enumerar vários exemplos de maneiras pelas quais o funcionário pode alterar seu desempenho para cumprir as expectativas de desempenho. Dar exemplos fornece ao funcionário um significado compartilhado compartilhado-as expectativas do gerente e da empresa.

Se relevante, inclua uma linha do tempo na qual o desempenho do funcionário deve melhorar. Esta referência pode estar na forma de uma data de vencimento ou data de término, quando o gerente reavaliará o desempenho do funcionário.

Explique como o não desempenho afeta não apenas os funcionários, mas o local de trabalho e o sucesso da organização. A carta da repreensão também deve fornecer uma declaração clara sobre as consequências que um funcionário pode esperar se seu desempenho não melhorar conforme descrito na carta de repreensão.

A importância das assinaturas

A assinatura do supervisor ou o gerente do funcionário é importante quando se trata de repreensões. A carta geralmente contém uma declaração de que a assinatura do funcionário representa que eles receberam a carta. Não indica necessariamente que eles concordam com seu conteúdo. Você deve ser específico na redação para que o funcionário entenda que eles estão reconhecendo o recebimento da carta, não irregularmente.

Dê uma oportunidade para a resposta do funcionário

Você deve dar ao funcionário a chance de responder aos problemas levantados na carta de repreensão. A objeção deve ser por escrito, datada e assinada pelo funcionário. O funcionário pode concordar, discordar, expressar contrição e assim por diante. Os refutação escrita pelo funcionário são anexados às cartas originais da repreensão.

Amostra de carta de repreensão

Este é um exemplo de uma carta de repreensão. Faça o download da letra do modelo de reprimenda (compatível com o Google Docs e Word Online) ou veja abaixo para mais exemplos.

Letra de amostra de repreensão nº 1 (versão de texto)

Para: Jeffery Jones

De: George Peterson

Data: 1 de setembro de 2018

Re: Carta de repreensão

Esta é uma carta de repreensão formal para notificá -lo de que seu desempenho não está atendendo aos níveis esperados de contribuição. Em seu trabalho como especialista técnico para suporte ao cliente, as expectativas de emprego foram desenvolvidas por todo o grupo de especialistas em suporte técnico e seu gerente. Isso significa que eles são o padrão aceito para o desempenho de cada especialista em suporte técnico.

Você não está não se saindo das seguintes maneiras.

• O número de clientes que você atende em uma semana está 30% abaixo do padrão que o restante dos especialistas em suporte técnico está cumprindo.
• O grau de dificuldade dos problemas aos quais você escolhe responder está 40% abaixo do padrão que o restante da equipe está alcançando.
• O período de tempo que os clientes gastam no telefone com você excede o restante da equipe em 25%.

Como você pode ver, nas três medições de desempenho mais importantes para o seu trabalho, você não está tendo sucesso. Seu supervisor falou com você várias vezes e você recebeu treinamento adicional. Consequentemente, acreditamos que você não está disposto a executar. Isso está afetando adversamente a carga de trabalho do restante da equipe de tecnologia.

Precisamos ver uma melhoria imediata nas três áreas de desempenho ou ação disciplinar adicional até e incluindo a rescisão de emprego ocorrerá. Temos fé que você pode melhorar. Precisamos ver melhorias imediatas.

George Peterson, supervisor

Marian DeMark, gerente de recursos humanos

Letra de amostra de repreensão #2 (versão de texto)

Para: Linda Rodriguez

De: Mary Wilmont

Data: 1 de setembro de 2018

Re: Carta de repreensão

O objetivo desta carta de repreensão é notificar formalmente que sua participação está afetando adversamente sua capacidade de concluir seu trabalho. Enquanto assalariado, os funcionários isentos não precisam trabalhar em horas específicas, uma semana de trabalho de quarenta horas é padrão e esperada.

Você não apareceu no trabalho pelo menos um dia por semana desde que iniciou seu novo emprego e trabalha apenas trinta e duas horas por semana. Seu gerente informou a disponibilidade de folga do FMLA para problemas médicos pessoais ou familiares. Ele também perguntou se você precisa de acomodações para que você possa efetivamente realizar seu trabalho.

Ele sugeriu que você visitasse o Departamento de Recursos Humanos para discutir essas questões e sua presença. Você recusou todas as três oportunidades que oferecemos para ajudá -lo a melhorar esse mau desempenho.

A realidade é que você não pode realizar seu trabalho em menos de quarenta horas. Você está perdendo prazos para suas tarefas de trabalho e seu atraso está afetando adversamente o trabalho de seus colegas de trabalho do Departamento de Marketing. Eles estão perdendo seus prazos como resultado do seu fracasso em executar. 

Além disso, seu trabalho inacabado quando atribuído aos seus colegas de trabalho está colocando suas cargas de trabalho em sobrecarga, pois elas já têm empregos que exigem quarenta horas de trabalho por semana. Isso é injusto e não toleraremos esses impactos negativos no local de trabalho começando agora. 

Precisamos ver uma melhoria imediata em sua participação ou rescindiremos seu emprego. Isso significa que você deve participar do trabalho cinco dias por semana. Se você não comparecer ao trabalho cinco dias por semana, não poderá cumprir as metas para as quais foi empregado.

Nossas políticas de folga pagas padrão oferecem seis dias de doenças pagos e dois dias de licença pessoal que você deve usar ao longo de um ano. Você deve se inscrever para dias de férias com antecedência.

Você já usou quatro dias doentes e todos os seus dias pessoais com suas ausências atuais. Não planejamos dar mais tempo a você. Isso deixa você com apenas dois dias doentes e seu tempo de férias pagas que você deve solicitar com antecedência.

Se você tiver uma ausência acima do seu tempo pago disponível, rescindiremos seu emprego. Esperamos que você entenda o quanto você está perto de perder seu emprego. Você não receberá mais avisos.

Cumprimentos,

Mary Wilmont, gerente

Thomas Credência, Diretor de Recursos Humanos

Reconhecimento de funcionários de recebimento

É importante criar uma trilha de papel de ação de reprimenda aos funcionários. Esse processo permite a criação de prova de que o funcionário recebeu um aviso adequado de problemas e etapas-como aconselhamento-foi levado para remediar a situação.

Um simples reconhecimento de recebimento por orientação esclarece que o funcionário recebeu uma repreensão.