Como gerenciar horas extras com mais eficácia

Não apenas a hora das horas extras é uma das maiores despesas em andamento para a maioria das empresas, mas a gestão correta ou incorreta de horas extras pode significar a diferença entre ações caras, baixo moral e vulnerabilidade a mudanças nos regulamentos de horas extras.

Durante os últimos anos de tempos econômicos tênues, muitos funcionários estavam ansiosos para provar a si mesmos como trabalhadores que não se queixam de trabalhar um pouco mais de tempo, sem necessariamente, incluindo alguns ou todos em seus quadros de horários.

Muitos empregadores tiveram tacitamente, ou mesmo explicitamente, endossaram essa atitude. Ashley Dinsdale, comprador da Macy que trabalha mais de 50 horas por semana, diz: “As demissões aconteceram no escritório do meu empregador anterior. Agora, eu chego cedo e envio e -mails para que eles saibam que estou lá.”

Pense proativamente

Embora as horas extras sejam frequentemente cheias de despesas e armadilhas, não precisa ser assim. Gerenciar proativamente as horas extras de seus funcionários, evitar surpresas e se preparar para o futuro pode reduzir sua despesa, proteger sua empresa de ações legais e melhorar a empresa em toda a empresa em toda a empresa.

As quatro dicas de especialistas a seguir podem iluminar alguns dos problemas com horas extras e ajudar a evitar grandes armadilhas e surpresas quando se trata de gerenciar quaisquer problemas em potencial.  

1. Rastrear o tempo dos funcionários. O trabalhador americano médio, de acordo com o Bureau of Labor Statistics, trabalha pouco mais de quatro horas de horas extras por semana. Isso é 208 horas por ano. Estimando um salário médio de US $ 21 por hora e um meio de pagamento, o grande total será lançado para US $ 6.552 por funcionário, por ano. Com uma equipe de 20 funcionários, são US $ 131.040 apenas em despesas de horas extras.

O que você pode fazer para evitar surpresas quando se trata de horas extras? Um dos maiores recursos disponíveis é o rastreamento do tempo móvel que inclui alertas para informar funcionários e gerentes quando os limiares de horas extras estão invadindo. O rastreamento do tempo dos funcionários também permite que gerentes e proprietários de empresas vejam e abordem padrões em toda a empresa e no nível individual do funcionário quando se trata de horas extras. Um funcionário está constantemente acumulando horas extras por semana?

A hora extra decorre de escassez de pessoal, cargas pesadas de projetos ou um funcionário que tem tempo extra em suas mãos e deseja o pagamento extra? Com uma visão geral do tempo gasto e como é alocado para diferentes projetos, os gerentes podem tomar decisões informadas sobre recursos e horas extras.

Não evite o horário de rastreamento apenas para funcionários por hora. Saber exatamente quantas horas todo mundo contribui é fundamental para fazer escolhas inteligentes e lidar com possíveis mudanças federais de regulamentação de horas extras.

O rastreamento do tempo também evita o arredondamento do quadro de horários, o que normalmente acontece inocentemente, mas geralmente cai a favor do funcionário. A American Payroll Association estima 10 minutos de arredondamento por turno por funcionário. Verifique se o sistema escolhido ajuda você com a conformidade com DCAA e DOL, a se proteger com registros fáceis de encontrar no caso de auditorias do governo ou disputas trabalhistas.

2. Dê uma olhada na classificação dos funcionários. Você deve estar ciente de que, se seu funcionário estiver assalariado, mas ganhar menos de US $ 23.660 por ano, você ainda é obrigado a pagar horas extras e que esse limite está à beira de aumentar bruscamente. Sem mencionar, classificar um funcionário como isento de um salário abaixo de US $ 23.660 por ano ou em uma posição que não se qualifique para o status de isenção simplesmente para evitar ter que pagar horas extras não é uma estratégia de som. Uma parcela significativa dos processos trabalhistas que estão em ascensão desde 2004 derivam de classificação incorreta e reparação para pagamentos em atraso devido a horas extras por horas extras trabalhadas sem pagamento.

Para fins de convicção, isso não importa para os tribunais, se você está direcionando incorretamente ou inocentemente classificar os funcionários; É o seu trabalho como empregador garantir que a classificação esteja correta para seus funcionários e não manipulada na tentativa de cortar custos. As multas por classificação incorreta incluem até dois anos de pagamentos em atraso por horas extras e se você for considerado classificar incorretamente o funcionário intencionalmente, você deve três anos de pagamento em atraso.

