Como escrever um doador melhor de agradecimento cartas

Dizer agradecer a um doador encerrar uma transação, mas constrói uma ponte para apoio futuro e um engajamento mais profundo. Faça bem, e você está no caminho para o futuro sucesso de angariação de fundos.

Aqui estão dez dicas para fazer essa carta de agradecimento corretamente.

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Pegue -o rapidamente

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Quarenta e oito horas é uma reviravolta ideal para uma carta de agradecimento. Se isso for impossível, mira não mais que uma semana. Você quer que o doador se lembre de que ele fez a doação para que você agradece sua ação e o recompensa por dar.

Obter a carta lá rapidamente fará com que o nome da sua caridade fique na mente do doador, tranquilize -lhe que você recebeu a doação e o impressionará com sua eficiência e consideração.

Até os doadores on -line devem receber uma carta de agradecimento por correio, mas isso é caro, e muitas organizações sem fins lucrativos estão se movendo online o máximo possível. Nesse caso, verifique se o seu doador online não recebeu um recibo por e -mail. Reserve um tempo para personalizar um e -mail, obrigado e transformá -lo em algo memorável

Recupere as melhores práticas para enviar por e -mail cartas de agradecimento. Em caixas de e -mail completas, sua carta de agradecimento pode passar despercebida; portanto, preste atenção à sua linha de assunto e verifique se a linha "da" identifica claramente sua organização.

Existem muitos obstáculos em agradecer a um doador por e -mail que você pode esquecer. Tem que ficar fora da pasta de spam, chamar a atenção do doador e atraí -lo a abrir a mensagem. Não deixe a facilidade e o custo relativamente baixo do e -mail o cegam para suas deficiências.

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Tornar isso pessoal

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Personalize sua carta de agradecimento com o nome do doador (verifique a ortografia e nunca chame um ms. um mr.) e escreva diretamente para o indivíduo. Os primeiros nomes são poderosos.

O que funciona para uma carta de captação de recursos também funciona para uma carta de agradecimento. Por exemplo, use pronomes pessoais, como "você", "nós" e "eu."

Inclua informações sobre o doador, como há quanto tempo eles são doadores, ou que você gostou de vê -los no último evento. Talvez o doador tenha recebido um prêmio ou tenha recebido uma promoção. Sinta -se à vontade para adicionar algo sobre isso à sua carta. 

Um bom sistema de registros de doadores será seu melhor amigo quando se trata desse nível de personalização. A maioria dos sistemas, mesmo os de baixo custo, tem a capacidade de capturar informações atuais sobre seus doadores.

Quando eles duraram pela última vez? Eles já se ofereceram? Quando foi a última vez que o doador teve contato com sua organização e qual era a natureza dessa interação?

Se este for um doador pela primeira vez, envie um pacote de boas-vindas e convide o doador a se inscrever em boletins e anúncios.

Se agradecer a um doador de longa data, considere uma nota manuscrita em vez de uma carta formal ou outra maneira criativa de agradecer.

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Coordená -lo com temas de campanha

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Coordenar o agradecimento com o recurso ou campanha que trouxe a doação.

Rascunha um modelo para uma carta de agradecimento ao escrever seus materiais de captação de recursos. Pense nisso como parte do seu pacote de campanha. Se a doação for em resposta a algum outro estímulo - talvez um evento que você encenou - relacione a carta a esse evento. 

Voltando ao círculo completo ao apelo melhora a viscosidade do nome da sua organização na mente do doador. Também é reconfortante para o doador. 

Se a doação for uma resposta a um apelo de e-mail específico, desenvolva uma página de destino pós-doação em seu site especificamente para esses doadores.

Genérico está fora. Especificidade do que o doador viu que o obrigou a dar é uma obrigação. Por exemplo, se um doador doou para ajudar as vítimas de um terremoto, verifique se você é obrigado a essa situação.

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Use histórias para conectar doadores aos resultados

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Ajude os doadores a visualizar como seu dinheiro foi gasto. A melhor maneira de fazer isso é contar uma história sobre uma pessoa em particular que foi ajudada pela doação. A história não precisa ser terrivelmente longa. Apenas algumas frases e usar o nome de uma pessoa pode ser suficiente para despertar empatia no doador.

