Como organizar um sistema de arquivamento de escritório

Um sistema de arquivamento de escritório eficaz é crucial para qualquer empresa que lida com faturas, recibos e outros registros, seja em papel ou digitalmente. Mesmo para empresas que não lidam com muita papelada, manter -se organizado e eficiente ajudará a manter as operações funcionando sem problemas.

Os sistemas de arquivamento de escritórios vêm em todas as formas, desde a gaveta simples do gabinete até sortimentos complexos de servidores digitais. Para criar um sistema que funcione para você, é importante saber quais arquivos são mais importantes, quem precisa de acesso e como eles podem ser recuperados de maneira fácil e eficiente. Aqui estão os principais fatores.

Por que você precisa de um sistema de arquivamento

A apresentação de recibos e faturas corretamente é uma das coisas mais importantes que uma pequena empresa pode fazer por sua saúde financeira. Um sistema de arquivamento inexistente ou confuso pode adicionar dias de esforço extra na hora do imposto de renda, e você não quer perder as deduções fiscais por causa da falta de recibos. Se você estiver sujeito a uma auditoria e incapaz de produzir os documentos necessários no prazo, suas reivindicações podem ser rejeitadas e sua declaração de imposto reavaliou novamente.

Dependendo do seu setor, pode ser necessário manter os registros para estar em conformidade com os regulamentos estaduais ou federais, às vezes por anos. Escritórios de direito são obrigados a manter os arquivos de caso por três anos. Contadores e empresas de preparação de impostos precisam manter as declarações fiscais registradas por sete anos. Empresas de construção, escritórios médicos, escolas e muito mais têm consideráveis ​​responsabilidades de manutenção de registros.

A maioria das pessoas não está pensando na mão.

Se sua empresa for bastante simples, sua manutenção de registros pode se limitar à folha de pagamento e à contabilidade, mas você ainda precisa ser capaz de operar em sua mesa de maneira rápida e fácil.

5 etapas para organizar um sistema de arquivamento

Para conseguir você e sua empresa no caminho certo, siga cinco etapas para garantir que os papéis sejam facilmente acessíveis e facilmente identificáveis.

Avalie hábitos pessoais e de escritório

Pense em quais funcionários precisam acessar arquivos, onde trabalham e o que faz sentido com base em suas estações de trabalho. Se você está criando um sistema para si mesmo, pense em ergonomia, o fluxo do seu dia de trabalho, como você se move em torno do espaço do seu escritório, o que você pode alcançar da sua mesa e quais informações você precisa de acesso regular versus informações que podem ser arquivadas por muito tempo prazo. Se você está criando um sistema para outra pessoa, obtenha sua entrada-o que funciona para uma pessoa nem sempre funciona para outra.

Decidir sobre um sistema de arquivamento

O que sua empresa faz determinará se você optar por arquivar numericamente, alfabeticamente ou de outra maneira. Por exemplo, você procura informações do cliente pelo nome ou número da conta? Você arquiva a documentação por categoria, como despesas, financeiras, marketing, etc.?

O espaço não é uma grande preocupação com os sistemas digitais, mas para os sistemas de papel, é importante permitir o crescimento ao analisar os armários de arquivamento; É recomendável comprar algo para acomodar o dobro do número de arquivos que você tem agora. As categorias amplas de assunto permitirão que você adicione facilmente novos arquivos à medida que crescer e eliminará a necessidade de atualizar ou reorganizar seu sistema de arquivamento regularmente. Mantê -lo simples também facilitará a integração do seu artigo e dos arquivos digitais como parte do seu sistema geral de gerenciamento de documentos.

Calcule as necessidades de armazenamento

Se você tem um grande número de arquivos que você acessa diariamente, eles devem estar ao seu alcance. Aqueles acessados ​​com menos frequência não precisam estar no seu espaço de trabalho, mas podem precisar estar por perto. Pode haver uma combinação. Alguns arquivos podem ser necessários diariamente, enquanto outros podem ser arquivados em armazenamento a longo prazo mais longe.

Não negligencie a importância da acessibilidade para funcionários ou futuros funcionários que possam ter necessidades especiais de mobilidade. Armários muito altos, por exemplo, podem ser difíceis para alguns funcionários de acesso com segurança e eficácia.

Invista em um bom sistema de rotulagem

Ser capaz de ler os rótulos dos arquivos parece óbvio, mas a clareza na rotulagem economizará tempo. A maioria das empresas que produzem rótulos fornecem modelos que se integram ao software comum de processamento de texto. Você pode considerar um dos pequenos sistemas de fabricação de etiquetas que também podem imprimir rótulos individuais de correspondência. Os itens que executam o dever duplo geralmente são um investimento sábio.

Compre pastas de arquivo

Pastas fáceis de usar e duráveis ​​são um investimento inteligente. Pastas suspensas coloridas estão facilmente disponíveis e facilmente reconhecíveis. Por exemplo, se você colocar todos os arquivos do seu cliente em pastas penduradas amarelas, informações financeiras em pastas azuis e marketing em pastas vermelhas, economizará tempo ao pesquisar ou arquivar com pistas visuais facilmente identificáveis.

Ficando sem papel

Muitas empresas já mudaram para o escritório sem papel, ou perto disso. Com sistemas de armazenamento on-line, baseados em nuvem e transações digitais que substituem o dinheiro, o papel sem papel pode ser o novo normal.

Até as agências governamentais estão entrando a bordo. O IRS agora aceita imagens digitais ou cópias em papel de itens digitalizados, incluindo:

• Recebimentos de caixa
• extratos bancários
• Cheques cancelados
• Pague malhos
• Extratos de cartão de crédito

Os registros digitais devem ser claros e legíveis. Caso contrário, o IRS pode exigir ver os documentos originais em papel durante uma solicitação de auditoria ou rotina de documentação.

Se você ainda está operando da maneira antiga, mas interessado em ficar verde, pode fazer a transição para o papel sem papel com o tempo. Existem muitos serviços e aplicativos de software que examinam os recibos antigos de despesas e os armazenam com suas outras informações contábeis digitais.

Perguntas frequentes (perguntas frequentes)

Como você configura um sistema de arquivamento eletrônico?

Os sistemas de arquivamento eletrônico podem ser tão simples quanto arquivos em redes compartilhadas, como uma unidade do Google ou em software ou servidores sofisticados. As mesmas práticas recomendadas que se aplicam a sistemas de papel se aplicam a sistemas eletrônicos: estabelecer convenções de nomenclatura, uma ordem de arquivamento (alfabética, cronológica, etc.), e uma estrutura bem organizada.

Qual sistema de arquivamento você usa para proteger a confidencialidade?

Para sistemas de arquivamento em papel, os documentos devem estar em bloqueio e chave, com controles de pessoal. Como os arquivos digitais têm mais flexibilidade no compartilhamento, cópia e edição, você precisará estabelecer níveis apropriados de permissões e acesso. Dependendo das apostas, sua empresa pode precisar de servidores privados em oposição aos sistemas baseados em nuvem.