Como configurar um calendário de impostos anuais da folha de pagamento

Manter o controle dos relatórios e pagamentos fiscais da folha de pagamento requer atenção cuidadosa aos detalhes. Configurar um calendário de impostos anuais da folha de pagamento pode ajudá -lo a evitar multas e penalidades e mantê -lo no caminho certo.

Mesmo se você tiver um CPA ou serviço de contabilidade, faça seus impostos sobre a folha de pagamento, você precisa saber quando esses impostos e relatórios são devidos. 

O que está incluído nos impostos sobre a folha de pagamento? 

Os impostos sobre a folha de pagamento incluem estes relatórios e pagamentos, com base nos valores de pagamento dos funcionários:  

• Imposto de renda federal
• Impostos da FICA (Seguro Social e Impostos do Medicare)
• Impostos federais de desemprego

Os impostos de renda federal e os impostos da FICA às vezes são chamados de "941 impostos", porque estão incluídos no IRS Form 941, o relatório trimestral de salários e impostos.

O imposto de renda estadual também é retido do pagamento dos funcionários e relatado ao seu estado, se o seu estado tiver imposto de renda. 

Impostos sobre folha de pagamento para contratados independentes

Se você pagar não funcionários, não precisará reter impostos de renda ou impostos da FICA dos pagamentos que você faz para eles.

Você deve concluir um relatório anual para contratados e arquivá -lo no IRS. 

Quando fazer depósitos federais de impostos sobre a folha de pagamento

Antes de começar a usar este calendário, você precisará determinar qual cronograma de depósito fiscal da folha de pagamento se aplica à sua empresa por 941 impostos. O cronograma de depósito que você deve usar depende do tamanho da sua folha de pagamento. 

Semi-semanal

Se você tem uma grande folha de pagamento, deve fazer depósitos fiscais de folha de pagamento semi-semanal (duas vezes por semana). 

Se essa data for um fim de semana ou feriado, a data de vencimento é o próximo dia útil. Então, se o final do mês cair em um sábado, a data de vencimento é a segunda -feira seguinte.

Saiba mais sobre a regra de depósito semi-quinze para ver se você deve fazer esses pagamentos.

Por mês

Os depósitos fiscais da folha de pagamento devem ser feitos até o dia 15 de cada mês para o mês anterior, a menos que a regra semi-quinzenha se aplique. (Veja acima.)

Trimestral

Os relatórios de impostos trimestrais da folha de pagamento no Formulário 941 devem ser entregues no final do mês após o final de cada trimestre. Se você fez todos os depósitos fiscais de folha de pagamento a tempo e na íntegra, você tem até o dia 10 do mês seguinte para enviar o Formulário 941.

Os depósitos federais de impostos sobre desemprego devem ser vencidos no final do mês seguinte a cada trimestre, se o passivo tributário da sua empresa exceder US $ 500.

Anual

Salários anuais e declarações fiscais para os funcionários (no Formulário W-2) e os trabalhadores contratados (no Formulário 1099-MISC e o Formulário 1099-NEC) devem ser vencidos no final de janeiro para o ano anterior.

Relatório Federal de Imposto sobre Desemprego sobre o Formulário 940 e o Depósito Fiscal é devido até o final de janeiro para o ano anterior. Se todos os depósitos fiscais forem feitos na íntegra e pontual, o prazo é o 10º do próximo mês.

Transmissões para a Seguridade Social no Formulário W-3 (junto com todos os W-2) e no Formulário 1096 (juntamente com todos os 1099s) são devidas no início de fevereiro para o ano anterior.

Usando EFTPs para depósitos de folha de pagamento

Os depósitos fiscais da folha de pagamento devem ser feitos usando o sistema eletrônico de pagamento de impostos federais (EFTPS). Cupons de depósito (Formulário 8109) não são mais aceitos pelo IRS.

Datas de vencimento do imposto sobre folha de pagamento geral (varia por ano)

O cronograma de pagamento de impostos e relatório abaixo é para impostos federais sobre a folha de pagamento. Consulte a autoridade tributária do seu estado (Departamento de Receita ou Outro) para os requisitos de imposto sobre folha de pagamento estaduais e locais. As datas de vencimento para pagamentos semi-semanal para 941 impostos não estão incluídos neste cronograma. 

