Como escrever uma carta de apresentação eficaz da proposta de concessão

Embora as principais partes da sua proposta de concessão ocupem a maior parte do seu tempo e energia, não defina sua carta de apresentação. A atenção aos pontos mais sutis de montar o pacote da proposta pode fazer ou interromper uma solicitação de financiamento. Não desligue seu financiador com uma carta de apresentação desleixada.

Mim Carlson e Tori O'Neal-Mcelrath, autores de Subsídios vencedores, passo a passo,aponte que a carta de apresentação deve:

• Apresente sua organização à pessoa correta.
• Garanta ao financiador que este projeto tem o apoio do seu conselho de administração.
• Declare o que você está pedindo - quanto e pelo que.

Quando você inclui uma carta de apresentação?

Use uma carta de apresentação para propostas para corporações e fundações, mas não para pedidos de concessão federal ou estadual. Esses financiadores só querem o que pedem e raramente pedem uma carta de apresentação.

Atributos de uma boa carta de apresentação

Sua carta de apresentação deve:

• Ser breve
• Chegue rapidamente
• Não repete as informações que estão na proposta
• Diga ao leitor como você entende o financiador e como sua concessão atende aos requisitos do financiador

Beverly a. Browning, o autor de Grant Writing for Dummies, sugere que você escreva a carta de apresentação depois de concluir toda a proposta e quando você está de humor reflexivo. Browning diz:

"Ao considerar sua grande conquista (a solicitação de financiamento final), deixe o lado criativo e direito do seu cérebro entrar e conectar seus sentimentos de realização à pessoa que ajudará a tornar seus planos realidade."

Formatando sua carta de apresentação

1. Use o papel timbrado da sua organização. Coloque a mesma data na carta de apresentação que está no pedido de concessão preenchida. Essa é a data em que você enviará a proposta de concessão ao concedente. O uso da mesma data torna todos os documentos do seu pacote de proposta consistente.
2. Para o endereço interno (vai no topo da carta), use o nome e o título da Fundação ou da Pessoa de Contato Corporativo, seguidos pelo nome, endereço, cidade, estado, estado e zip da fonte de financiamento. Verifique duas informações com uma ligação telefônica ou um email. Essas mudanças de informação com frequência, portanto, verifique se você tem o nome e o endereço atuais.
3. Na sua saudação, use "Dear" mais o título pessoal (Sr., EM., Sra., Dr., Senhores., etc.), seguido pelo sobrenome. É fundamental que você aborda a carta a uma determinada pessoa. Ligue para a fundação ou escritório corporativo para garantir que você tenha a pessoa certa e o título pessoal correto. Esses detalhes podem parecer sem importância, mas eles importam.
4. Seu primeiro parágrafo deve ser curto e focado. Apresente sua organização (seu nome legal, que será o seu nome corporativo) e diga ao financiador quanto dinheiro você está solicitando e por que. Inclua uma frase ou duas sobre o que sua organização faz e depois inclua um ponto baseado em pesquisa que mostra que é necessário o que sua organização faz.
5. Escreva um ou dois parágrafos mais breves. Declare o objetivo do seu projeto e como ele se encaixa com a missão ou prioridades de financiamento do financiador. Inclua o fato de que seu conselho de administração suporta totalmente o projeto.
6. Termine sua carta com um parágrafo resumido. Adicione o que esta parceria de financiamento pode significar para o público -alvo do seu projeto. Você pode querer incluir um convite para uma visita ao site também.
7. Use um fechamento como "sinceramente."
8. A carta deve ser assinada pelo diretor executivo ou pelo presidente do conselho, ou ambos. Abaixo da assinatura, digite o primeiro nome do assinante, inicial do meio, sobrenome e cargo. Embora o ED ou presidente do conselho deva assinar a carta, inclua as informações de contato da melhor pessoa para responder a perguntas no final do último parágrafo.
9. Na parte inferior da letra, inclua a palavra "gabinete" (em todas as tampas).

Quanto tempo deve ser a carta de apresentação?

Limite sua carta de apresentação a uma página com três ou quatro parágrafos. Deve ser uma leitura rápida.

O tom e as especificidades da sua carta de apresentação podem variar dependendo se você foi convidado a enviar uma proposta completa depois de enviar uma carta de consulta (LOI) ou se este projeto for a primeira abordagem da sua organização para esta fundação em particular.

Amostra de carta de apresentação

Mary Smith, PhD

Oficial de Programa

Fundação Comunitária

4321 Pista comum

Alguma cidade, YZ 55555

Caro dr. Smith:

O Centro Sênior da Cidade solicita respeitosamente uma concessão de US $ 50.000 para nosso projeto piloto de extensão da comunidade latina sênior.

