Como implementar um sistema de contabilidade de restaurante

Quando alguém decide abrir um restaurante, principalmente pela primeira vez, geralmente é motivado por uma paixão por comida, juntamente com uma dedicação à hospitalidade. No entanto, apesar de ser um bom chef e ter uma personalidade vencedora são dois ingredientes principais, esses não são os únicos. Se uma pequena empresa falhar, geralmente é durante seu primeiro ano e geralmente por causa de más decisões e práticas de negócios. Quando você inicia um restaurante, a criação de um bom sistema contábil é fundamental para dar ao seu negócio a melhor chance possível de sobrevivência.

Desenvolver um sistema de contabilidade de restaurante é semelhante à criação de um sistema contábil para qualquer pequena empresa, mas há diferenças importantes a considerar. Os restaurantes têm margens de lucro finas, portanto, manter o topo de seus principais indicadores de desempenho (KPIs) é essencial.

Como funciona um sistema de contabilidade de restaurante

Seu sistema de contabilidade rastreará todas as transações financeiras do restaurante, preparará relatórios com base nessas transações financeiras, reunirá as informações apropriadas para impostos e resumir informações para você em um formato que você pode entender.

Usando essas informações, você pode tomar as decisões financeiras para o seu restaurante que minimizarão suas despesas, maximizarão seu lucro e manter seus clientes felizes. Sem um sistema de contabilidade de restaurantes, tudo isso seria uma confusão e você não teria as informações à sua disposição para ajudá -lo a tomar as melhores decisões.

Siga estas etapas para configurar um sistema básico de contabilidade de restaurante.

Etapas para implementar um sistema de contabilidade de restaurante

Contrate um contador ou contador

A menos que você seja um contador ou contador, além de ser um chef ou proprietário de restaurante, você precisará de ajuda para configurar um sistema de contabilidade de restaurante. Até os menores cafeterias precisam manter os registros financeiros para que possam registrar seus impostos e tomar boas decisões para manter os negócios à tona.

Você deve considerar contratar um contador interno e serviços de contabilidade de terceirização.

Há uma diferença entre contabilidade e contabilidade. A contabilidade é o processo de registrar transações financeiras e organizar recibos e outras documentações. Contabilidade, enquanto isso, é a prática de analisar as informações fornecidas pelo contador e desenvolver relatórios para tornar os números compreensíveis para uma pessoa não orientada para negócios. Outra opção é fazer a contabilidade e apenas manter um contador. É uma vantagem se você pode contratar um contador e contador familiarizado com a indústria de hospitalidade.

Escolha software de contabilidade

Existem vários pacotes robustos de software de contabilidade de restaurantes. Você deseja escolher um que seja fácil de aprender e usar, mas que oferece relatórios fortes e recursos de análise financeira. Você precisa considerar software que gera declarações de lucro e perda (renda) e outras demonstrações financeiras. O software também precisa ter recursos de gerenciamento de inventário e deve se integrar ao software da folha de pagamento se você fizer folha de pagamento internamente.

Outros recursos importantes são faturas, contas a receber e gerenciamento de contas a pagar, agendamento de funcionários e planejamento de menu para citar alguns.

A complexidade do seu restaurante e suas ofertas devem ajudar a ditar o software que você compra. Seu contador ou contador pode aconselhá -lo no pacote de software que você deve escolher.

A folha de pagamento do restaurante é complicada com diferentes salários, dicas e horários de trabalho variados. Muitas vezes, é uma boa ideia terceirizar sua folha de pagamento para o seu contador ou para um serviço de folha de pagamento. Se você faz folha de pagamento internamente, você deve escolher o software de folha de pagamento. O mesmo vale para o planejamento e a preparação tributários.

Selecione seu método de contabilidade

Você tem algumas decisões para tomar isso de mãos dadas com a escolha do seu software de contabilidade. Primeiro, você deve decidir se usa uma contabilidade de entrada única ou dupla para organizar seus livros. Como a indústria de restaurantes envolve realizar inventário, a contabilidade de entrada dupla é geralmente aconselhável.

Você também precisa decidir se deve usar dinheiro ou contabilidade de acumulação. A Contabilidade de Accrua oferece a imagem financeira mais precisa, pois registra receitas e despesas assim que ocorrerem transações.

Escolha um sistema de ponto de venda (POS) para gerenciamento de caixa

Um ponto de venda (POS) é o lugar onde um cliente paga pela refeição e quaisquer outros produtos ou serviços que eles compraram em um restaurante. Os restaurantes precisam de recursos específicos em seu software POS, como rastrear vendas. Alguns pacotes de PDV podem ajudar na preparação do menu e no tempo para os funcionários. Os restaurantes também precisam de software POS que tenha fortes funções de gerenciamento de inventário, tanto para a frente da casa quanto para o back office. O software pode até ajudar na preparação da folha de pagamento.

O sistema de POS de um restaurante deve ter um teclado no registro devido ao volume de transações com cartão de crédito. Os clientes podem usar seus cartões de crédito para fazer uma transação sem contato.