Essas datas de vencimento são definidas pelo IRS, mas podem mudar em um ano específico. Se uma data de vencimento cair em um fim de semana ou feriado, o relatório ou depósito será vencido no próximo dia útil seguinte. Portanto, se um relatório chegar a 15 de janeiro, e isso é um sábado, o relatório será entregue em 17 de janeiro. Veja este calendário de impostos comerciais para datas de vencimento específicas para impostos de renda e impostos sobre folha de pagamento para o ano fiscal atual.

Janeiro

15 de janeiro: Faça depósito mensal de impostos da folha de pagamento em dezembro (se você pagar mensalmente).
31 de janeiro: Depósito Federal Desemprego Imposto (FUTA) Devido até dezembro se US $ 500 ou mais.
31 de janeiro: Forneça aos funcionários relatórios de salário e impostos do ano anterior (Formulário W-2 para funcionários.
31 de janeiro: Relatório Trimestral de Salário e Imposto do Arquivo sobre o Formulário 941 para o trimestre encerrado em 31 de dezembro.
31 de janeiro: Arquivo Anual Relatório de Imposto de Desemprego no Formulário 940 para o ano anterior.

Fevereiro

1 de fevereiro: Envie formulários de transmissão de funcionários de final de ano (Formulário W-3) para a Administração de Seguro Social, juntamente com todos os W-2s.

15 de fevereiro: Faça depósito de impostos mensais de folha de pagamento em janeiro (se você pagar mensalmente).

Marchar

15 de março: Faça depósito de impostos mensais de folha de pagamento em fevereiro (se você pagar mensalmente).

abril

15 de abril: Faça depósito mensal de impostos da folha de pagamento para março (se você pagar mensalmente).
30 de abril: Depósito Federal Desemprego Imposto (FUTA) Devido até março, se US $ 500 ou mais.
30 de abril: Relatório de salário trimestral do arquivo e impostos sobre o Formulário 941 para o trimestre encerrado em 31 de março.

Se sua empresa estiver no Texas ou em outra área em que a FEMA emitiu uma declaração de desastre devido a tempestades de inverno em 2021, o IRS estendeu os prazos de arquivamento e pagamento para impostos trimestrais sobre a folha de pagamento que se deveriam em 30 de abril de 2021. Agora você tem até 15 de junho de 2021, para arquivar e pagar esses impostos. O IRS ampliou o prazo de devolução de impostos para indivíduos, incluindo indivíduos que pagam imposto de trabalho por conta própria, não localizado nesses estados, mas essa extensão não se aplica aos impostos sobre a folha de pagamento das empresas.

Poderia

15 de maio: Faça depósito mensal de impostos da folha de pagamento em abril (se você pagar mensalmente).

Junho

15 de junho: Faça depósito mensal de impostos da folha de pagamento para maio (se você pagar mensalmente).

Julho

15 de julho: Faça depósito mensal de impostos da folha de pagamento em junho (se você pagar mensalmente).
31 de julho: Depósito Federal Desemprego Imposto (FUTA) Devido até junho Se US $ 500 ou mais.
31 de julho: Relatório Trimestral de Salário e Imposto do Arquivo sobre o Formulário 941 para o trimestre encerrado em 30 de junho.

Agosto

15 de agosto: Faça depósito mensal de impostos da folha de pagamento em julho (se você pagar mensalmente).

Setembro

15 de setembro: Faça depósito mensal de impostos da folha de pagamento em agosto (se você pagar mensalmente).

Outubro

15 de outubro: Faça depósito mensal de impostos da folha de pagamento em setembro (se você pagar mensalmente).
31 de outubro: Depósito Federal Desemprego Imposto (FUTA) Devido até setembro se US $ 500 ou mais.
31 de outubro: Relatório Trimestral de Salário e Imposto do Arquivo sobre o Formulário 941 para o trimestre encerrado em 30 de setembro.

novembro

15 de novembro: Faça depósito mensal de impostos da folha de pagamento em outubro (se você pagar mensalmente).

dezembro

15 de dezembro: Faça depósito de impostos mensais de folha de pagamento em novembro (se você pagar mensalmente).

Você também pode querer revisar este mês de imposto comercial mês a mês. que inclui o pagamento do imposto de renda dos negócios datas de vencimento.