Como escrever um e -mail profissional

Há muitos anos, as pessoas estão prevendo a morte do e -mail. Embora seja verdade que usamos outras formas de comunicação, como mensagens de texto e mídias sociais para "conversar" com nossos amigos ou enviar mensagens rápidas para nossos colegas, ainda usamos email, especialmente para comunicação relacionada ao trabalho. É também o principal meio de contato quando você está se candidatando a um emprego. É mais importante como sempre saber como escrever um e -mail profissional.

O email pode ser o seu ponto de contato inicial com alguém e, por causa disso, é sua primeira oportunidade de causar uma impressão. Tome muito cuidado ao compor suas mensagens. Antes de acertar o envio, responda estas 7 perguntas.

1. Está minha mensagem sem erro?

Verificar seu e -mail quanto a erros é a coisa mais importante que você pode fazer antes de enviá -lo. Ortografia incorreta e gramática ruim vão fazer você parecer descuidado. Isso vai contra a impressão que você está tentando causar, especialmente se você estiver se candidatando a um emprego.

Revise até que você esteja confiante de que você pegou todos os erros de ortografia e gramatical, bem como erros de digitação. Gramática.com tem ferramentas gratuitas, incluindo uma extensão para o navegador Chrome, que pode ajudá -lo com isso.

2. O que meu endereço de e -mail diz sobre mim?

Seu endereço de e-mail de trabalho-a propósito, você nunca deve usar para pesquisa de emprego, provavelmente é muito direto. Muito provavelmente é uma variante do seu nome. Você pode ter escolhido um endereço menos semelhante a um negócio a ser usado para e-mail pessoal. Um endereço sugestivo, infantil ou fofo é bom se você estiver usando apenas para enviar mensagens para seus amigos e familiares, mas se você precisar escrever um e -mail profissional, inscreva -se em uma nova conta que transmite profissionalismo.

Configure um endereço de e -mail que use seu nome real. Experimente o seu primeiro e sobrenome; Seu primeiro nome, o sobrenome inicial e sobrenome do meio; ou alguma combinação daqueles. Nunca envie seu e -mail profissional de [email protected].

3. São o nome e o endereço de e -mail no campo "para" corretos?

Quando você começa a digitar o nome de um destinatário no campo "To", a maioria dos clientes de email preencherá o restante do nome com um dos seus contatos. Você pode facilmente acabar com o nome errado nesse campo, por isso certifique -se de prestar atenção a isso.

Imagine que problema pode surgir se você acidentalmente enviar um e -mail para o destinatário errado. Digamos que você esteja procurando emprego enquanto ainda está empregado. Um gerente de contratação de um empregador em potencial pode ter um nome que começa com a mesma letra que o nome do seu chefe atual. Quão embaraçoso seria se você enviasse uma mensagem ao seu chefe destinado a esse gerente de contratação? Você não apenas deseja garantir que sua mensagem atinja o destino pretendido, mas também quer ter certeza de que não atinge um não intencional.

4. Eu usei o título adequado para abordar o destinatário?

Se você já está em primeiro nome com a pessoa que está enviando por e -mail, não há problema em abordá -lo dessa maneira em sua mensagem. No entanto, se esta é a primeira vez que se comunica com alguém, ou você não tem certeza de como eles preferem ser abordados, é preferível usar um título formal como MR., EM., Sra., ou dr. e o sobrenome do destinatário.

Sempre erre ao lado da cautela. Não pode doer ser formal. Para uma dica sobre como alguém com quem você já tem um relacionamento estabelecido prefere ser abordado, olhe para as mensagens anteriores para ver como elas são assinadas. Isso ajudará você a decidir o que fazer.

5. Meu tom transmite bem minha mensagem?

Como diz o ditado, "não é o que você diz, mas como você diz."Quando você fala com alguém cara a cara, pode confiar na entonação, linguagem corporal e expressão facial para ajudar a dar significado adicional às suas palavras.

Quando você tenta transmitir a mesma mensagem por escrito, há mais espaço para mal -entendidos porque o leitor não pode ver seu rosto, leia sua linguagem corporal ou ouça sua voz. Verifique se sua mensagem é educada e parece amigável e se o seu significado pretendido é claro.

6. Minha mensagem é simples, mas não enigmática?

Manter suas mensagens curtas e doces os tornará mais fácil de entender. Ao mesmo tempo, você não deve omitir nada importante. Você não quer forçar o destinatário do seu e -mail a adivinhar o que está tentando dizer. Sua mensagem deve ser o mais precisa possível, mas inclua todas as informações necessárias.

7. Eu incluí anexos não solicitados?

Muitas pessoas se recusam a abrir anexos de e -mail que não estão esperando. Eles estão certos para evitar fazer isso. Os vírus do computador são frequentemente transmitidos nesses anexos. Se você deseja enviar um arquivo para alguém, por exemplo, seu currículo, peça ao destinatário a permissão dele primeiro. Envie apenas se ele disser que está tudo bem.