Faça do seu doador o herói dessas histórias. Ele ou ela tornou a história possível. Mantenha um inventário de histórias sobre as coisas boas que sua caridade realiza. Em seguida, configure blocos de cópia usando essas histórias e coloque -as em suas cartas de agradecimento conforme apropriado.

Mudar as histórias com frequência manterá suas letras frescas e facilitarão o envio de muitas letras sem ter que tornar cada uma delas completamente nova.

Mesmo se você servir as pessoas que estão em situações sensíveis e você precisa proteger suas identidades, existem maneiras de contar suas histórias sem comprometer sua privacidade.

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Peça a uma pessoa real assinar suas cartas

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Evite assinaturas digitais, a menos que você esteja enviando milhares de cartas por vez. Mesmo assim, as cartas de reserva que vão para doadores que dão doações significativas para o seu diretor executivo, o presidente do conselho ou um presidente de arrecadação de fundos voluntários para assinar. Use selos de primeira classe reais para essas letras.

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Adicione uma nota pessoal e escrita à mão

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Se apropriado, peça ao diretor executivo ou presidente do conselho para adicionar uma nota pessoal à carta. Doadores de longa data que podem conhecer seu ED ou membros do conselho acham isso especialmente gratificante.

Mencionar um evento recente que o doador frequentou lembrará o doador de uma experiência agradável e adicionará autenticidade à nota. Considere fazer uma festa de gravação de notas com voluntários que podem escrever notas sobre cartas ou anexar notas post-it com mensagens manuscritas.

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Inclua um envelope de resposta

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Eu não recomendo pedir outra doação em uma carta de agradecimento. Honestamente, isso tira as pessoas mais do que você pensa. No entanto, apenas incluindo um envelope de resposta pode lembrar ao doador que futuras doações são bem -vindas. 

Muitos doadores mantêm esses envelopes e os usam para um presente mais tarde ... ou até imediatamente. Andrew Olsen, da captação de recursos, os fundamentos está entusiasmado em incluir envelopes de resposta em cartas de agradecimento. Ele encontrou instituições de caridade que usam essa tática para novos doadores têm "2º taxas de conversão de presentes que estão entre 8% a 12% mais altas do que as organizações que não as incluem."

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Use a letra como um recibo de imposto

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Seu doador, obrigado também pode ser um recibo. Você deve fornecer um recibo anualmente para fins fiscais se um doador fornecer US $ 250 ou mais, e você pode incluir essa divulgação com esta carta.

Agradecemos as cartas hoje normalmente incluem as divulgações adequadas cada vez que um doador dá, seja online, por cheque ou por meio de doações mensais.

Também é uma boa prática fornecer um resumo de doações para o ano no início do próximo ano, no momento em que os doadores normalmente preparam suas declarações fiscais. Lembre -se de que um recibo não é um agradecimento. O recibo deve ser uma parte menor da letra. 

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Convide mais envolvimento

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É sempre bom incluir um convite para visitar sua agência e ver seu trabalho em primeira mão.

No mundo de hoje, onde você pode estar solicitando doações de pessoas em todo o mundo, o engajamento pode ser obtido nas mídias sociais. Incentive seu doador a seguir sua organização no Facebook e Twitter ou em outras redes sociais das quais você participa.

Como não há hiperlinks em uma carta enviada, dê o endereço do seu site e verifique se os botões de mídia social são fáceis de encontrar.

Inclua um convite explícito para visitar o site e clicar nesses botões e se inscrever no seu boletim informativo por e -mail ou em outras comunicações. Os ícones de mídia social são alguns dos elementos mais importantes no site da sua instituição.

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Adicione um PostScript e forneça informações de contato

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Somos todos skimmers. É por isso que a maioria de nós leu a parte superior de uma carta e depois pula para o P.S. Então podemos voltar e ler o resto da carta. Os profissionais de marketing de mala direta sabem tudo sobre o P.S. e sempre inclua. Às vezes eles têm mais de um.

Para p.S de uma carta de agradecimento, você pode querer se referir novamente à história que você forneceu ("Michael e Jane são seguros e felizes por sua causa") ou colocar informações de contato importantes lá.

Os doadores devem ter o nome, o número de telefone e o endereço de e -mail de alguém da organização com os quais eles podem entrar em contato com as perguntas. O atendimento ao cliente é tão importante para as organizações sem fins lucrativos quanto para as empresas, então facilite para um doador encontrar uma pessoa real, caso tenham um problema.