Como criar um manual de políticas e procedimentos de funcionários

Mesmo que sua empresa tenha apenas um funcionário, você precisa de um manual de funcionários que inclua todas as suas políticas, procedimentos e benefícios. As políticas garantem que você esteja tratando todos os funcionários de maneira equitativa e justa, enquanto os procedimentos são os "instruções" que ajudam a executar operações sem problemas.

Coletar tudo em um manual e exigir que seus funcionários o leiam pode tornar sua vida como chefe mais fácil e seus funcionários mais claros, conteúdo e garantidos.

Certifique -se de ter um advogado que seja especialista no campo do direito do trabalho, ajude você com seu manual a ter certeza de que não há nada que possa causar problemas. Pagar a um advogado para fornecer esta revisão pode salvá -lo de incluir algo que poderia ser mal compreendido por um leitor.

Criando um manual de funcionários

Seu manual deve ter várias seções, incluindo:

• Introdução
• Políticas
• Benefícios
• Procedimentos

Introdução

A introdução ao manual do seu funcionário deve conter mais do que apenas algumas palavras sobre sua empresa. Ele permite que seus funcionários entendam a importância do manual e incluam uma área para assinarem para reconhecer que leram o manual. Você pode querer incluir:

• A história do seu negócio
• Sua declaração de propósito ou declaração de missão
• Uma carta de boas -vindas
• Declarações da empresa, incluindo uma declaração de emprego à vontade, oportunidade de emprego igual, não solicitação e política contra assédio no local de trabalho

Inclua um documento de assinatura do funcionário separado do manual. Certifique -se de que todo funcionário assine o documento afirmando que eles leram e entender o manual. Inclua o reconhecimento no arquivo de pessoal de cada funcionário.

Não tente escrever essas declarações, copiá -las da Internet ou usar um formulário legal gratuito. Faça com que seu advogado escreva essas declarações e o documento de assinatura do funcionário para garantir que eles cumpram todas as leis estaduais e federais.

Políticas de funcionários

A primeira seção principal do manual do seu funcionário contém políticas de funcionários. Essas políticas fornecem informações aos funcionários sobre suas expectativas delas.

Participação e pontualidade

Inclua uma seção afirmando que os funcionários devem estar no trabalho todos os dias e no prazo. Definir absenteísmo "excessivo" e atraso "habitual".

Breaks, horários de almoço, lounge da equipe

Os funcionários podem fazer pausas a qualquer momento ou existem tempos de interrupção específicos? E o almoço? Descreva os protocolos para pausas e uso do salão da equipe.

Software e documentos de computador

Torne os funcionários cientes das leis de direitos autorais relacionadas a documentos. Quais documentos não podem ser copiados? Qual software pode ser copiado? Onde estão as licenças de software e o que eles dizem?

Confidencialidade

Declare as políticas relacionadas aos assuntos de negócios e segredos comerciais da sua empresa.

Presentes

Os funcionários não devem receber presentes de clientes, exceto para tokens muito pequenos.

Disciplina e rescisão

Descreva procedimentos para disciplina, incluindo avisos, escritos e verbais. Inclua um processo de apelação, mesmo para um pequeno escritório, para que os funcionários sintam que têm um lugar para se voltar para. Descrever circunstâncias sob as quais o emprego pode ser encerrado. Quanto aviso é dado? Como as férias acumuladas são pagas?

Uso de drogas e álcool; Política de fumar

Declarar que o uso de drogas ou álcool nas instalações da empresa é motivo de demissão imediata. Você permite fumar nas instalações da empresa? Se sim, onde?

Avaliações

Diga aos funcionários como e quando você realiza análises de desempenho.

Status do funcionário: tempo integral, meio período

Descreva as horas semanais necessárias para o emprego em tempo integral (32? 35? 40?). Os funcionários em tempo integral têm benefícios (como seguro de saúde) que os membros parciales não? Os membros parcialmente recebem férias pagas?

Código de vestuário de escritório/instalação

Você pode querer incluir uma declaração geral sobre a adesão às políticas de vestir, seja casual de negócios ou mais formal. E se os funcionários precisam usar uniformes específicos, que pagam por estes? Que paga pela limpeza?