Para garantir que suas classificações estejam à altura, avalie regularmente as tarefas e o relacionamento de seus funcionários com a empresa e consulte um advogado em áreas cinzentas. Pode picar um pouco para pagar a taxa legal, mas é uma pequena pitada em comparação com as possíveis consequências.

3. Comunicar expectativas. Uma das melhores maneiras de controlar as horas extras é melhorar a comunicação em torno do assunto. Torne claros as expectativas para os funcionários, treinam explicitamente gerentes e funcionários nas expectativas e belisquem os hábitos de funcionários de não gravar horas extras “por bondade de seus corações.”

Pode haver muitas regras tácitas sobre quando gravar trabalho para funcionários horários do que os gerentes ou empresários percebem, mas o trabalho sem pagamento ainda é motivo de ação legal, mesmo que a aprovação seja tácita. E não importa o quão bom o coração de seu funcionário seja, o trabalho sem pagamento eventualmente se depare com o moral e a transparência dentro da empresa.

É especialmente importante esclarecer suas expectativas em torno da tecnologia. Verificar e -mails e esperar que os funcionários respondam em horas. Muitas empresas esperam. Você pode ficar chocado ao encontrar quantas “horas” seus funcionários estão realmente registrando Fora de horas Somente nesta tarefa.

Katharine c. Giovanni, presidente do Triangle Concierge diz: "Todo mundo está tentando espremer 36 horas em um dia de 24 horas. Resumindo, a tecnologia não está ajudando porque você pode levar seu escritório com você. Então, trabalhamos o tempo todo.”Esclareça suas expectativas em torno do e -mail e, em seguida, certifique -se de manter todos, gerentes e funcionários.

4. Enfatize o treinamento cruzado. Em algumas empresas, as despesas de horas extras aumentam rapidamente para certas pessoas simplesmente porque ninguém mais pode fazer seus empregos. Não apenas a prorrogação aumenta, mas os gargalos se desenvolvem, e a largura de banda de alguns funcionários acaba maximizada enquanto outros acabam subutilizados.

Enfatize o treinamento cruzado o máximo possível para espalhar o ônus e permitir que diferentes funcionários entrem com projetos à medida que a carga de trabalho aumenta ou surgem situações de emergência. O treinamento eficaz também pode melhorar o moral, capacitando mais funcionários a contribuir com os principais projetos e aliviar parte do ônus colocado em outros membros da equipe.

O treinamento cruzado também pode permitir que você seja mais flexível com a programação. Muitas vezes, as empresas são forçadas a agendar em torno de indivíduos com conhecimento especializado à custa de horas extras significativas. Embora não seja possível, ou ideal, cruzar todos os deveres ou conjuntos de habilidades, a identificação de tarefas que podem ser facilmente aprendidas por vários funcionários podem reduzir drasticamente as horas extras e aumentar a produtividade e a eficiência.

Ação legal

Os funcionários preocupados com seus empregos ou desempenho podem querer registrar horas sem cobrar o tempo. No entanto, as empresas não devem ver esse tipo de comportamento como uma coisa boa. Ficar de olho ou incentivar esse tipo de comportamento no front -end pode ter repercussões financeiras desastrosas posteriormente, caso esses mesmos funcionários decidam seguir ações legais para classificação incorreta ou tempo trabalhado sem pagamento. 

De acordo com a Associação Nacional de Advogados de Emprego, as disputas trabalhistas e salariais subiram 77% desde 2004 e não por coincidência, 2004 foi a última vez que o DOL revisou a Fair Labor Standards Act. Com a discussão contínua das mudanças nos regulamentos de horas extras, os empresários podem esperar ver mais ondas de disputas trabalhistas e salários.

Somente em 2014, o Departamento de Trabalho ordenou que empresas em todo o país paguem quase US $ 241 milhões em salários nas costas por causa da classificação incorreta dos funcionários como uma tentativa de evitar salários de horas extras, pedindo ou incentivando os funcionários a trabalharem mais de 40 horas por semana sem pagamento ou incentivando Os funcionários respondem a e-mails, textos e telefonemas fora do horário comercial sem pagamento. Dos funcionários do EMS em Charleston a profissionais de saúde em Santa Barbara e gerentes de lojas esportivas, novos processos continuam a aparecer diariamente.

Sobre Amy Bailey

Amy supervisiona todas as operações de finanças, recursos humanos e de construção em TSheets. Ela é uma orgulhosa Idaho Vandal, que passou oito anos em contabilidade pública com a Coopers & Lybrand e mais de 20 anos com empresas públicas e privadas e de alto crescimento, como Systems Extended Systems, Proclarity, Microsoft e Silverback. Ela tem dois filhos e vive com o marido e um mastim em inglês chamado Scout.