Compilar o Gráfico de Contas do restaurante

O gráfico de contas é uma listagem de todas as cinco categorias de contas que compõem a demonstração do resultado e o balanço patrimonial. Essas contas são ativos, passivos, patrimônio, receita e despesas do proprietário. O dinheiro flui dentro e fora dessas contas durante o curso normal dos negócios. Quando você gasta dinheiro ou ganha dinheiro, você debita e credita essas contas adequadamente de acordo com os princípios contábeis.

Cada uma dessas contas terá subcontas que são específicas do setor. Por exemplo, um gráfico de contas para um restaurante será diferente de um gráfico de contas para outros tipos de negócios. Veja o exemplo abaixo:

Se você investe em software de contabilidade para restaurantes, ele ajudará você a configurar um gráfico de contas apropriado para o seu restaurante.

Como rastrear o fluxo de fundos do restaurante

Existem contas específicas em um gráfico de contas que são particularmente importantes para restaurantes. Fique de olho no seguinte:

Folha de pagamento

Talvez a conta mais problemática dos restaurantes seja a folha de pagamento. Os trabalhadores de restaurantes podem ser trabalhadores em período integral e meio período a diferentes taxas de pagamento. É aconselhável terceirizar seus serviços de folha de pagamento ou, pelo menos, usar o software específico da folha de pagamento para esta tarefa.

Inventário

Em um restaurante, seu inventário consistirá em duas classes amplas: alimentos e suprimentos. Acompanhe seu inventário para que você não tenha muito, o que acabará como desperdício, ou muito pouco, o que prejudicará suas vendas. Você deseja manter seu inventário diário médio o mais baixo possível sem causar escassez. Seu software POS é inestimável para ajudá -lo a acompanhar seu inventário.

Contas a pagar

Contas a pagar é o que você deve aos seus fornecedores e está listado no seu balanço patrimonial. Quando você recebe uma fatura, insira -a em seu software de contabilidade. Dessa forma, você não estará atrasado pagando suas contas. Um bom relacionamento com seus fornecedores e fornecedores ajudará sua empresa a funcionar bem.

Fluxo de caixa

Acompanhe quanto dinheiro entra e sai do seu negócio. É útil conhecer seu fluxo de caixa diariamente, semanalmente, mensalmente e trimestral. Desenvolver um orçamento de caixa e uma demonstração de fluxos de caixa ajudará você a rastrear seu fluxo de caixa.

Vendas

É importante para o dono de um restaurante saber quanto de suas vendas vêm da comida e quanto de bebidas. Você pode dividir ainda mais em refeições, realizar refeições e até mesmo em diferentes itens de menu usando seu software de contabilidade.

Custo de bens vendidos

Custo dos produtos vendidos (engrenagens) em um restaurante consiste em todos os alimentos e suprimentos usados ​​para fazer os itens em seu menu. Você deve distinguir as engrenagens dos outros custos da administração de um negócio, como aluguel e serviços públicos ou custos de ocupação. O gráfico de contas de um restaurante lista todos os custos de ocupação como despesas, enquanto alimentos e suprimentos são listados em Cogs.

Quais relatórios são importantes para a contabilidade de restaurantes

Existem relatórios específicos para a contabilidade de restaurantes e outros relatórios que todas as pequenas empresas devem manter para os impostos e o objetivo da responsabilidade. Os relatórios específicos do restaurante delinearam seus KPIs. Esses relatórios geralmente podem ser gerados pelo software de contabilidade de restaurantes e pelo software POS ::

• Relatório de vendas diárias: Este relatório permite que você compare suas vendas semana a semana ou mês a mês para ver como está o seu restaurante antes de deduzir as despesas.
• Custos alimentares: Você precisa ver quanto custa a comida em comparação com a receita total trazida pela venda de itens alimentares. Seu sistema POS fornece esses números.
• Custos de ocupação: Esses custos, como aluguel e serviços públicos, são suas despesas gerais e não mudam muito.
• Custos primários: Este relatório compara seus custos de mão -de -obra mais engrenagens à sua receita. Geralmente, os custos de mão -de -obra, que incluem folha de pagamento, juntamente com os benefícios dos funcionários, representam aproximadamente 30% da receita. O custo principal em um restaurante constitui a maioria de suas despesas. Fique de olho no custo principal, porque é onde você pode economizar mais dinheiro.
• Despesas operacionais: Essas despesas são tudo o que não está coberto por despesas com custos e ocupação, como, por exemplo, despesas de marketing e publicidade.

Estes são os relatórios que todas as pequenas empresas devem manter:

• Declaração de renda: A demonstração do resultado é sua demonstração de lucro e perda. Isso mostrará suas despesas durante um período de tempo como um mês ou um quarto. A demonstração de resultados lista sua receita em comparação com suas despesas.
• balanço patrimonial: O balanço mostra o que a empresa possui (ativos) e o que deve (passivos), bem como o patrimônio do proprietário. Se você deve mais do que você, deve tomar medidas para aumentar sua receita e reduzir a carga da dívida.
• Demonstração dos Fluxos de Caixa: A demonstração dos fluxos de caixa mostra as entradas e saídas do dinheiro em sua empresa. É uma ferramenta inestimável para acompanhar suas necessidades de dinheiro.