Orientação e treinamento de novos funcionários

Descreva o programa de treinamento e orientação no trabalho da sua empresa. É o tempo de orientação pago?

Períodos de pagamento/folhas de tempo/contracheques/horas extras

Com que frequência os funcionários são pagos? (Os períodos de pagamento podem ser diferentes para assalariados e empregar a cada hora.) Enfatize que as folhas de tempo/cartões de tempo devem ser mantidas por todos os funcionários; Quando eles devem ser entregues? Estado quando os funcionários são elegíveis para horas extras.

Estacionamento para funcionários

Descreva seu estacionamento e quaisquer restrições em seu uso. Os funcionários precisam de um cartão de estacionamento para entrar nos lotes? Como os lotes são monitorados?

Telefonemas pessoais, uso da mídia social e visitantes

Descreva suas políticas nos visitantes e ao usar as mídias sociais e fazer telefonemas pessoais no horário da empresa.

Período de estágio

É uma boa ideia incluir um período de tempo, geralmente não mais de 90 dias, durante o qual um novo funcionário é avaliado e o emprego é "temporário" ou "à vontade."Você pode ajustar o pagamento após este período de estágio para fornecer um incentivo a um novo funcionário.

Demissões

Você pode rEquipe que um funcionário que deseja renunciar a você pelo menos duas semanas de antecedência.

Dias climáticos

Descreva como e quando você notificará os funcionários se o negócio estiver fechado para o mau tempo. Inclua uma declaração sobre como você tratará a folga dos funcionários para o clima quando o negócio permanecer aberto.

Benefícios do empregado

Folga paga (férias, tempo pessoal, dias de doença)

Não existe uma lei federal que exige que você pague a um funcionário para folga, incluindo férias, tempo pessoal ou tempo de doença, mas alguns estados têm requisitos para dar aos funcionários uma folga. Existem várias maneiras de decidir como lidar com esses problemas de folga. Converse com um especialista em recursos humanos ou seu advogado.

Feriados

Nenhuma lei federal requer pagamento de férias; Se sua empresa estiver fechada para férias, você não precisa pagar por esse momento. Que feriados pagos você fornece? Liste feriados específicos para cada ano. Você pode decidir mudar as férias de ano para ano, mas geralmente precisará manter o mesmo número. Se você precisar que os funcionários trabalhem no dia anterior e no dia seguinte a um feriado para receber o pagamento de férias? Você não precisa pagar funcionários de meio período para férias, mesmo que os funcionários em tempo integral os recebam.

Dever do júri

A Lei Fair Labor Standards não requer pagamento por folga, incluindo o dever do júri. Alguns estados exigem que os empregadores paguem funcionários que são solicitados a servir em júris.

Folhas de ausência

Embora você não precise fornecer licença remunerada sob as disposições da Lei de Licença Médica da Família. Mas algumas folhas são protegidas pelo FMLA se forem para fins específicos.

Licença militar

Como você vai lidar com funcionários que são chamados para o serviço ativo? Consulte este artigo sobre a Lei de Direitos de Emprego e Reemprego de Serviços Uniformes (USERRA) e converse com seu advogado sobre os requisitos de empregador.

Períodos de espera

Os funcionários devem esperar um certo tempo para receber benefícios? Os funcionários de estágio podem começar a acumular benefícios (acumular)?

Procedimentos dos funcionários

Nesta seção, liste todos os procedimentos comuns que os funcionários participam, incluindo:

• Financeiro e Contabilidade
• Processamento da folha de pagamento
• Administrativo
• Vendas
• Marketing e publicidade
• Inventário, envio e compra

Duas etapas finais

Volte com sua equipe jurídica para garantir que tudo esteja correto e que esteja em conformidade com todas as leis estaduais e federais.

Em seguida, imprima cópias do seu manual e distribua -as a todos os funcionários. Certifique -se de obter uma assinatura de todos, afirmando que leram e entender tudo. Mantenha essas assinaturas em arquivo.