Como selecionar o alto -falante perfeito

Um dos elementos de entretenimento mais importantes para um evento é selecionar um grande palestrante e outros apresentadores para a agenda. Ao contratar um orador externo para preencher a função, os planejadores de eventos podem contratar diretamente com um orador profissional ou confiar na experiência de um departamento de palestrantes. Seja um executivo interno, líder do setor ou um orador profissional, um programa de sucesso identificará os palestrantes no início do processo de planejamento.

Conselho de um especialista

Diane Goodman, presidente do Goodman Speakers Bureau, Inc. Em Windsor, a CT é um líder reconhecido da indústria no fornecimento de palestrantes e artistas profissionais e reconhecidos nacionalmente para eventos corporativos e organizacionais. Ela é a autora especialista de Sobreviva à pesquisa: como segmentar e escolher o melhor orador profissional, uma cartilha de 12 páginas para planejadores de reunião e eventos.

Goodman estruturou o guia como uma lista de verificação de dicas e perguntas úteis que os planejadores iniciantes e experientes devem abordar internamente antes de entrar em contato para contratar ou selecionar um orador.

O que fazer antes de selecionar um palestrante

Em primeiro lugar, como em qualquer evento, o planejamento antecipado é sempre útil e às vezes crítico, para conseguir o melhor orador para o seu evento. É muito mais fácil garantir os melhores palestrantes planejando pelo menos seis a 12 meses antes do evento. A norma para reservar um orador profissional ou conhecido costumava ser um ano. Obviamente, isso nem sempre é razoável ou realista, e hoje as reservas são conhecidas por serem feitas com apenas alguns meses de antecedência. Se você puder ajudá -lo, não se deixe pânico durante o tempo de crocância. Você vai agradecer a si mesmo mais tarde.

Então, para estar preparado o suficiente para iniciar a pesquisa de palestrantes, a Goodman aconselha as seguintes etapas em todos os eventos e a lista de verificação interna inicial do planejador de reuniões:

1. Determinar a reunião de logística/agendamento
2. Entenda o público
3. Capturar o objetivo da reunião
4. Defina as expectativas do falante
5. Sucesso de referência

Somente quando essas tarefas são pensadas (e talvez outras específicas para o seu evento ou reunião), se você iniciar a pesquisa de palestrantes. Um palestrante pode desempenhar vários papéis diferentes para uma conferência ou reunião. A sua reunião exige um orador corporativo ou seu público seria melhor servido por um palestrante inspirador ou motivacional? Passando por esta lista de verificação não apenas fornecerá uma estrutura melhor para conduzir sua pesquisa de alto-falante, mas também economizará tempo no back-end em obter aprovação interna em sua primeira escolha de palestrante.

O que fazer durante a pesquisa de palestrantes

Depois de conhecer a direção conceitual da reunião, você terá uma experiência melhor em encontrar um palestrante apropriado. Onde a maioria dos planejadores de eventos fica presa não está no próprio processo de busca e seleção, mas na negociação das taxas de palestrante.

Os palestrantes profissionais com um livro publicado podem administrar empresas mais de US $ 10.000 a US $ 20.000, incluindo custos de viagem para um evento. Um autor mais vendido do New York Times, por outro. Embora esses números possam parecer extraordinariamente altos para os planejadores de eventos novos no espaço do alto -falante, você deve abordar as taxas relativamente. Como a taxa do orador se compara a dizer o custo do café da manhã da manhã ou o número de pessoas esperadas na reunião?

A linha inferior

Como os planejadores de eventos servem como face interna e externa da reunião de negócios, esse tipo de abordagem estruturada para a seleção de alto -falantes ajudará a obter as aprovações internas necessárias para um orçamento, além de levar um programa para a frente.

Ao planejar uma reunião, um dos dois cenários tendem a ocorrer: a data da reunião de negócios é aprovada sem conteúdo ou a data da reunião de negócios não é aprovada sem conteúdo confirmado.

A abordagem de Goodman recomenda que os planejadores de eventos tenham uma compreensão completa da reunião, quem estará participando, quais mensagens estão sendo comunicadas, que tipo de falante é necessário e o que funcionou no passado.

Essas etapas, combinadas com alguma flexibilidade de programação e planejamento antecipado, resultarão em um programa bem -sucedido.