Como o maior centro sênior de qualquer município, servindo mais de 450 idosos todos os dias, estamos cientes das mudanças demográficas em nossa área de serviço. E estamos comprometidos em crescer e adaptar nosso centro para atender às necessidades emergentes. O projeto piloto sênior de extensão da comunidade latina nos permitirá pilotar um esforço de um ano para determinar se nosso centro pode efetivamente:

Forneça acesso abrangente aos serviços sociais e de saúde aos idosos nas comunidades latinas servidas pelo nosso centro e

 Levante e integrar totalmente a competência cultural do conselho, funcionário e voluntários de algum centro sênior da cidade.

Nosso Conselho de Administração está entusiasmado com esse programa e ansioso para lançá -lo para que possamos nos tornar o centro mais inclusivo e culturalmente competente para idosos em todas as nossas comunidades que precisam desses serviços. Se descobrirmos no final do nosso ano piloto que este programa é, de fato, bem -sucedido, nosso conselho se comprometeu a incluir uma parte das despesas anuais do projeto em nosso orçamento operacional anual, para que o programa se torne parte integrante de nossos serviços principais.

Através deste projeto, o centro se tornará a principal indicação dada pelos latinos de acesso à saúde, famílias de qualquer município e três clínicas comunitárias dentro de um raio de quinze quilômetros do nosso centro. Também aceitaremos referências de idosos de língua espanhola de qualquer outra agência comunitária em nossa área de serviço imediato.

Obrigado pela sua consideração de nosso pedido. Vou acompanhar você na próxima semana para responder a quaisquer perguntas que você possa ter, bem como saber se podemos nos encontrar com você para discutir os méritos de nossa proposta. Enquanto isso, se você tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato com Connie Jones, nosso Diretor de Desenvolvimento, pelo telefone (555) 555-5555, x555 ou [email protected].

Sinceramente,

Jane adorável

Diretor-executivo

Gabinete

*Carta reimpresso (com modificações) com permissão de subsídios vencedores, passo a passo, segunda edição, Tori O'Neal-Mcelrath, Jossey-Bass, 2008.

Erros a serem evitados em sua carta de apresentação

1. Escrevendo demais. Uma carta de apresentação não é uma dissertação, nem é uma proposta completa. Mantenha -o curto e direto à ponta: peça a alguém que o leia. Eles entendem isso?
2. Usando grandes palavras. Se você esteve na pós -graduação, aprendeu a escrever de uma maneira complicada. Não faça isso aqui. Você não está tentando impressionar alguém com sua erudição. Você só deseja declarar seu caso o mais naturalmente possível. Se você não sabe quando está supercomplicando sua escrita, use um aplicativo como Hemingway. Isso lhe dirá quando suas frases são difíceis de ler e quando você estiver muito prolixo.
3. Cometendo erros gramaticais. Se você não tem certeza da sua gramática, não se arrisque. Use o check -in gramatical e também execute seu rascunho por meio de um aplicativo como gramática. Há uma versão gratuita, mas a versão paga vai muito além da verificação gramatical necessária.

Destaque sua carta de apresentação se destaque

É triste dizer, mas sua proposta de concessão pode estar entre centenas ou milhares que uma base típica verá durante um ano médio. Sua carta de apresentação pode fazer a diferença para chegar ao próximo passo para financiar. Mas como você pode destacá -lo?

Não tente nada "fofo", pois os funcionários da fundação não ficarão impressionados.

A carta de apresentação não seria apropriada para uma história sobre um cliente, embora você deva ter uma história para outras partes da sua proposta, como a descrição do problema. Inclua um parágrafo sobre por que sua organização é aquela que pode melhor cumprir esta missão. Pesquise suas organizações competitivas e avalie como e onde você se destaca. Isso pode estar na força de sua equipe e voluntários, sua experiência com esse problema em particular ou o apoio da comunidade que você gosta.

Você não precisa mencionar os nomes dos concorrentes ou criticá -los. Basta destacar seus pontos fortes. Este seria um bom momento para consultar outras pessoas ao redor do escritório. Junte algumas pessoas e faça um brainstorm como sua organização sem fins lucrativos se destaca. 

Fundamentalmente, a carta de apresentação deve estar em movimento, fácil de ler e obrigar o leitor à proposta maior. Não coloque nenhum obstáculo no caminho do leitor que possa impedi -los de ler mais.