Como manter seus recibos de negócios organizados

Ao iniciar um negócio pela primeira vez, você pode querer manter os recibos reunidos para deduzir as despesas comerciais em seu imposto de renda e mais. Um sistema melhor é necessário para quando é hora de fazer contabilidade, em vez de encher todos os seus recibos de negócios em uma gaveta de mesa. Obviamente, descobrir uma massa desorganizada de recibos pode criar uma bagunça de problemas.

Manter os recibos de negócios organizados podem ajudar os empresários a monitorar o progresso de seus negócios, além de prepará -los para demonstrações financeiras. Também ajuda a identificar fontes de renda, acompanha as despesas e prepara itens para declarações fiscais.

Um sistema melhor

Ao longo dos anos, é importante desenvolver um bom sistema de arquivamento para recibos. Por exemplo, isso pode incluir um sistema de arquivamento que facilita a entrada de dados e permita que você recupere um recibo específico se precisar procurar um específico por data ou categoria.

Um exemplo de manter os recibos de negócios organizados é manter uma série de pastas de arquivo rotuladas por mês e ano, como "Recebimentos em novembro de 2017". As duas pastas de arquivo mais atuais podem ficar em cima da sua mesa para que, quando você colecionar recibos em suas várias rodadas, é fácil colocá -las na pasta mensal correta.

Então, quando você fizer suas entradas mensais de dados, você pode pegar a pasta mensal apropriada e classificar os recibos de negócios em estacas com base em suas classificações de imposto de renda. Por exemplo, você pode clipe de papel todos os recibos de software juntos, todos os recibos de despesas com alimentos e entretenimento juntos e todos os recibos de despesas relacionados a automóveis juntos. Quando terminar de inserir os dados, você pode colocar a pasta de recibo do mês no local apropriado em uma gaveta de um de seus armários de arquivamento.

Se você é uma pessoa de negócios com muitos recibos de despesas, é fácil modificar o mesmo sistema descrito acima, juntamente com entradas mais frequentes.

Faça cópias ou imagens digitais

Se você está tentando mudar para um "escritório sem papel" como a maioria do mundo moderno hoje em dia, pode digitalizar recibos de despesas e armazená -los com outras informações contábeis digitais. Alguns dos novos aplicativos de software de contabilidade baseados em nuvem possuem aplicativos móveis que permitem que você leve um snap celular de um recibo de despesa e o grave em tempo real.

Para aqueles que conduzem negócios no Canadá, cópias em papel ou imagens digitais de recebimentos de despesas são geralmente aceitável para a Agência de Receita do Canadá (CRA), desde que sejam legíveis. Caso contrário, o CRA pode exigir ver os documentos originais em papel durante uma solicitação de auditoria ou rotina de documentação. Assim, os originais devem sempre ser mantidos pelo tempo prescrito, que é em média por um sugerido seis anos.

Facilitar o ônus do tempo fiscal

A recompensa por ter tomado tempo para organizar seus recibos de despesas antes de arquivar isso é fazer a declaração de imposto de renda da sua empresa. Por um lado, você terá todos os seus recibos que servirão como prova para as deduções de imposto de renda relacionadas à empresa. Por outro lado, já tendo resolvido seus recibos por categorias de despesas de negócios significa que todos os seus recibos relevantes para cada categoria estão prontos para totalizar e farão o preenchimento da sua declaração de imposto de renda rápida e fácil.

Nota: No Canadá, se você operar uma propriedade exclusiva ou uma parceria, suas despesas comerciais serão inseridas no formulário T2125 que faz parte da sua declaração de imposto de renda pessoal em T1. Se você estiver operando sua empresa como corporação no Canadá, reivindicará suas despesas comerciais em sua declaração de imposto de renda corporativa em T2.

Quando seu imposto de renda é arquivado

Como muitas declarações de imposto de renda agora são arquivadas on -line, não é mais comum ou necessário enviar seus recibos de despesas quando você registrar seu imposto de renda. Em vez disso, coloque todos os seus recibos relevantes para o ano fiscal em uma única pasta rotulada por ano, como "Recebimentos fiscais 2019" e adicione a pasta ao seu gabinete de arquivamento, seja digital ou físico.

Se você tiver alguma disputa com a Agência de Receita do Canadá, o IRS ou a audição, seus recibos serão evidências cruciais.