Como ler e aprovar uma Ordem de Eventos de Banquetes (BEO)

Os locais querem ter certeza de que grandes eventos disparam sem problemas ou, se houver um problema, eles querem ter certeza de que não é culpa deles. Com isso em mente, eles fornecem ordens de eventos de banquete cuidadosamente criadas (BEOs) que os coordenadores de eventos devem assinar. Embora possa ser difícil processar se um BEO não for seguido para a carta, é um contrato legal e deve ser lido com cuidado antes de ser assinado.

O que é um pedido de evento de banquete?

Quase todos os principais eventos planejados em um hotel ou instalação de eventos especiais exigem um BEO, que é um contrato que descreve todos os detalhes do evento. Se você é um planejador de eventos, você deve se familiarizar com as Beos para garantir que todos os detalhes sejam cobertos corretamente.

O contrato é frequentemente descrito em um formulário que detalha as seleções de alimentos e bebidas, áudio/visual, configuração da sala, peças centrais de mesa, requisitos de pessoal e todos os outros itens relacionados ao seu evento. Incluído no BEO está uma lista detalhada dos custos que você precisará pagar. As informações acima geralmente serão agrupadas sob subtítulos, juntamente com informações de contato, cronograma, termos e condições do acordo e os blocos de assinatura.

Lendo o beo

Embora seja óbvio que você precise ler o BEO e concordar com os termos descritos no contrato, certifique -se de ler também a impressão fina. É importante estar totalmente informado sobre o que você está concordando, incluindo todos os custos.

Verifique se o seguinte está descrito na seção geral do BEO:

• Informações do contato no local, incluindo um número de telefone celular
• Uso do espaço para o dia do evento (verifique duas vezes para garantir que os espaços mencionados sejam os espaços que você visitou)
• Configurar, iniciar e término dos horários para o evento
• O número total de convidados esperados

Arranjos de comida e bebida

Uma seção do BEO será dedicada a acordos de alimentos e bebidas. Você deseja garantir que o seguinte seja detalhado nesta seção:

• O menu inteiro, incluindo todos os cursos
• Cada item em um buffet e como cada estação será definida e posicionada na sala
• Como o local pretende atender às necessidades dos convidados que têm preocupações alimentares especiais (como dietas sem glúten ou vegetarianas)
• Tempos de serviço
• Itens especiais sobre serviço, como vinho e água com gás nas mesas
• Uma quebra de todos os preços dos alimentos
• Lista detalhada de álcool, incluindo marcas de álcool e cerveja disponíveis no bar

Configuração da sala

O BEO deve descrever especificamente toda a configuração da sala. Isso inclui:

• Colocação de tabelas
• O número de assentos por tabela
• Colocação de estações de alimentação
• Localização do entretenimento (e detalhes sobre a acomodação de artistas, se apropriado, incluindo armazenamento de equipamentos, acesso a alimentos e bebidas, espaço de mudança, etc.)
• Localização do (s) bar (s)

Algumas BEOs podem até incluir um diagrama da configuração da sala.

Fornecedores de áudio/visual e externo

Os acordos de áudio/visual às vezes aparecem em um BEO, mas como muitos locais contratam serviços A/V para terceiros, pode haver um contrato separado. Se estiver incluído no BEO, verifique se todos os detalhes estão finalizados antes de assinar o contrato.

Termos e Condições

Todos os contratos, incluindo BEOs, têm termos e condições aos quais você deve aderir. Verifique se você está ciente de todos os termos e condições antes de assinar o documento. Por exemplo, quais são os termos do contrato em caso de cancelamento? Como as disputas serão resolvidas se, por exemplo, um hóspede deslizar e cair?

É importante fazer qualquer dúvida sobre o gerente da instalação e confirmar detalhes com seu cliente antes de assinar. Depois de assinar o BEO, é um contrato vinculativo.