Como fechar o escritório para as férias

Preparar seu escritório antes de fechar para as férias requer uma preparação cuidadosa. As mensagens adequadas garantirão que seus clientes, fornecedores e funcionários possam planejar o desligamento, e isso significa que você não terá que lidar com muitas queixas irritadas antes e depois do intervalo. Isso deve fazer férias despreocupadas e um descanso bem merecido. 

Aqui está uma lista de verificação simples de etapas, desde a definição de mensagens para redefinir termostatos, que farão com que suas férias fechem suaves e lucrativas. 

Notificar funcionários, clientes e fornecedores

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Notifique as partes interessadas em sua empresa pelo menos duas a quatro semanas antes do tempo. Os funcionários podem ser notificados e lembrados por meio de sistemas de calendário em consultório, notificações por e-mail, sinais e postagens no escritório e inserções em seus contracheques. E não se esqueça daqueles lembretes de acompanhamento; Nem toda mensagem faz isso pela primeira vez.

Você pode notificar os clientes através do seu site e da mensagem de atendente automatizada em seu sistema telefônico.

Notifique os fornecedores (especialmente aqueles com cronogramas de entrega recorrentes) por e -mail, telefone ou correio postal regular. 

Notificar o pessoal ou serviços de segurança

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Notifique seu pessoal de segurança ou serviço de segurança sobre suas próximas datas de encerramento. Verifique se seus provedores de segurança têm uma lista de contatos de emergência atualizada que contém as informações de contato, incluindo números de telefone, para você e seus principais funcionários. Eles devem saber quem entrar em contato no caso de uma questão de segurança, mesmo quando o escritório está fechado para os negócios e quem está autorizado a estar no prédio durante o desligamento.

Alterar saudação de atendente automatizada

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Uma semana ou duas antes do fechamento, registre uma saudação automatizada em seu sistema telefônico que explica que o escritório será fechado por um período prolongado. Inclua a data em que você fechará e quando esperar reabrir. Pouco antes de sair, registre uma segunda saudação automatizada que enfatiza quando você voltará e, quando apropriado, a quem os chamadores devem direcionar qualquer dúvida na sua ausência.

Se você fornecer serviços de emergência, como aquecimento e resfriamento, encanamento ou outros atendimento essencial ao cliente, diga aos seus chamadores como alcançar seu serviço de atendimento ou seu telefone celular no caso de uma emergência.

Notifique seu serviço de resposta

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Notifique seu serviço de atendimento das datas de que o escritório será fechado e atualize sua lista de contatos com os números de telefone de funcionários que estarão de plantão. Certifique -se de saber com quem entrar em contato em situações específicas; Você não deseja que os gerentes de nível superior sejam alertados no caso de um problema de entrega, por exemplo.

Alterar saudações do correio de voz

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Se o seu sistema telefônico permitir que os funcionários recebam chamadas externas em suas mesas, instrua -as a gravar uma mensagem "fechada para as férias" ou "fora do escritório" Saudação de correio de voz que dá aos chamadores detalhes essenciais sobre o fechamento. Os funcionários devem informar os chamadores quando voltarão ao escritório e o que fazer se precisarem de assistência imediata enquanto o escritório estiver fechado. Na maioria dos casos, você não deseja que os funcionários forneçam informações de contato pessoal. 

Reduza os termostatos, desligue o equipamento do escritório

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Economize energia e dinheiro definindo ou reprogramando os termostatos do seu escritório durante o desligamento. Você ficará surpreso com a economia de custos que pode acumular e pode ser uma boa oportunidade de relações públicas; Mostre que sua empresa está comprometida em preservar os recursos.

Você também pode economizar energia e dinheiro desligando todos os equipamentos de escritório não essenciais, incluindo lâmpadas de mesa, copiadoras, impressoras e computadores.

Servidores de backup

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Se você tiver computadores e servidores, verifique se o ciclo de backup funciona adequadamente antes e depois do desligamento. Reduza sua exposição a um desastre ageme seu backup externo para uma coleta antecipada. É uma área em que você deseja ter instruções claras para quem entrar em contato no caso de um problema, portanto, certifique -se de que seu serviço de atendimento esteja corretamente informado.

Não desligue

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Há algum equipamento de escritório que você não deve desligar, incluindo:

• Máquinas de fax
• Sistema telefônico
• Servidores e sistemas de backup
• Unidades de refrigeração
• Sistemas de segurança